办公小便笺（29）
办公族
Word
同时保存关闭多个文档
假设你同时打开了多个文档，并分别对它们进行了编辑。此时，你将如何保存并关闭所有这些文档呢？逐个保存并关闭当然可以，但是这种方法的效率太低。那么，有没有更高效的办法呢？你不妨试试下面这个办法：按住Shift键后单击打开“文件”菜单，然后选择“全部保存”命令。接着，再次按住Shift键并打开“文件”菜单，然后选择“全部关闭”命令即可。
（流浪的双鱼）
Word
快速录入测试文本
在学习Word的过程中，我们会经常碰到这样的问题：为了练习Word命令的使用方法经常需要快速录入一些测试文本。手工输入或从别处拷贝肯定是达不到快速的目的。怎么办？其实，Word早为我们提供了一种隐藏的快速录入方法。将光标定位于段首，键入“=rand()”（不包括引号）并回车。Word马上就会插入三个段落，每段含有三个句子。另外，我们还可以自定义段落数和每段的句数，格式为“=rand(p,s)”，其中，p代表段落数，s代表句数。例如，我们要插入九个段落，每段含有七个句子，则输入“=rand(9,7)”即可。
（流浪的双鱼）
PowerPoint
将图片文件用作项目符号
一般情况下，我们使用的项目符号都是1、2、3，a、b、c之类的。其实，我们还可以将图片文件作为项目符号，美化自己的幻灯片。首先选择要添加图片项目符号的文本或列表。点击“格式→项目符号和编号”，在“项目符号项”选项卡中单击“图片”，调出剪辑管理器，你就可以选择图片项目符号。在“图片项目符号”对话框中，单击一张图片，再单击“确定”。
（涟水新欣）
PowerPoint
突破20次的撤销极限
PowerPoint的“撤销”功能为文稿编辑提供了很大方便。但PowerPoint默认的操作次数却只有20次。其实你可以自己来定义可撤销的次数：点击“工具”菜单中的“选项”命令，在弹出对话框中点击“编辑”选项。然后在“最多可取消操作数”中设置你需要的次数即可。不过要注意，PowerPoint撤销操作次数限制最多为150次。
（涟水新欣）
WPS
设置前导字符
在一些财会报表中为了防止涂改，往往要求在单元格中填写的数据前面用指定符号填充至满格。在WPS Office2005政府专用版的金山表格中，这可以通过设置单元格格式来实现。选中要设置的单元格，右击选择“设置单元格格式”，在“数字”选项卡的“分类”中选择“自定义”，在右侧的“类型”输入框中输入“*-G/通用格式”（不含引号），确定完成设置。
以后只要在设置了格式的单元格中输入数字，则数据前面会以“-”符号自动重复填充，添满数字左侧的空格。在“*-G/通用格式”中*后的符号“-”就是用于重复填充的符号，你可以把它换成“*”、“￥”、“＃”等任何你需要的字符。
（陈桂鑫）
Excel
快速复制表格格式
在Excel中，我们对一个工作表设置好了格式以后，如果新插入一个工作表，那么新表的格式不会继承原有表格的格式，还需要我们对新工作表的诸多格式进行重复设置，比较麻烦。其实，我们可以利用格式刷，使这一工作变得简单。首先先设置好原来的工作表格式，选中该表格，然后单击工具栏中的“格式刷”工具，再点击新插入的工作表，选中要设置格式的那些单元格，那么，原来表格中的格式就会被复制过来。如果新表格区域大于原来的表格，那么会用原表格的格式“平铺”新表格区域。
(宋志明)