让文字输入飞起来
应用之道
情境1：作为秘书的小王接到一个任务，把去年的单位管理规章制度材料再提一份出来。可她却忘了存放在哪儿了，在电脑里搜索，但是没找到，心想可能是误删除了吧。于是从档案袋中找到一份原来的打印稿，心想，拿给领导吧！如果以后让我再提一份，怎么办？再打一份，那可足足有30多页啊。
情境2：学校为了给学生减负，给老师买了很多资料，要求以后讲义都必须自己精心选择组织习题。打字速度很慢的物理张老师看着手中的上十本教辅用书，心想，要是能把它输入电脑中，变成题库多好啊。
需要的条件
硬件：一台扫描仪
软件：OCR识别软件（Microsoft Office 2003的附加功能或购扫描仪时附带）
做好了准备之后，我们就能在短时间内把大量的文字和图片材料录入电脑了。
解决过程
1.首先安装扫描仪驱动，然后接上扫描仪，系统找到硬件并自动完成软件的安装。
2.安装专业的OCR识别软件，小王使用的是扫描仪自带的汉王OCR 6.0。
若完全安装了Microsoft Office 2003后，在Office工具栏中会显示出扫描识别功能的快捷方式。如图1所示。
对电脑和Office软件比较熟悉的小王，虽是第一次遇到这个问题，却也有条不紊。把装订好的文件拆开，端正地放在扫描仪面板上，启动Microsoft Office Document Imaging，按下工具栏上的“扫描”按钮，弹出图2所示的设置对话框，一般保持预设设置，直接点击扫描按钮（有特殊扫描要求的可进行重新设置）开始扫描。 Microsoft Office Document Imaging扫描结束后即开始文字识别，完成后便在窗口中显示结果， 窗口分为“缩略图窗格”和“页面窗格”左右两部分。如果用户连续扫描了多页文档，则缩略图窗格显示各页的缩略图，页面窗格显示当前文档的图像。如图3所示。
当需要某页或几页文档中的所有文本时，可以直接运行工具栏中的“将文本发送到Word”按钮，选择添加到Word的文本范围、输出版式以及保存位置。完成后单击“确定”按钮，即可在指定位置自动保存为html格式文档，然后使用“文件”菜单下的“使用Microsoft Office Word编辑”选项就可以编辑了。
应用延伸
小王解决了自己的问题非常高兴，所以也有心情去帮助张老师。Microsoft Office 2003的识别功能很死板，有时分不清图形和文字。这次，她使用了购买扫描仪时附带的汉王OCR 6.0来解决这个问题。因为有更多的手动设置功能，所以扫描出来的结果也很令人满意。
1.启动汉王OCR 6.0，扫描文件，一般灰度图像的识别率大于黑白两色。
2.然后按下工具栏的版面分析，或直接用鼠标手动分析版面（图4），将扫描文档中的图形、文字、表格告诉程序。
3.按下识别按钮（眼镜形状的图标），程序自动识别文字和表格。然后将识别的错误改正，最好利用程序给你提供的选择文字，这也是程序自学习的过程。实在没有了，再用键盘输入。
4.从“输出”菜单下选择“输出到指定格式”。若选择网页格式，则将完整保存原版面的样式，表格和图片都完好。一般我们选择文本（默认格式），将原材料中的文字识别出来，这是最主要的步骤。
5.利用图形处理软件将扫描文档中的图片转化为黑白两色，插入到文字处理文档中。经过简单的排版，就大功告成了。
如果你也有大量的文字图形需要录入电脑编辑排版，何不试着用扫描仪呢？
点评：其实，OCR软件识别的话题很普遍。但是对于Microsoft Office Document Imaging这种就在自己眼前的OCR工具，大家可能用得并不好。Microsoft Office Document Imaging能保留原文档的段落结构形式，但是对图片的识别能力很差。所以，对于含有图片的文档来说则不太适合。在这种情况下可以考虑使用汉王OCR等专业OCR识别软件。同时，对于网络上的一些含有文字的图片，也可以先用画图程序转换成TIF等图片格式，再进行OCR识别。