免费体验TM的五种办公方案
办公族
随着企事业单位信息化程度的提高，网络办公已逐渐成为主流。对于中小型单位来说，如果使用一些大型的办公软件，不仅需要专门的服务器支持，还得有专业的技术人员提供维护，加上利用率不高，势必会造成资源的浪费，不符合目前打造节约型社会的全民节约精神。
如何选择一款适合自己使用的办公软件就成了中小型单位信息主管的首要任务，我们的原则是既要节约费用支出，又要保证贴近办公环境。作为公司信息中心主管的彦哲也曾面临此问题，不过，在对数字办公的摸索中，他找到了办公、沟通的新途径。
人物简介：彦哲
彦哲，供职于一家销售公司，任信息中心主管，因老板是一个追求效率、倡导数字办公的人，要求公司数字化程度极高。目前，信息中心主管彦哲正认认真真、一步一个脚印地摸索数字化办公的应用，全力打造一个高效的数字办公环境。
今后我们还会看到他在数字办公领域所进行的更多的尝试。
自从公司用上宽带之后，老板就要求“高手”彦哲组建一个可供在线交流的办公平台，但彦哲在试用了好几个办公软件后，仍没有找到称心如意的工具。考虑到节约成本、功能要求不太多、不能增设其他硬件设备、“菜鸟”也能轻松使用等要求，彦哲想到了大家都应该会使用的TM2005。由于和QQ风格类似，且能从QQ2005直接切换到TM2005，再加上它颇为实用的商务功能，就选它了。
方案一：架设在线办公平台
特点：拥有一个好的沟通、协作方式是提高工作效率的重中之重，在传统环境中，面对面会议、电话交流等就是最有效的沟通方式，但这不仅浪费人力财力，还会使工作节奏滞后；网络在线办公则会带来全新的质的变化，实时交流、无纸化沟通，会带来办公效率的提升和成本的降低。
彦哲使用TM提供的“在线企业”功能，轻松地为公司建立了稳定的办公平台，由于该平台集成了语音、视频、文件传输等应用功能，不仅有效提高了同事们的工作效率，还为公司节约了办公费用。
彦哲使用自己的QQ号码登录TM后，点击TM面板上的“我的企业”，在弹出的窗口中选择“注册新的企业，把您的同事邀请进来”，点击“下一步”后按照提示填写公司的相关信息，“提交”后即可获得企业号码，公司的“在线企业”注册成功。
作为公司在线企业的申请者，彦哲自然就成了该平台的管理员，接下来他就要对在线企业平台进行一番设置。点击“我的企业”进入企业管理器（图1），为了便于对同事进行分类，首先要按照公司设置“添加部门”，然后再向各个部门“添加员工”。
提示：添加员工时，不仅可以从已经加为好友的联系人中添加，还可以直接添加“陌生人”。
接下来，各位员工就可以在“我的企业”中的“企业BBS”里发帖交流工作心得了。在企业面板中，双击“企业讨论组”还可以发起公司内部群聊，讨论工作上的相关事宜。不仅如此，同事之间还可以进行语音、视频聊天和文件共享，看来彦哲以后可以正大光明地和心仪已久的市场营销部小玲MM视频聊天了。老板有什么重要指示也不用打电话逐个通知各部门了，直接在“企业讨论组”中留言或邀请几个部门负责人进行“多人对话”就能传达信息。
应用提示：在线企业就像一个镜像到网上的公司办公室机构，在这里我们不仅可以实现在线会议、讨论，还能和身处外地分支机构的同事们实时交流、沟通。彼此距离更短，交流更方便。
方案二：聘请商务伴侣
特点：传统的营销方式需要我们亲自和客户接触、推销，这样难免会因为个人精力不足而丢失一些业务，商务伴侣就会补充传统方式的不足，利用网络随时随地抓住业务机会。
市场营销部小玲MM是专门负责公司业务联系的，因为经常要外出，TM常不在线而丧失了一些来自网络的业务机会。不过，在彦哲为她开通商务伴侣后情况就有所好转了，因为商务伴侣提供了TM用户离线、遇忙等情况下的沟通延续、信息展示等功能，即使小玲不在线，商务伴侣也能独当一面，留住机会。
首先在TM面板上点击“商务伴侣”，在弹出的窗口中单击“开通我的商务伴侣”按钮即可激活商务伴侣，然后进入“我的商务伴侣”对“伴侣”进行一番设置（图2），这些设置都将应用于客户与商务伴侣聊天时显示给客户的。
将“我的图片”更换成公司的产品图片并附上详细的产品说明，客户通过这些内容就可以对公司的主打产品有个大致的了解。在“我的主题”中还可以归纳总结一些常用的公司业务问题，以便向来访客户展示公司信息。
现在，即使小玲MM不在线，商务伴侣也可为客户提供7×24小时的全天候产品、业务咨询。另外，在“访客留言”中还可以收集、查询到客户的留言和问题反馈，大大缩短了与客户之间的距离。
应用提示：详细的产品说明将会弥补口头描述的不足，商务伴侣特别适合商品销售类公司的使用。
方案三：小秘人人配
特点：俗话说人无完人，随着工作压力的增加，记忆力减退是必然的，但实际上给每个员工配备秘书是不可能的，TM则为每个人都配备了一个虚拟的小秘书，方便大家更好地做好工作。
制作部的大秦是公司出了名的忘事佬，经常因忘记开会时间而受到老板的批评。有了TM小秘书的“备忘录”，一切都有了转变。
点击TM下端的小秘书头像打开小秘书（图3），在“备忘录”选项卡上点击“新建”并输入提醒主题、时间和内容进行添加，在事件时间前三十分钟时TM就会提示事件并且到时间后还会弹出消息框提示事件内容。
为了保证工作期间不受陌生消息打扰，我们可以进入“防打扰设置”来设置“小秘书代收留言”或者“启用小秘书提问服务”过滤陌生人会话，防止消息骚扰。另外，还可以在小秘书中查看商务伴侣留言和小秘书代收的信息留言。
应用提示：人性化的备忘提示和防骚扰功能，将会给你带来高效、宁静的工作环境。
方案四：搭建网络名片分发平台
特点：在现实中，每当与客户商谈业务前总会与对方交换名片以加深双方之间的了解。在网络上如何让客户快速了解自己呢？TM的网络名片可以帮你轻松搞定。
小玲MM最近时常和其他企业的客户打交道、开会，大家都可以通过互换名片来建立联系、加深了解。那么，在网络上应该如何让客户快速了解自己、了解公司的业务范围呢？
要想使用网络名片，首先要对名片进行设置，在TM面板上点击“文件→名片设置”打开设置窗口（图4），按照提示输入自己的详细资料及联系方法。因业务需要在名片设置的最后一般选择“完全公开”以便陌生、潜在的客户进行查询，设置完毕后点击“确定”按钮即可完成名片的设置。
现在就可以向客户发送自己的网络名片了，在TM好友的右键菜单中选择“发送名片”即可发出名片，当然客户们也可以在TM好友的右键菜单中选择“索取名片”来索要小玲MM的名片。
应用提示：利用网络名片可以帮助用户随时开展网上业务，并加速业务双方之间的相互了解，因为网络名片可以随时在线索取，所以能为公司吸引一批潜在客户。
方案五：定制永不丢失的通讯录
特点：对于经常接触客户的销售人员来说，记住客户的联系信息是一件很重要的事情。使用传统通讯录的记录方法，不仅记录麻烦，而且查找也费事，还要小心保管防止丢失。TM通讯录为我们解决了这个大难题，它不仅记录方便、查找方便而且还可随时备份以确保通讯录的安全。
前些天，小玲MM因为丢三落四，遗失了好几本重要客户的通讯录，没少招老板的批评，听说TM自带在线通讯录，她当然要第一个尝试了。
通讯录的使用很简单，首先要添加联系人信息，我们可以在“通讯录”栏中的右键菜单中选择“新建联系人”直接添加联系人（图5），或者在“导入导出”中直接从Outlook或Outlook Express中导入相关的联系人资料。面对众多的联系人，我们可以通过他们不同的业务特征进行“分组管理”。
需要查找某个联系人时，单击“查找”按钮并在框中输入姓名的第一个汉字或拼音即可查找到该联系人，然后点击姓名前的小图标就可以查看联系人的详细资料了，还可以通过点击联系人姓名后面的图标，向联系人发送手机短信、即时消息或电子邮件。
应用提示：在线录入、随时备查、随时调用，彻底避免了使用传统方法的弊端，保证了重要客户资料的安全。
在TM强大的办公功能和彦哲的努力下，公司的在线办公开展得有声有色。这不，第一季度的财务报表显示同比利润增长20%，经费支出却减少了10%，老板在惊喜之余不仅没忘给彦哲加奖金，还在季度讲评会上大大赞赏了彦哲的工作成绩，还号召同事们都向他学习做个节能增效的好员工。
彦哲感言：在我看来数字办公就是有效利用本单位的网络资源改变和简化传统办公的方式。当然，寻找合适的工具很重要，这就要根据单位自身的规模和业务要求以及员工的信息化水平来定夺。目前网络上提供的办公工具很多，可以多尝试一些贴近本单位的办公软件，最终就能找到一款最合适的工具。