轻松协同 效率不同──用友办公通协同办公平台应用实录
办公族
协同办公软件的优点：
1．省钱
无纸化办公，不需要电话传达通知，节省通讯费等各种办公经费。
2．高效
办公流程清晰明了，便于追究责任，轻松提高工作效率。
3．全天候
真正超越地域界线，实现网络办公、虚拟办公室。
平台架设
信息科科员小协受够了传统办公的苦：不知是子公司接听电话的人员故意捣乱还是自己普通话太差，明明通知1点开会他们却说7点开会；“不必上报×××资料”又听成“务必上报×××资料”，哎，都是电话惹的祸。
痛定思痛，必须彻底改变这种落后的办公模式，小协下载了用友致远协同办公通试用版（正式版的功能更加完善），准备利用公司局域网实现协同办公。
软件：用友致远办公通标准试用版V2.50（下载地址：http://www.seeyon.com/download/）
硬件：最低要求P4 2.0GHz，内存512MB、硬盘2GB剩余空间，另外最好为这台服务器配置UPS断电保护器。
用友致远办公通服务端只能运行于Windows操作系统，只要提供Windows 2000版本以上的Windows操作系统，它都可顺利运行。此外，为了能让客户端顺利访问服务器，最好为服务器设定固定的IP地址，如将此服务器IP地址固定为192.168.1.6。
第一步：运行setup.exe进行安装，在弹出的Install Shield准备安装画面中依次点击“下一步”，出现许可证协议，点击“是”，接着输入试用版序列号，最后点击“完成”结束安装。
第二步：重新启动计算机，用友致远办公通系统会自动启动，点击“开始→所有程序→用友致远软件→用友致远办公通（试用）→访问该系统”打开办公通登录页面。
第三步：在登录页面输入用户名“system”，密码同样为“system”，此账号为系统管理员账号，用这个账号对办公通进行初始化设置，对其中的公司人员、层次、管理结构等数据进行增添、修改。
提示：一旦启动服务，在局域网内其他电脑上打开IE浏览器，在地址栏中输入服务器的IP地址并加上端口号8080（如http://192.168.1.6:8080），回车后便会出现办公平台的登录界面。
协同办公平台的应用
办公机构由人组成，而办公任务无非就是处理公文、审批文件、管理文件、内部交流等，因此协同办公软件也将解决这些问题作为了功能设置的重点，设定机构和人员、协同处理文件、文档的管理、信息的发布和交流，这四大功能便是用友用友致远办公通向我们提供的办公平台所具备的主要功能。
1.设定办公人员
平台搭建好了，小协正准备请示一下经理，请他定夺一下，公司哪些人要加入这个平台来开展工作，谁知经理早已迫不及待地开始询问有关事项了。
Q：是不是每次用管理员账号登录这个平台时，必须得在服务器上操作？怎样将公司员工添加到协同办公环境呢？
A：只要确保服务器的正常运行，在任意客户端都可以用管理员账号登录并进行管理，真正实现了一机多用，避免了资源浪费。
第一步：使用管理员账号登录系统，软件界面如(图1)所示，点击第一个按钮“组织机构设置”，在“组织机构”中点击左上角的“新建部门”按钮，一一输入本公司中所有的部门名称，如公关部、事业部等。
第二步：分别点击“职务级别设置”、“岗位名称设置”、“人员及权限设置”，按照类似第一步的方法添加职务级别、岗位名称、人员权限等基础信息。在“自定义组设置”中可以将来自多个部门的不同员工划分成各种类型的临时小组以方便管理。
2.协同实现
销售人员想向后勤办公室申领出差旅费，而按照公司规定，申领出差旅费必须经总经理批示，方能到后勤办公室申领。面对这个功能强大的办公平台，他该怎么办？
Q：小协，快帮我向老总申请一下上个月出差的差旅费，事成之后，请你吃大餐。
A：你只要发起一个协同请求，要求老总和后勤办公室审查并处理你的协同请求即可。
第一步：打开IE浏览器，输入服务器IP地址和端口号（如http://192.168.1.6:8080），回车后进入办公平台登录页面，输入自己的用户名和密码进行登录。
第二步：点击左侧“协同工作”栏中的“新建事项”按钮，在右侧输入事项标题“申领出差旅费”，在常用格式中选择“财务-出差旅费申领报告表”，在随后弹出的对话框中选择“确定”，这时系统模板会替换编辑区的内容，按照模板的要求输入相关费用（图2）。
第三步：在流程中选择“新建”，打开“请进行选择”网页对话框，在此对话框左侧先找到总经理，点击向右的箭头添加到“选中人员”中，再找到“后勤办公室”同样点击向右的箭头添加到“选中人员”中，并在下方选择发送方式为“串发”，确认后即可完成编辑。现在，点击“立即发送”按钮便可将自己的出差旅费申领报告表立即发送给总经理进行审批。
第四步：此时，经理怎样才能看到销售人员发起的协同请求呢？因此，作为经理，就需要长时间“驻扎”在办公平台上以便处理公务。在首页的“我的待办事项”中，经理会收到协同请求，点击协同请求名称便可打开此协同，再点击右上角的“处理”按钮，会打开处理界面。
第五步：经理可根据有关规定对申领报告表进行审核，可以选择“同意”或“不同意”。如果认为表中某些款项不合适，可以点击“修改正文”按钮进行修改，如果感觉其中部分款项过大，需要告知上一级领导，可以用“转发”命令，也可以点击“高级”按钮并用“知会”命令通知其他领导。
第六步：如果总经理同意此报表，则会继续向后传递给后勤办公室，而后勤办公室的审批方法与总经理完全相同，最终审批后系统会立即通知发起协同请求的销售人员到办公室领取出差旅费，至此一个协同周期便轻松地完成了。
举一反三，大家可以利用协同来进行收发通知、审批报表、传阅资料、请销病假、出差申请等工作。
3．文档管理
协同办公平台试用一段时间后，同事们反映系统工作正常，公司秩序井然。这天小协接到经理下达的一个新任务，为公司局域网建立一个FTP服务器……
Q：公司内部有许多文档需要交流，用闪存进行拷贝太麻烦，于是就想出了这个好主意。
A：我们所架设的协同办公平台已经提供了类似的功能，只不过它被称为了“文档管理”，但使用起来更简单了。
第一步：用自己的账号登录办公平台，然后点击左侧任务栏中的“文档管理”标签，在软件界面右侧工作区会以树状结构的形式打开“我的文档”、“单位文档”、“项目文档”。
第二步：要上传文档，则选择打开“我的文档”，再点击“新增文档→上传文档”，在弹出的对话框中点击“浏览”按钮找到自己电脑中需要上传的文档，点击“加入”便可（图3）。
第三步：要共享文档，则在“我的文档”中选择所要共享的文档，然后点击“移动”按钮并选择目标目录为“单位文档”或“项目文档”，这样其他同事就能够在“单位文档”或“项目文档”中看到共享的文档，还可进行下载操作。
通过使用办公平台，不用建立众多的FTP账号也能实现公司内任意文档的共享，由于用户权限已经整合在办公通中，这样就不需要专人来管理文档，非常方便。
4.信息发布
经理决定通报表扬信息部员工小协，为了跟上协同办公的潮流，他还决定在协同办公平台上利用公告信息进行表扬。可是这个公告怎么发呢？
Q：快来看看怎么向全体用户发送你的“表扬信”。
A：内部交流、信息发布等功能，办公通已经为我们准备好了，就在“公共信息”中。
登录办公通，确认自己有发布公告的权力，然后点击左侧任务栏中的“公共信息”标签，选择“发布公告”命令，然后输入公告标题、发布范围、公告类型、发布对象等信息，接着在工作区输入公告正文，点击“发布”按钮即可轻松搞定。
而普通员工还可以将办公通平台作为一个公司内部BBS留言板来使用。
典型故障解决办法
Q：我的笔记本电脑为什么连接不上办公平台服务器呢？
A：首先用Ping命令来测试一下能否连接服务器，如果与服务器之间无物理连接故障则说明服务器端防火墙设置有问题。由于办公通使用的是8080端口，所以需要打开防火墙的8080端口。以Windows XP SP2系统为例，运行“Windows防火墙”，确保没有勾选“不允许例外”，然后在“例外”标签中点击“添加端口”按钮，在“添加端口”对话框中输入名称“办公通”，端口号“8080”即可。
Q：用Maxthon浏览器打开办公通平台时，页面显示不正常。
A：由于办公通需要使用浏览器的弹出窗口来构建软件主界面和弹出操作通知，而Maxthon浏览器自带了拦截弹出窗口和广告的功能，所以有时会造成办公通平台显示不正常或停止工作。在此建议大家使用Windows自带的IE浏览器来打开办公通，并且最好使用版本为6.0以上的IE浏览器。
Q：用IE6.0访问办公平台，页面弹出对话框要求关闭弹出窗口拦截程序，怎么办？
A：在IE浏览器中执行“工具→Internet选项”，进入“隐私”标签页，取消对“阻止弹出窗口”的选择即可正常使用办公通。
办公通其他功能
1．秘书帮助
办公通具备计划、日程、会议等管理功能，管理者不仅可以制定自己的计划、日程，还可查阅员工制定的计划以便协调、管理。同时，管理者还可利用会议管理功能召开会议，大大提高了工作效率
2．邮局支持
电子邮件功能可以将你的邮箱挪到协同办公平台上，使你不用开启其他软件就可处理邮件，并能即时和同事交流。大大提升了对商务邮件的反应速度。
3．公文管理
可以帮助用户在办公平台上起草公文并能设定公文的保密级别，提高了公文的处理速度，改变了公文处理拖拉的情况。