协同办公——学校办公系统搭建方案
办公族
学校办公面临的问题
1.教职工信息量巨大，管理和查询不便。
2.学校内班级多、老师多，课程安排混乱。
3.教学资源种目繁多难以管理。
在中小学里,我们都希望和老师在一起的时间再多些，好向老师学到更多的东西。但是，学校繁琐的工作消耗了老师大量的时间。所以我们根据中、小学的特点，向大家推荐基于“中小学管理信息”系统的协同办公平台，让我们的老师能够在协同办公的帮助下，有更高的工作效率，避免无谓的时间浪费。
搭建前的准备
系统运行环境
“中小学管理信息”系统搭建协同的办公平台，必须配置有Web服务器的局域网。单位的数据库服务器、Web服务器。本系统采用的网络应用模式可以形式多样，涵盖了基层中小学校各项业务的管理功能，并实现各项基础教育信息数据的自动统计、汇总、查询、导出等功能，为学校教育管理信息化提供了整体解决方案。
操作系统要求
服务器安装Windows 2000/XP系统。建议服务器配置为Intel Pentium Ⅲ处理器 Xeon 700以上，512MB或1GB内存，若干个80GB以上或更大的硬盘。
客户端电脑中安装Word、WPS、Excel等工具。
操作系统方面安装有Microsoft Windows95/98、Windows NT/2000（Work Station）、Linux操作系统，配置为CPU：PentiumⅡ350MHz以上，128MB内存，1GB多的剩余硬盘空间。
方案搭建效果
“中小学管理信息”系统包括教职工管理、学生管理、图书管理、总务管理、校长办公、教务管理和系统管理七个子系统。通过该系统可以方便教师、领导之间查询需要的资料。教师也可以通过学生管理界面对学生成绩、家庭情况进行统计。其中包括教职工管理、学生管理两个子系统，在“教职工管理”子系统中我们可以对校内职工的各种情况进行统计，如职务变动、工资住房、业务工作、继续教育、离退休等。在“学生管理”子系统下我们可以将学生入学、 分班、学籍管理、德智体美劳综合素质发展情况均记录在案，并对历届学生毕业后的成长信息进行跟踪，突出素质教育，实现学生各项统计报表的自动统计汇总，将教师从繁重而琐碎的具体事务工作中解放出来。
此外，如果需要使用学校的某些教学仪器，我们可以在“总务管理”界面了解该仪器的情况，如损坏情况、是否被借出，大大的提高我们的工作效率。
协同办公方案举例
在学校办公事务中，以通过协同功能发起和处理很多事件，协同办公是教师和领导之间重要的沟通处理渠道和工作平台。
1． 教职工信息查询更方便
财务室、校长室、教务处等科室为了掌握和向上级汇报一些表格经常输入教职工的人员信息。以前都要到总务处去一一询问进行填写，非常麻烦。在“中小学管理信息”系统中我们可以进入到“教职工管理”子系统的“人事档案”项中实现学校现有教职工的基本人事信息、家庭档案、工作履历等数据的存储管理，并可以查询离开学校的教职工的历史档案（如图1）。在界面右侧是一张“学校职工总表”，此程序以科室对校内职工进行分类，这样我们可以通过各个科室方便地选择相应的职工。选择某个职工后我们可以在右侧列出该职工的基本数据信息。
协同功能：档案跟踪、异动变化、业务管理、考核考察、统计汇总。
对比传统：用快捷方便的计算机管理代替往日的手工操作，可以使教职工管理工作更科学、更严谨，使工作更准确、更高效。
2．自动排课更胜一筹
学校每个新学期开学，教务处都要对课程表进行编排。教务处在收集了各个教师的任课情况后，在“系统设置”中设置学校开设的年级、班级及开设课程，按照课程的重要程度设置“排课优先级”。然后在“排课管理”中设置课程优先级，系统将优先编排课程优先级高的课程。
在“排课管理”菜单下的“教学任务表”中为各年级各班级的所有开设课程设置任课教师。最后在“排课管理”菜单下的“自动排课表”中执行“排课”操作。在“排课管理”项中完成课程编排的自动化处理，由“班级课程表”派生出“教师课表”和“总课程表”，用户可以查看和浏览各种形式的课程表；同时，自动生成的课程表还可由人工加以调整(如图2)。
协同功能：管理统一、查看方便
对比传统：从繁重的教务工作中解脱出来，让课表安排更合理，并可随时调整教师的任课情况，提高工作进度。
3． 试卷提取更方便
在“中小学管理信息”系统中提供了一个试卷库，存储了大量的试题，并且分学科年级进行保存。由于现在教材处于一个大幅度的变化过程当中，而且更新的周期越来越快，所以我们也在利用网络不断地更新我们的试题内容，确保试题库内容可以随教材的变化不断升级。此外在“试题与组卷”项每个教师可以将自己试卷内容或有研讨性的试题录入该试题库，录入试卷时在“题库维护”中直接输入试题内容即可。对于含有表格、公式、图形试卷我们可以利用WPS或Word等应用程序生成后再复制过来，随后单击“增加”按钮即可。
以后每个教师都可以在该试题库中提取需要的试题，并且将提取的试题进行编排来生成试卷。导出试题时，首先启动Word文档，系统给出运行提示信息后，自动打开试卷生成模板并将该模板置为活动窗口，随后单击运行提示信息中的“确定”按钮，即可将抽取的试题及答案 导出到试卷生成模板中。这样我们就可以在Word文档中对提取的试卷进行编辑了。
协同功能：考试管理、实验教学、资源共享。
对比传统：据现行教材建立了全面、完善且科学的试题库，并可以随教材的变化同步更新，很好地满足了学校教学工作安排、学生学习和考试、教师教学研究等多方面的需求。