协同办公——销售部门办公系统搭建方案
办公族
销售部门协同办公面临的问题
1.企业库存、销量、销售速度和销售方向不能及时掌握。
2.要货计划、资源分配计划不能合理及时制定。
3.客户与企业不能及时沟通。
4.业务流程不能严密跟踪和应收账款不能及时控制、分析。
根据销售部门的办公需求，我们比较市面上的各大协同办公系统后，向大家推荐基于“泛微e-cology” （泛微软件有限公司http://www.weaver.com.cn/）系统的销售部门协同办公系统搭建方案。
搭建前的准备
系统运行环境
该系统必须配置有Web服务器的局域网，并且能保证单位的数据库服务器、Web服务器和应用服务器能正常地与Internet连接。本系统采用的网络应用模式可以形式多样，一般建议以星型网络模式为主。
操作系统要求
服务器安装Windows 2000/XP系统即可。建议服务器配置为Intel PentiumⅢ处理器 Xeon 700以上，512MB或1GB内存，若干30GB以上硬盘，还可用磁带机进行数据备份。
由于该系统采取C/S与B/S相结合的模式，在客户端电脑中安装Word、WPS、Excel等工具，并且能确保Web浏览器正常使用即可。操作系统方面安装有Microsoft Windows95/98、Windows NT/2000（Work Station）、Linux操作系统，配置为CPU：PentiumⅡ350MHz以上，128MB内存，1GB多剩余硬盘空间即可。
方案搭建效果
在国内企业中销售网络一般可分为五个层次，第一层为总公司的营销部，第二层是销售大区，第三层是各地分公司、办事处，第四层是各地办事处、代理商和经销商，第五层是用户。为了适应国内企业销售网络形式，“泛微e-cology”系统覆盖企业的决策支持、订单管理、费用管理、市场管理、应收账管理、分销物流管理、采购管理、仓库管理等经营管理内容（图1）。
这样在“泛微e-cology”系统中，企业各分销机构及时地将销售信息反馈到总部，这样企业用户可以通过数据的收集，对各层销售网点的销售数据信息进行了解，并为企业提供多角度（总计、地区、品种、分销商等）的销售指数表，帮助企业分析自身分销能力，积累跟踪历史数据，总结销售规律。总部领导和管理人员按照该数据制定出合理的销售计划（任务计划、要货计划、资源分配计划），有助于决策者从宏观上掌控全局，及时了解和把握销售趋势的整体变化情况。
协同办公方案举例
1. 在线订单方便快捷
在协同平台中“泛微e-cology”可以通过电子化的方式把企业的产品信息发送到潜在客户那里，潜在客户通过访问公司的网站可以了解该公司的状况和企业的产品。客户对企业的产品了解后，进入到企业订购界面输入客户相关的信息后提交产品订购表单和产品信息，单击“提交”按钮这样便将订购信息实时流转到该企业的客户服务部的人员门户中（图2）。
客户服务人员登入系统后，在“e-cology”界面系统将提醒有来自外部网站的新客户申请，随后客服人员单击“我的客户”标签，单击“新客户”对新客户的详细信息进行了解，并将相应的客户进行分类保存，随后及时与客户进行联系。当客户服务人员已经确认申请客户资料的正确性以后，可以将客户信息转交给相关部门，并且向对方发送订购的产品。
如果客户需要长期合作，我们可以将客户的相关信息转交给客户经理，同样客户经理登入系统的时候，系统将马上提醒客户经理有新的客户需要跟进……这样我们就很快地完成了从需求的收集到重点客户跟踪的整个过程，并保证所有这些过程在系统上都有记录，并作为以后人员考核时的依据（图3）。
协同功能：远程登录、任务关联
对比传统：高效的电子运作让客户与企业沟通更方便。
2. 轻松查看销售统计、拟订销售计划
作为市场营销经理在制定本月市场销售计划时先要查看企业产品上月的销售情况，查看时在“e-cology”界面中单击“报表中心”命令，在下拉菜单中选择“客户报表”，在该项下面程序给出了包括基本报表、日志报表在内的多种查看方式，通过这些销售报表来掌握当前的销售情况。选择相应的方式后，程序会将用户信息显示在“e-cology”界面中。通过对销售信息的分析，销售经理可以方便地了解上月销售人员和各地分销商的销售情况，拟订出本月的销售计划（图4）。
拟订本月计划时，进入到“我的知识”标签项下， 单击“新建文档”命令即可撰写一份销售计划。制定销售计划后销售经理还要召开一个部门会议，进入到“我的会议”项中单击“新建会议”进入到新建会议界面，在此输入会议名称、召开人、联系人、召开时间的信息，随后在“参会人员”项中勾选需要参加会议的人员，这样系统会自动向有关人员发出会议通知。
协同功能：协同讨论、对销售情况及时跟踪。
对比传统：能够随时了解产品销售情况。
编者注：能够及时沟通物资信息、交换客户信息、制定营销策略是销售部门要在激烈的市场竞争中胜出所必须做到的，这些都需要高效的团队协作性。协同系统的搭建大大地提高了销售部门的团队竞争力，能让信息交流更及时，让他们制定的销售计划能快速调整以适应市场的需要。