协同办公——办公领域新方案
办公族
一、何谓协同办公
协同，在一定程度上实现了人与人之间信息沟通的协同。这其实并不是一个新名词，如早期的电子商务那样，其实就是一种B2B或B2C之间交易的协同。但现在，协同已经被提升为一种信息化的思想，一种企业管理的理念。协同办公是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式，通过网络，组织机构内部的人员可跨越时间、地点协同工作。通过办公系统所实施的交换式网络应用，使信息的传递更加快捷和方便，从而极大地扩展了办公手段，实现了办公的高效率。
从办公理念上来说，协同就是为共同的目标而协调各种相关资源，使之优化，进而发挥最大的价值。创新的协同理念在近几年加快了其发展的步伐，正在进入信息化的各个领域。它提供了整合各种信息孤岛和应用孤岛的解决方案，可以让企业把精力集中到自身的核心业务上，有效提升企业的竞争力。
从2002年7月正式宣布进入协同办公软件市场的Oracle到今天的协同办公，协同软件市场日渐“百花齐放”，上百家厂商和包括IBM、微软、Oracle在内的国际巨头都纷纷推出自己的协同办公产品。
二、协同办公源于传统办公
协同办公源自传统办公，但又完全摆脱了原有的局限，并凸现出不同于传统办公的应用和更高层面的价值。
传统的办公模式都是相互割裂的，往往存在着企业沟通不畅、信息无法及时获取、管理效率低下、资源和资源之间相互分割难以统一管理和协调的现状。企业的信息往往关注单个或局部资源的管理，相互之间很少能够紧密协调起来，形成了“信息孤岛”、“应用孤岛”和“资源孤岛”三大难题共存的局面。在人与人、部门与部门、企业与企业的沟通和协作愈发凸现重要性的时候，企业更需要打破各种沟通和管理的屏障。
传统办公由于采取了C/S模式只适用于局域网。而随着互联网的飞速发展，移动办公和分布式办公越来越普及，这就需要我们的系统具有扩展性。 传统办公方案对网络中的远程办公和移动办公带来很大的局限性，难以满足企业“协同管理”的需求。因此协同理念和协同应用应该更多地被纳入办公中，使它可以对企业各种分散存在或被分隔的资源进行整合，从而让企业的管理真正提升到一个新的层面。
由于C/S框架模式越来越不适应当前用户的需要，在以Internet为基础的办公模式下，B/S模式将企业的一些文档、信息进行了电子化，并在工作流管理上有所增强，并给企业带来更多的价值。这样传统的办公模式将慢慢演变为B/S模式。
三、协同办公的优势
随着互联网的日益发展和企事业用户的需求，协同办公又给我们带来哪些好处呢？
1.操作方便
在C/S模式下客户端须要安装专用的客户端软件，首先涉及安装的工作量，其次任何一台电脑出问题，如病毒、硬件损坏，都需要进行安装或维护。特别是在有很多分部或专卖店的情况下，那就不是工作量的问题，而是路程的问题。还有，系统软件升级时，每一台客户机需要重新安装，其维护和升级成本非常高。
与传统办公相比，协同办公提供了更多的好处，可以在任何地方进行操作而不用安装任何专门的软件。只要有一台能上网的电脑就能使用，客户端零维护。系统的扩展非常容易，只要能上网，再由系统管理员分配一个用户名和密码，就可以使用了。甚至可以在线申请，通过公司内部的安全认证后，不需要人的参与，系统就可以自动分配给用户一个账号进入系统。
2.协同运作/数据强关联的系统
协同办公模式提供了强大的协同性，可以让不同部门的人员进行协同办公，这样便有效地解决了异地协同办公的需求，能够让不同的人和不同地区的成员在同一时刻为同一个project服务（图1）。
3.最新的软件体系架构
“协同办公”采用全新的软件体系架构——动态功能分布架构，有效地解决了传统软件树状功能结构，加强企业对需求不断变化的应变能力（图2）。在协同软件体系中,企业可以根据自己的需求组合搭建各种应用平台，不同模块的组合可以完成对企业不同阶段功能的需求。这就极大地满足了用户办公的需求。
四、协同办公的前景
协同办公是一个新生市场，前景十分看好。面对中国办公市场，企业用户在软件方面越来越向协同办公系统靠拢。
大型企业用户的投资更加务实，更加注重信息化资源整合，对于高端数据管理、系统的设备管理及基于网格应用的系统管理等软件需求增长；政府职能转变与IT应用相辅相成，电子政务的推进促使政府部门逐渐向“服务政府”、“透明政府”、“效能政府”转变，政府对于信息安全解决方案的需求将迅速放大；中小企业需要适合其业务发展的功能细分、价格适中的解决方案。
协同办公系统“协同化”、“知识化”、“智能化”的特点已经吸引了众多的用户，同时，协同办公系统各厂商也在不断完善自己的产品。随着管理思想和信息技术的发展，我们相信协同办公将越来越体现出它的独特优势。
小知识
传统办公所提供的办公模式为“C/S”（Client/Server）办公模式，使用该模式办公的用户可以通过互联网来访问服务器上的数据。服务器通常采用高性能的PC、工作站或小型机，并采用大型数据库系统，如Oracle、Sybase、Informix或SQL Server。客户端须要安装专用的客户端软件。
“协同办公”所提供 的办公模式为“B/S”（Browser/Server）办公模式，该模式摆脱了“C/S”中所有的局限性，客户机上只要安装一个浏览器，如Netscape Navigator或Internet Explorer，服务器安装Oracle、Sybase、Informix或SQL Server等数据库。浏览器通过Web Server同数据库进行数据交互，方便了数据的传输和共享。