用Access轻松区别同名学生
数字办公
每逢新学年开始，各个学校的新生报到注册中都会出现很多同名学生，给学校的管理工作带来一定的麻烦，如何从众多的新生名单中找出同名学生呢？用Excel+Access就能简单地解决这个问题。
一、用Excel输入名单
用Excel建立的新生名单应包括“姓名”、“性别”、“民族”、“家庭住址”、“考试分数”等，输入完成后等待下一步导入到Access中。
二、新建空数据库
运行Access2003，选择“文件”→“新建”菜单，在右边任务窗格中单击“空数据库”，文件名用“同名学生名单”，选择保存位置，创建一空数据库。
三、导入名单到Access
打开刚才创建的“同名学生名单”数据库，选择“表”对象，单击数据库窗口中“新建”(如图1所示)，单击“新建表”对话框中的“导入表”，再单击“确定”，打开“导入”对话框，在该对话框下边的“文件类型”框内选择“Microsoft Excel”，在该对话框上边“查找范围”框内找到要导入的“新生名单.xls”文件并双击，在出现的“导入数据表向导”对话框中选择Excel工作表或区域，选定Excel工作表或区域后单击“下一步”，然后在“第一项名包含列标题”左边小方框内打上钩，依次单击“下一步”并按照提示完成导入工作。
注意：到系统提示“Microsoft Access建议你为新表定义一个主键。主键用来唯一地标志表中的每个记录。可使数据检索加快。”到这一步时可以选择“不要主键”这一项。
四、查找同名学生
在数据库窗口中选择“查询”对象，单击“新建”，在“新建查询”对话框中单击“查找重复项查询向导”，并单击“确定”，在“请确定用以搜寻重复字段值的表或查询”对话框中的“视图”栏中选择“表”，选择刚才导入的“表”。因为只建立了一个表，这一步可以默认不管。
单击“下一步”，在“请确定可能包含重复信息的字段”的“可用字段”一栏中选择“姓名”，单击中间的单箭头按钮，“姓名”字段就移到右边“重复值字段”中去了，再单击“下一步”，在对话框中单击中间的“双箭头”按钮，“可用字段”就全部移到右边的“重复值字段”栏内(如图2所示)。
接着单击“下一步”，在“请指定查询的名称”中输入要命名的文字，如果不愿输入，可以用它默认的“查找同名学生的重复项”这个文件名，并选择“查看结果”项，最后单击“完成”。至此，同名学生已经被查找出来了。
五、区别同名学生
在刚才建立的“查找同名学生的重复项”的查询中，用简略的地址或其他方法在姓名后面用小括号注明，如“张三(成都)”，“张三(西昌)”，这样以后便会知道是成都的“张三”还是西昌的“张三”了。把所有的同名学生都加以区别后，关闭该查询，再打开看时会发现已经没有重复项了，加以区别的同名学生会自动更改在“新生名单”表中。
六、把新名单导出到Excel
选择数据库窗口中的“表”对象，双击右边视图窗格中的“新生名单”，依次单击菜单栏中“文件”→“导出”，在出现的对话框下边的“保存类型”中选择“Microsoft Excel 97-2003”，然后单击右边的“导出”按钮完成导出成Excel文件。