协同办公——编辑部搭建方案
办公族
编辑部办公面临的问题
1.主编不能及转交出现问题稿件给编辑。
2.文档编辑、管理工作效率低下。
3.任务跟踪不便，上级不能及时了解到所安排的任务执行情况。
协同办公是提高工作效率的有效手段。本期我们根据编辑部的办公需求向大家推荐基于“用友致远办公通”办公平台的编辑部协同办公搭建方案。
系统运行环境
“用友致远办公通”协同的办公平台必须搭建在配置有Web服务器的局域网中。单位的数据库服务器、Web服务器和应用服务器应尽量连接在高速网络中（如单位主干网中）。本系统采用的网络应用模式可以形式多样，一般建议以星形网络结果为主。
操作系统要求
服务器安装Windows 2000/XP系统即可。建议服务器配置为Intel Pentium III处理器 Xeon 700以上，512MB或1GB内存，若干30GB以上硬盘，还可用磁带机进行数据备份。
客户端电脑中安装Word、WPS、Excel等工具。操作系统方面安装有Microsoft Window95/98、Windows NT/2000（Work Station）、Linux操作系统，配置为CPU：PII350MHz以上，128MB内存，1GB多余硬盘空间即可。
事务跟踪、会议记录胜人一筹
图1是“用友致远办公通”的用户界面。我们可以看到系统模板设置、流程规则设置、公文格式设置、协同格式设置、讨论区专题设置、公共资源设置、短信通知设置、邮件设置。界面亲和度高，功能面板直观简洁。
“用友致远办公通”里面有两个相比于其他协同办公平台对于编辑部的办公需求很有优势的功能，它们分别是事务跟踪处理功能和会议记录功能。事务跟踪处理功能让一个事务的发出者能够随时了解到事务接受者的执行进度和意见反馈，强大的关联系统让上级能够观察到事务处理中人员的关联情况，以便及时对计划进行修改和对人员进行管理。会议记录功能记录用户在协同平台上举行的每一次会议内容，并根据员工的会议发言，自动生成个人会议资料，方便会后查询。
协同办公方案举例
在编辑部的日常办公事务中，很多事务都可以通过协同功能发起和处理，
协同办公是各编辑、领导之间的主要沟通渠道和良好工作平台。
良好控制专题任务
主编拟定一个专题，需要指定给几个编辑共同完成。这时主编可以以发起者的身份在“用友致远办公通”系统的“新建/待发”界面中发起一个协同事件诉求，随后主编可以对该文档提出内容、格式等要求。发送给需要接收处理该文档的编辑。发送完成后，主编可以在已发事项中跟踪每一个编辑的处理状态和结果，及时催办和掌控文档编辑信息(图2)。编辑接受任务后，能够通过协同办公平台和所有参与的编辑交换意见和确定计划。
协同功能：事务跟踪、协同讨论、公共资源。
对比传统：随时了解、控制任务执行情况和每个人员的工作进度。
远程工作及时有效
编辑部派出的记者在外地可以方便地通过浏览器登录协同办公平台，及时地传回资料和采访文稿，并通过平台获知上级指派的下一步任务。上级领导点开写有记者名字的关联菜单后，可以查看该记者的待办事务和已完成事务，及时了解记者的工作情况，并能够对记者的下一步工作进行指示，而且可以直观地了解到，和该名记者协同工作的人员。协同办公帮助外地工作人员及时地了解编辑部下达的任务，让上级领导能随时了解到下级员工的工作情况和进度，确保了工作的及时性和连贯性。
协同功能：远程登录、任务关联、事务跟踪。
对比传统：外地工作远程控制，事务处理及时有效。
详实记录会议讨论
编辑部里经常需要开会来计划下一步工作安排。当主编下达一个开会“讨论任务”后，编辑通过协同办公平台的“讨论专区”，对所讨论事务发表意见。领导可以看到所有人发表的意见，并且每个人的发言都会作为资料保存。会议上的所有发言将被保存为会议记录并详细分类，会后需要查看时可以轻松地查询到每个人的所有发言。协同办公满足了会议的讨论和总结需求，并能够很好地完成会议的记录工作，让会议记录和查询工作变得更轻松。
协同功能：会议记录、公共资源、个人文件。
对比传统：会议记录详实，查询、总结方便。
在协同办公中，每个编辑还可以根据自己的信息归集方式建立完全符合个人需要的档案夹结构，个性化的档案夹犹如自己的文件柜，配合多种条件的搜索器可以帮助每一个使用者快速地查找到目标信息(如图3)。
