一体机的使用与维护
应用之道
随着外设产品集成化程度的提高，一体机的使用范围越来越广。但是由于一体机跨越了OA(Office Automation，办公自动化)和IT两个应用领域，因此有不少用户仍然沿用原来使用打印机、扫描仪等常规外设产品的经验来使用和维护一体机。这样，难免会有些不到位的地方，那么我们该如何使用与维护一体机呢？
1.认清主要功能
一体机是一种统称，指的是具有打印、复印、扫描、传真这四种功能中两种或两种以上的外设产品。但事实上，由于考虑制造成本、体积和使用场合等因素，一体机在设计时考虑的功能侧重点也各不相同，这样就导致了一体机存在主要功能和附加功能的问题。从主要功能来分，一体机可分为复印型，传真型，打印型和图文型四类。
复印型一体机是在数码复印机的基础上增加接口电路，从而实现了扫描和打印功能的一体化产品，其优势在于打印速度快、月负荷量高、打印幅面较大、使用成本较低；缺点是价格较高，打印和扫描质量一般，比较适合打印和复印量较大的办公场合。
传真型一体机则是在传真机的基础上，增加了打印和扫描功能，它一般都具有内存传真、批量传真和无纸接收等强大的传真功能。所以，传真型一体机在传真件的保存和接收成本上，也有着传统传真机不可比拟的优势。缺点是它一般采用CIS扫描器件，扫描效果较差，并且打印幅面较小，打印质量也一般，适合家庭或办公室等对扫描、打印质量要求不高的用户使用。
打印型一体机一般都具有扫描和复印功能，顾名思义，它注重的是打印方面的性能，适合以打印为主的用户使用。
图文型一体机一般系平板式CCD扫描仪和彩色喷墨打印机的集成，兼备复印功能。其优势在于能实现较高质量的彩色扫描和打印功能，并且价格也较低；缺点是使用成本较高，适合于对扫描和打印质量要求较高的用户使用。
从打印技术的角度来划分，一体机又分为激光一体机和喷墨一体机。激光一体机的优势是打印速度快，文本效果好，打印成本低，但价格较高。而喷墨一体机价格便宜，但打印成本较高。虽然一体机具有多项功能，但能用并不等于好用，并且使用一体机的某些附加功能还会大幅增加使用成本。所以我们在购买一体机时须事先考虑一体机的主要用途，以求在以后的使用过程中到达性能和使用成本上的一种平衡。
2.用好集成功能
在不少使用者看来，一体机不过是几种设备简单的组合而已，所以在使用时也没有很好去发挥一体机的集成功能。其实一体机并不是简单外设产品的堆积，而是多种设备的组合和功能的优化。打个比方，扫描仪和打印机集成在一起不仅具有扫描、打印的功能，同时还可以很自然地增加复印功能。所以我们首先要了解一体机具有哪些扩展功能，在使用时要尽量发挥这些扩展功能的优势。就拿传真型一体机来说吧！给多位客户发送传真的传统方法是先把稿件打印出来后，再一位一位的发送，不仅浪费时间还麻烦。但是对于具有内存传真和批量传真功能的传真型一体机来说，这件事情就变得轻松多了。首先我们把需要发送的传真稿件扫描进一体机的内存里，设置好需要发送传真客户的电话号码，就可以轻松地批量完成发送任务，不仅省去多次拨打电话、发传真稿的麻烦，还加快了传真速度，降低了电话费用。因此，熟练运用一体机的集成功能，能够大大增加使用的便捷性，降低办公成本。
3.注意使用习惯
好的使用习惯不仅可以节省一体机的使用开支，更能延长一体机的使用寿命。在日常使用过程中，有许多场合并不需要高质量的图稿打印，这时候我们可以将一体机设置为经济模式，这样无疑能降低墨水或碳粉的使用量，节约开支。另外，不少用户在使用一体机的过程中养成了稿件零散处理和随手关机的错误习惯。殊不知，由于一体机的集成度较高，在开机时会对各个组件进行预热与自检，这样，不仅会增加耗电量，还会加速内部扫描灯管等光学元件的老化程度。因此如果在短时间内还需要使用一体机的话，让它处于待机状态更能节能和降低使用成本。当然，如果能把稿件集中起来处理则更好一些（大批量稿件处理除外），但这样可能会给使用造成一些不便，哪种方法更妥当，还是要使用者自己斟酌。
4.清洁不可少，防震很关键
保持一体机的清洁对一体机来说是非常必要的。因为一体机在工作时，打印系统容易产生残余的碳粉或墨滴，这些碳粉或墨滴一方面会污染一体机的扫描系统，同时也可能进入到一体机的电路部分导致短路等故障。因此，要经常清洁扫描系统，不要将刚打印出来的图稿放入扫描系统中扫描（避免未干透或定影不完全的稿件污染扫描系统），及时清洗打印系统内的残余的碳粉和墨滴等都是日常使用一体机过程中需要注意的问题。另外，由于一体机在扫描或打印时会产生一些震动，而这些震动反过来又会影响扫描和打印系统的正常工作，所以给一体机一个稳定的工作平台是保证一体机正常工作的前提。
5.散热和避光不可忽视
一体机由于集成度高，所以发热量比较大，特别是复印型一体机和激光一体机，其定影部分工作时产生的热量将会使一体机内的温度升高，如果此时一体机周围的散热环境不好，高温将会严重缩短一体机的使用寿命。因此，将一体机放在通风散热良好的地方很重要。另外，也不要将一体机放置到阳光直射的地方。长时间的日光照射会造成一体机外壳发黄老化、元件老化，甚至会影响到一体机的正常工作。如强光射入扫描系统，会造成扫描件泛白；强光射入激光一体机的硒鼓，将导致打印出的图稿出现全黑的现象。因此，一体机的散热、避光是不可忽视的问题。
6.避免“过劳”很重要
由于一体机拥有多项功能，其工作量也常常较为繁重，特别是那些用惯复印机的使用者，常常将带有复印功能的一体机当作复印机来使用，动辄就是数十份、上百份的稿件。殊不知，对大多数一体机而言（除复印型一体机外），不仅复印成本要远远高于传统复印机，而且一体机长期大负荷工作，也会导致内部构件磨损加剧。所以，当打印或复印量较大时，尽量购买月负荷量较大的一体机产品。同时在使用一体机时，要注意调节一体机的使用间隔时间，避免它长期工作在“过劳”状态下而影响使用寿命。
编后：和其它独立的办公设备相比，一体机的使用和维护有它特别需要注意的地方。本文作者讲述了一体机使用过程中需要注意的一些普遍性问题，但是想用好你的一体机，提高工作效率，还得因地制宜和阅读相关产品使用说明书才行。