用函数提高人员信息录入效率
数字办公
单位最近对人员信息进行统计，涉及编号、姓名、身份证号码、参加工作时间、工龄等内容（表格如图1所示），按传统方法录入的工作量很大，但通过函数可以大大降低工作量，很多须录入的信息可以“算”出来。下面就将实现过程与大家共享。我们知道，当今的身份证号码有15、18位之分，以前签发的身份证号码是15位的，现在签发的身份证号码在原来的基础上扩展了年份（由两位变为四位）并在末尾加了郊验位，如以前的身份证号码：
320625650316488，现在就变成：320625196503164886。
身份证号码中包含的含义：
(1)15位的身份证号码：1~6位为地区代码，7~8位为出生年份（2位），9~10位为出生月份，11~12位为出生日期，第13~15位为顺序号，这3位能够判断性别，奇数为男，偶数为女；
(2)18位的身份证号码：1~6位为地区代码，7~10位为出生年份（4位），11~12位为出生月份，13~14位为出生日期，第15~17位为顺序号，这3位能够判断性别，奇数为男，偶数为女，第18位为效验位。
以1号员工为例，介绍方法如下。
一 根据身份证号判断性别
=IF(LEN(E3)=15,IF(VALUE(RIGHT(E3,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E3,3))/2),"女","男"),IF(VALUE(MID(E3,15,3))/2=INT(VALUE(MID(E3,15,3))/2),"女","男"))
分析：条件：LEN(E3)=15
（1）如果身份证号码是15位的，执行：
IF(VALUE(RIGHT(E3,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E3,3))/2),"女","男")
RIGHT(E3,3)是从右边取3位，VALUE(RIGHT(E3,3)是将取到的3位转换成数字格式，VALUE(RIGHT(E3,3))/2=INT(VALUE(RIGHT(E3,3))/2是判断刚才取到的3位数是奇数还是偶数，如果是偶数的话，就显示结果“女”，否则就显示结果“男”。
（2）如果身份证号码是18位的，执行：
IF(VALUE(MID(E3,15,3))/2=INT(VALUE(MID(E3,15,3))/2),"女","男")
MID(E3,15,3)是从第15位开始取3位，VALUE(MID(E3,15,3))是取到的3位转换成数字格式，VALUE(MID(E3,15,3))/2=INT(VALUE(MID(E3,15,3))/2)是判断刚才取到的3位数是奇数还是偶数，如果是偶数的话，就显示结果“女”，否则就显示结果“男”。
二 从身份证号提取出生日期
=IF(LEN(E3)=15,CONCATENATE("19",MID(E3,7,2),"/",MID(E3,9,2),"/",MID(E3,11,2)),CONCATENATE(MID(E3,7,4),"/",MID(E3,11,2),"/",MID(E3,13,2)))
分析：CATENATE是合并函数。
（1）如果身份证号是15位的时候，执行：
CONCATENATE("19",MID(E3,7,2),"/",MID(E3,9,2),"/",MID(E3,11,2))
提取2位年份位，同时给年份前加“19”，构成完整的年、月、日。
（2）当身份号是18位的时候，执行：
CONCATENATE(MID(E3,7,4),"/",MID(E3,11,2),"/",MID(E3,13,2))
直接提取年、月、日。
三 根据参加工作时间提取工龄
=CONCATENATE(DATEDIF(G3,TODAY(),"y"),"年",DATEDIF(G3,TODAY(),"ym"),"个月")
分析：涉及到CONCATENATE和DATEDIF两个函数的应用，来提取工龄。
函数语法了解方法：
通过菜单：插入→函数，弹出一个“插入函数”的对话框，选择某个函数会有相应函数的语法格式和该函数的功能介绍（如图2所示）。
各位如果以后碰到大量信息录入的话，先分析考虑是不是数据之间有关系，一般都有关联的，通过函数公式来实现可以事半功倍，大大提高录入效率。