协同办公——政府办公系统搭建方案
办公族
政府办公面临的问题
1. 各级部门的文件不能及时传达。
2. 人事管理方案不健全。
3. 文件审批效率低。
泛微e-cology系统能遵循国家现行的政务标准，为各级政府实现资源信息整合提供一个简单易用、开放的、可扩展的电子政府建设的架构工具和一体化解决方案，设计了对外宣传、政务公开、网上办公、全文检索等强大的功能。所以我们向大家推荐基于泛微e-cology系统的政府办公系统搭建方案。
搭建前的准备
系统运行环境
该系统必须配置有Web服务器的局域网。并且能保证单位的数据库服务器、Web服务器和应用服务器能正常与Internet连接。本系统采用的网络应用模式可以多样化，一般建议以星型网络结构为主。
操作系统要求
服务器安装Windows 2000/XP系统即可。建议服务器配置为Intel PentiumⅢ处理器 Xeon 700以上，512MB或1GB内存，若干30GB以上硬盘，还可用磁带机进行数据备份。
由于该系统采取C/S与B/S相结合的模式，在客户端电脑中安装Word、WPS、Excel等工具，并且能确保Web浏览器正常使用。操作系统方面安装有Microsoft Windows 95/98、Windows NT/2000（Work Station）、Linux操作系统，配置为：PentiumⅡ350MHz以上CPU，128MB内存，1GB剩余硬盘空间即可。
方案搭建效果
在新的模式下，社会公众主要通过政务信息查询以及公共政务办公与电子政务平台建立沟通，相关事务处理请求通过办公自动化系统中转给政府工作人员，政府工作人员可以通过办公自动化系统进行政务处理及对政务信息查询系统的更新（如图1）。通过对这一典型业务模型的分析，可以看出在电子政务系统中主要存在三种信息流：
1. 主要存在于政府机构内部办公的过程中（政务办公信息流）；
2. 主要存在于政府机构对外办公的过程中（公共事务信息流）；
3. 主要存在于社会公众和企业查询相关信息的过程中(政务咨询信息流)。
通过泛微e-cology系统我们能实现网上办公，政府机关内部文稿传输、信息上报等除涉密的文件外的所有文件，均通过电子方式传递，原则上不印发文字稿件。对于中央、省委、省政府等的重要文件，有选择地转换为电子版本传递，可提高办公效率，降低办公成本。
协同办公方案举例
1. 会议安排方便快捷
在传统的办公环境中，政府以及相关部门每次进行开会都要提前用电话通知相关人员在什么时间、地点开会，如果遇到紧急会议往往会出现通知不到人员的情况。
泛微e-cology操作平台的搭建能良好地对会议进行安排和管理。登录泛微e-cology平台，切换到“我的会议”项，在该项中单击“新建会议”项，创建一个会议，选择召开会议的类型，即可进入到创建会议界面，在该界面中输入会议名称、会议召开时间、召开人、召开人员、召开部门、会议议程等信息，随后单击“提交”按钮即可创建一个新会议（如图2）。完成后在会议中选定的这些召开会议的人员登录到泛微e-cology系统界面，在“我的会议”项下的“新的会议”界面单击该会议的名称，即可查看当前会议信息。
协同功能：远程管理、及时通知。
对比传统：高效的电子通讯使各级部门联络更快捷。
2．人员管理更有条理
人员管理是政府部门比较头疼的事情。泛微e-cology系统指定了一系列规范的人员管理制度包括调入、借出、调离、续约、离退等，大大方便了人事部门的管理。单击“我的人事”项中的“人力资源”就可以查看各个人员的详细资料，并完成相应的处理（如图3）。
此外，在泛微e-cology系统中还能方便地进行在线应聘。当人事部门接到某个部门的招人信息后，填写相应的应聘条件，随后便可发布到政府的外部网站上，这样应聘者就可以在该网站上查看应聘信息，并能在线填写应聘资料，使得应聘过程既方便又及时（如图4）。
协同功能：人事管理、外网同步。
对比传统：人员管理及时方便，能快速处理人事事务。
3.上报材料及时转交
在政府办公中，公务人员经常都要向领导汇报最近的工作，并且提交一些工作总结、会议总结、用款方案等资料，而在传统办公中则要在撰写后进行打印，最后才上交有关部门。在泛微e-cology系统中能够非常方便地完成收发文件的“审、批、管”。进入到“我的知识”界面，单击“新建文档”，在新建文档中选择一个上交资料的类型，当然我们可以单击右上角的“自定义”按钮创建一个新类型的资料文档。随后进入到新文档界面，在此我们就可以写新文档，文档完成后单击“提交”按钮，随后选择上交资料的部门即可（如图5）。
协同功能：无纸办公，文件审批。
对比传统：文件上交方便、审批及时。