轻松处理中考学生电子档案
数字办公
编者按：今年6月，一年一度的中考又将举行。不少省市已开始对学生的报名档案采用电子录入，那么，如何能轻松高效地处理这些档案呢？下面这位教师的经验能给大家提供一些帮助。
今年我市中考报名首次采用电子档案录入系统，一改以往人工抄写学生姓名、编排准考证号、贴照片的历史。因为是首次实行电子档案录入，在操作过程中难免出现这样或那样的问题，如果不掌握一定的技巧，可能操作起来比人工还要麻烦。使用合适的软件，可以大大提高效率和准确率，现将我在操作过程中的几点心得写下来，供大家参考。
批量裁剪照片
系统要求每张学生照片像素点为120×160，而用数码相机拍摄得到的照片均为1280×960像素，批量处理用ACDSee可以轻松做到。
运行ACDSee（以ACDSee8.0为例），打开学生照片所在文件夹，用“Ctrl+A”组合键选中所有照片，依次单击“工具→调整图像大小”，弹出“缩放图像大小”窗口（如图1），点击选中“大小（像素）”项，在宽度、高度中分别填入120、160，单击“选项”按钮，点选“将更改的图像放入下面的文件夹”，并指定存放修改后照片的位置并“确定”，然后单击“开始缩放尺寸”，一会儿在指定文件夹中就可得到所需像素的照片了。
为所有学生建立准考证号
已有一张Excel表格，存有所有学生学籍号，学籍号格式为“199733010006”，而准考证号为学籍号中的一部分“9710006”，即去除“199733010006”中的“19”和“330”，用以下几步可以做到（需要说明的是：因为有学生流失等其他原因，学籍号为不连续号码，所以不能用“填充柄”的方法来得到准考证号）。
新建一张表格，把原表格中学籍号一列复制到这张表格中的A列，选中A列所有数据，依次单击“数据→分列”，弹出“文本分列向导”窗口，点击选中“固定宽度”后按“下一步”，在“19”、“97”、“330”之间单击鼠标，插入三条分列线（如图2），单击“完成”按钮，那么A列数据被分成四列，删除A列和C列数据，依次单击“文件→另存为”，在“保存类型”中选择“文本文件（制表符分隔）”，指定某个文件名后保存（保存时忽略一切警告），然后再新建一张表格，依次单击“文件→打开”，“文件类型”指定为“文本文件”，定位到上一步中保存的文本文件后单击“打开”，弹出“文本导入向导-3步骤之1”窗口，选中“固定宽度”后单击“完成”按钮，即可得到所有学生的准考证号。
以学生姓名为照片命名
系统要求把每一位学生的照片名称命名为该学生的姓名，一一修改显然不现实，用常规的批量重命名的方法也难以做到，因为学生的姓名之间没有一定的连续性。笔者从网上下载一款名为《拖把更名器》的软件（下载地址：http://www.onlinedown.net/soft/1665.htm），可以快捷地做到这一点。
先用数码相机按学籍号顺序为所有学生拍照，并把这些照片存放到某一文件夹（例如“photo”）之中。
在已有的Excel表格中选中学生姓名这一列所有单元格，右击选择“复制”，打开“记事本”，粘贴学生姓名，保存文件（设文件名为name）。运行《拖把更名器》，依次单击“文件→添加文件”，打开“photo”文件夹，选中所有学生照片后按“打开”按钮，所有照片即添加成功。再依次单击“更名→调用文本文件命名”，打开文本文件“name”，在“预览”中即可看到对应的照片文件的名称已变为学生姓名了（如图3），确定无误后单击“应用”按钮即可。
合理地利用一些软件，可以使中考报名工作得到很大的便利，既可以避免人工操作的费时费力，更重要的是，最大程度地避免了人工操作容易出现的偏差。