省纸、省墨，节省中小企业的办公开支
应用之道
在办公过程中，我们经常会遇到打印报表、文件、市场分析报告等工作。但有时由于打印量比较大，一盒打印纸很快就用完了，而且墨盒里的墨粉或墨水也很快用尽。对于中小企业和个人用户来说，纸张和墨盒都是易耗品，而且价格也不菲。那么该如何才能尽量节省打印纸和墨粉/墨水呢？
一、省纸的招数
1.用Office系列软件省纸
微软的Office系列软件已经成为不少企业日常办公中不可缺少的实用软件，所以要省纸也不妨先从这儿入手。
a.尽量扩大版面
大家知道，在Word、Excel等Office组件中可以对纸张的类型和页面进行设置，例如左边距、右边距等。如果我们在不影响装订的情况下，将四边距设置得稍微小一些，这样在打印量比较大时也能省下不少纸张。
b.双面打印
大部分情况下，我们都喜欢使用单面方式打印文档，这样做虽然很快就完成打印任务，但是也很浪费纸张。打印纸本来就有两面，对于一些要求质量不是很高的文档，我们为什么不能试着使用双面打印呢？通过简单设置即可实现。
具体操作为：打开“文件→打印→选项”，再选中“双面打印选项”的“纸张正面（S）或纸张背面（A）”。不妨先打印纸张正面，然后将打印了纸张正面的纸张再放入进纸器中，继续打印纸张背面即可。
c.合理利用分栏
如果我们在文档中组织的文字段落比较短，而且分段也比较多。那么我们就可以利用分栏来提高页面的利用率。具体操作步骤：点击菜单“格式→分栏”后，在弹出的“分栏”窗口中选择需要分栏的栏数（A4幅面的打印纸一般选择两栏即可）。
2.使用缩印软件打印
除了在Office系列软件上下功夫外，我们还可以使用一些缩印软件来降低打印成本（当然，Office办公软件中也有“缩放”功能，但是相比较而言不是很方便），如FinePrint就是一个很不错的打印工具软件，它提供了一个虚拟打印机，可将多页资料一次打印在一页上（最多可打印8页）。大家有时间不妨下载安装试试。FinePrint的下载地址http://www.skycn.com/soft/3019.html。
3.培养省纸的习惯
除了使用技巧与软件来省纸外，我们更需要培养一种良好的省纸习惯。在处理公文的时候，可以在正式打印之前先用打印预览方式多次检查错别字（也可以用“工具”菜单中的“拼写与错误”进行检查），基本上确认无误后再正式打印，这样做可以省下一些用于校对的纸张。另外，还可以通过单位管理机制来约束办公外的私人用纸。由于单位工作人员往往会使用打印机打印一些与工作无关的东西，如果可以细化到对每个部门的打印纸进行限量供应，并且登记每月的用纸数量，这也是一种省纸的方法。
二、省墨的招数
1.在日常的打印过程中省墨
由于墨水/墨粉是目前打印机最主要的耗材，而且价格也不便宜，所以省墨就是省钱，我们可以通过以下几个方面来省钱：
a.由于纯黑色的文字打印出来太浪费墨，所以可以在Word文档中将字的颜色设置为灰色。
b.如果有时需要打印大字，我们可以使用空心字。由于大字的笔画比较粗，就相当于将空心字中的空白处再着墨，这样就会耗费大量的墨。所以在能够看清的条件下，使用空心字打印大字，这样既可以省墨，也达到了打印大字的目的。
c.使用缩印打印软件，既省墨又省纸，也是一种好方法。
2.使用兼容墨盒
使用喷墨打印机时，可以使用兼容墨盒，目前市场上的兼容墨盒有几十种以上的品牌，若干种型号。质量好的墨水，有正规的生产线、系统的原料、辅料测试、科学的工艺安排及严格的质量管理，其特点是每种型号墨盒的海绵与墨水的配合都是经过单独测试和调整的，生产规模较大。所以，我们在购买打印机时一定要了解清楚什么品牌的打印机可以使用兼容墨盒？价格是多少？原装墨盒的价格是多少？这样可以在日后的使用中省钱。一般比较正规的兼容墨盒都会在标签上说明适用于哪种打印机。
3.使用自注墨水
现在电脑市场上都有自注墨水，外包装内是塑料瓶，内装墨水，15ml～l30ml不等。比较好的产品附带了详细的说明书和相应的填充工具，用户自行将墨水注入用过的原厂墨盒中即可使用。
4.专用软件省墨
购买打印机时一般都会附带一款专用打印控制软件。如果我们能够另外找一款软件来代替它，还可以帮你节省更多的墨水。
a.SSC Epson Printet Utility
SSC Epson Printet Utility是一款Epson 打印机增强辅助工具包，该程序可以帮助用户使用打印机完成更多的工作！它可重置墨水计数器为0，支持对单独的彩色或黑白喷头进行清洁工作，支持强力清洁模式，支持墨盒交换技术等，这样我们在使用自注墨水时就不会被打印机“发现”了。下载网址http://nj.onlinedown.net/soft/22477.htm。
b.HP Monitor
HP Monitor可以让用户知道喷墨打印机中还有多少墨水可用。它主要是针对HP的喷墨打印机设计，但是其他品牌的打印机也可以使用。它会根据用户打印了多少页文件（还分经济、一般和高品质模式）来计算墨水什么时候可能用完。下载网址http://www.hktk.com/soft/soft_print/hpmonitor.html。