Outlook个人信息全能管理实务
办公天地
现代社会是一个信息驱动、高速发展的社会。我们每天都要面对无穷无尽、纷繁复杂的信息：电子邮件、会议、约会、安排任务进度……作为Office系列组件中个人信息管理与通信的解决方案，Outlook可以助你一臂之力。我们可以用它来取代名片夹、记事本、亲友联系簿、约会备忘录，以帮助你节省时间，提高工作效率。
一、电子邮件高效管理
1.收发电子邮件
(1)不打开邮件预览邮件内容
现在的邮件许多都是垃圾或广告内容，还有一些带有病毒。如果不打开就可以预览到这些邮件的内容，相信能节省许多时间，也可以更好地保证系统的安全。
要实现上述要求，方法很多，你可以根据需要来选择。最简单的方法是直接单击“视图→自动预览”菜单命令。这样，“收件箱”中的所有邮件都会自动显示前三行的内容。如果想取消对已经阅读邮件的预览，可单击“视图→排列方式→当前视图→自定义当前视图”菜单命令。在打开的对话框中单击“其他设置”按钮，在打开的对话框中选中“预览未读项目”选项即可。
(2)追踪已发出的邮件
邮件追踪可让我们知道发送的邮件是否成功或是否已经被收信人阅读。
在Outlook中单击新建邮件窗口工具栏中的“选项”按钮，在打开的“邮件选项”对话框中，选择“请在送达此邮件后给出“送达”回执”和“请在阅读此邮件后给出“已读”、“回执”两个选项。
同时，你还可以在“使答复发送到”框中输入回复发送的邮箱地址。如果没有设置，系统默认为发送邮件的地址。这样就可以完全掌握该邮件的行踪，不用再担心邮件在发送过程中丢失而耽误与朋友联系了。
提示：要实现该功能需要邮件服务商提供Microsoft Exchange Server 服务。
(3)取消系统自动发送邮件功能
单击“工具→选项”菜单命令。在打开的对话框中单击“邮件设置”选项卡。然后取消选择“联机情况下，立即发送”选项。最后单击“确定”按钮即可。
完成设置后，Outlook将不会自动发送邮件，只有单击“发送”按钮后才开始发送。
注意：该方法并不能阻止病毒自动发送邮件。
2.管理电子邮件
(1)为重要邮件创建“搜索文件夹”
在Outlook中，重要邮件由“重要性：高”指示。使用“搜索文件夹”可以收集这些邮件，以便你总是知道哪里可以找到它们。
“搜索文件夹”是一个虚拟文件夹，它包含符合特定搜索条件的邮件项目。Outlook提供三个默认“搜索文件夹”，即“标有后续标志的邮件”、“大邮件”和“未读邮件”。你也可以创建自己的“搜索文件夹”来对接收到的邮件进行排序和收集。删除“搜索文件夹”后，“搜索文件夹”中显示的电子邮件并未删除，因为这些项目不是存储在该文件夹中，而只是在其中进行查看。
单击“文件→新建→搜索文件夹”菜单命令，在打开对话框中“选择搜索文件夹”列表中选择“读取邮件”中的“重要邮件”选项。在“搜索邮件位置”列表中，选择该“搜索文件夹”将要包括的 Outlook 数据文件，然后单击“确定”按钮。同样的方式可根据需要创建多个文件夹。
注意：“搜索文件夹”只适用于一个Microsoft Exchange Server邮箱或个人文件夹文件(.pst)。要搜索多个Outlook数据文件，必须分别为每个数据文件创建一个“搜索文件夹”。
在“收藏夹”窗格中放置每天使用的文件夹。按照能够一次单击即可快速访问的任何顺序确定“收藏夹”窗格中文件夹的优先级。在这里，文件夹甚至不需要按照字母顺序排列。
右键单击要移动的“搜索文件夹”，然后单击“添加到收藏夹”命令即可。如果要从“收藏夹”窗格删除文件夹，请右键单击要删除的文件夹，然后单击快捷菜单中的“从收藏夹删除”。
(2)查找昨天和今天接收的所有邮件
在Outlook收件箱中，如果你使用默认视图(项目按接收时间排序)，那么邮件将在分区中显示，例如，“今天”和“昨天”。但是，只有“收件箱”中的邮件才会这样。当你选择任意一个电子邮件文件夹时，同样如此。只有特定的文件夹才会被分组。使用“搜索文件夹”，你也可以方便地确定电子邮件的接收时间，此外，它们还能在多个文件夹中进行查找。
单击“文件→新建→搜索文件夹”菜单命令，在打开对话框中“选择搜索文件夹”列表中选择“自定义”中“创建自定义搜索文件夹”选项。单击“选择”按钮打开对应对话框，在“名称”框中键入描述要创建的“搜索文件夹”的名称，例如，“昨天和今天收到的所有邮件”。单击“条件”按钮打开对应对话框，在“高级”选项卡中单击“字段”按钮，选择“常用字段→接收时间”选项。在“条件”列表中，选择“不早于”选项，在“值”框中键入“昨天 12:01”。单击“添加到列表”按钮，最后单击“确定”按钮即可。
(3)把所有指定邮件移动到另一个文件夹
你是否厌倦了收件箱被同一人发来的每日报告塞满的情况？谁有时间在收到邮件时把它们全部看过？你就不能把它们自动移动到别处，等有时间了再看吗？这就是“规则”可以帮上忙的时候了。通过使用“规则”，你可以选择让哪些邮件去哪里。
右键单击要创建规则的邮件，然后选择“创建规则”命令，在打开的对话框中选择“将电子邮件移至文件夹”选项。在打开的对话框中单击现有文件夹或单击“新建”创建新的文件夹来存储邮件。
要向规则中添加更多条件、操作或例外，请单击“高级选项”按钮，然后按照规则向导的提示操作。
提示：要在创建规则后立即运行规则，请在规则向导的最后一页中选择“立即对已在folder中的邮件运行此规则”选项。
3.安全处理电子邮件
(1)过滤垃圾邮件
电子邮件是一种廉价而高效的通信方案，正因为它的低廉，所以就有人利用它来大做文章，制造电子垃圾。如果你的邮箱地址不幸被人收集，那么就会源源不绝地接收到大量垃圾邮件。对于垃圾邮件的防范，Outlook给出了完整的过滤方案。
单击“动作→垃圾邮件→垃圾邮件选项”菜单命令，在打开对话框的“选项”选项卡中，可以看到Outlook内置4种垃圾邮件保护级别。根据具体情况，选择垃圾邮件保护级别，单击“确定”按钮。这样，当我们再收到垃圾邮件，就会弹出相应提示框，提示收到了一封垃圾邮件，并将其自动放置在“垃圾邮件”文件夹中。
提示：“无自动筛选”的过滤条件太过宽松，“仅安全列表”又过于严格。所以最常用的是“低”或者“高”两个级别。
另外，Outlook还可以设置“安全发件人”、“安全收件人”和“阻止发件人”列表。设置“安全发件人”和“安全收件人”以后，任何来自列表中地址或域名的电子邮件都不会被视为垃圾邮件。设置“阻止发件人”的效果则刚好相反。
如果你已经确认一封邮件是垃圾邮件，只要在邮件的标题上单击鼠标，选择“垃圾邮件→将发件人添加到“阻止发件人名单””命令，即可将该邮件地址添加到“阻止发件人”选项卡中。
如果要永久删除“阻止发件人”列表中的电子邮件，可单击“动作→垃圾邮件→垃圾邮件选项”菜单命令，在打开对话框的“选项”选项卡中，选中“永久性删除可疑的垃圾邮件，而不是将其移动到“垃圾邮件”文件夹”选项即可。
(2)阻止有危险的邮件信息
很多邮件都包含了HTML信息，由于一些信息不包含在邮件中，在载入过程中需要从网络服务器上下载，这就给系统带来潜在危险，例如，图片信息。垃圾邮件发送人便利用这一点，在邮件中加入“网络信标”的标记，当我们阅读垃圾邮件时，这种“网络信标”就会通知网络服务器，激活该电子邮件地址，于是我们便成为更多垃圾邮件的攻击目标。
默认状态下，Outlook对来自于Internet的HTML邮件增加了信息屏蔽的功能，以增加邮件的安全性，保护用户隐私。
在Outlook中打开一个HTML邮件，在邮件的上方将出现Outlook禁止该邮件中某些图像或其他外部内容的显示。如果你认为邮件中的这些信息不会为你带来危害，希望能够在电子邮件中显示所有的内容，则在邮件的提示区内单击鼠标，选择“下载图片”命令即可，这样，邮件中的信息就可以完全显示了。另外，你也可以选择“更改自动下载设置”命令，在打开的对话框中对Outlook在打开HTML邮件时，是否自动下载和显示图片进行自定义设置。
(3)备份PST文件
Outlook中用于存储数据的文件是PST(Personal Folders File，个人文件夹文件)文件。不管是邮件、联系人信息，还是日历、任务等其他信息，都存储在某个PST文件里。
由于在Windows 2000/XP系统中，PST文件在默认情况下的存储路径是隐藏的，所以请在系统的“文件夹选项”对话框中打开“显示所有文件和文件夹”选项。
在Outlook中单击“文件→新建(或打开)→Outlook数据文件”菜单命令，以新建(或打开)一个PST文件。右击某个PST文件的根目录(每个PST文件下都可含有多级子目录，在这里我们右击最上层的根目录)，选择“为
注意：对PST文件进行操作时，请关闭Outlook。否则，由于PST文件在Outlook运行时会被锁定，从而无法完成操作。
(4)恢复Outlook硬删除的文件
在Outlook中，删除操作有两种方式：硬删除和软删除。软删除是指把预删除的邮件移动到 “已删除邮件”文件夹的操作，在该文件夹被清空之前，你随时都可以恢复。而硬删除是指不把邮件移动到“已删除邮件”文件夹而直接删除的过程。硬删除也发生在远程服务器使用IMAP或者没有“已删除邮件”文件夹而删除邮件的情况下。
不过，在执行硬删除操作之后，你还是可以从Exchange的邮箱里恢复已删除的邮件，只要删除的时间没有超过Exchange服务器设置的“删除保留时间”。这个功能只对那些从“已删除邮件”文件夹中删除的邮件有效，对于直接从“已发送邮件”、“草稿箱”、“发件箱”或者“收件箱”中硬删除的邮件就不起作用了。有没有办法能够让Exchange的“删除保留时间”也对这些文件夹中的邮件也起作用呢？答案是肯定的，你只需要修改一下注册表设置即可。
打开注册表编辑器，展开HKEY_LOCAL_MACHINE\Software\Microsoft\Exchange\Client\Options，然后添加一个名为“DumpsterAlwaysOn”的DWORD键值，并将其值设为1。重新启动Outlook以使更改生效。
二、会议、约会巧安排
会议、约会是我们日常工作中经常需要处理的项目，利用Outlook中的日历便可轻松管理。日历可以记录我们每一天、每一段时间的约会项目，也可以直接在日期表上选择日期，来查看当天的约会项目。
1.创建约会
(1)在日历中输入约会项目
日历是用来管理每天生活作息的最佳工具，而约会项目是最常在日历上登录的事情。
在左边导航窗格中，单击“日历”按钮，选择需要设置约会项目的日期，接着在想要输入信息的时间上双击以打开“XX约会”对话框，在其中输入约会的主题、地点、开始时间、结束时间，并设置是否事先提醒、提醒的信息声音、显示时间状态以及备注等，单击“保存并关闭”按钮即可完成。
约会项目会依照设置显示时间状态的不同，而显示不同的颜色在时间表上。移动光标到约会项目的上下横线上，按住鼠标拖动可调整约会的时间。当约会时间快到时，提醒窗口会依照你所设置的时间出现，提醒你该项约会时间就快要到了。
当约会取消或因其他原因需要将约会删除时，你只需右键单击需要删除的约会，选择“删除”命令即可。
(2)在日历中建立重复周期约会
日历中记录的资料，不外乎例行性约会和非例行约会。许多约会项目每周、每月或每季必须进行一次，可以将这类约会设置为例行约会(或重复周期约会)，这样Outlook会自动产生周期性的约会项目。
双击需要设置的约会项目以打开“XX约会”对话框，在其中输入约会内容。单击“重复周期”按钮，在打开的对话框中设置约会时间的开始与结束，然后设置定期模式(按天、周、月或年)，接着设置重复范围的开始时间、结束时间，单击“确定”按钮。在“XX约会”对话框中，单击“保存并关闭”按钮即可。
(3)邀请与会者
当想要邀请别的联系人来参与约会时，则可以用电子邮件的方式进行。
双击需要设置约会项目的时间，以打开“XX约会”对话框，在其中输入约会内容，然后单击“邀请与会者”按钮，在出现收件人字段后，单击“收件人”按钮，在打开的对话框中双击选择需要邀请的联系人。最后单击“发送”按钮即可。
当你邀请的联系人收到邮件后，他可以利用邮件上的“接受”、“暂定”、“谢绝”、“建议时间”以及“日历”等按钮来回复是否接受邀请，当接受约会且回复后，邮件就会自动从收件箱中消失，并自动在日历中产生此约会项目。
2.安排会议
(1)安排非联机会议
在左边导航窗格中，单击“日历”按钮，单击“动作→安排会议”菜单命令，打开“安排会议”对话框，单击“添加其他人”按钮，单击“添加自通讯簿”选项，在打开的对话框中的“键入名称或直接从列表中选择”框中，输入会议所需的与会者或资源的名称。对于输入的每个名称，请单击“必选”、“可选”或“资源”按钮(“必选”和“可选”与会者将出现在“约会”选项卡上的“收件人”框中，而“资源”则出现在“地点”框中)，最后单击“确定”按钮退出该对话框。
在“安排会议”对话框中单击某个所有与会者都有空闲的时间。可以使用“自动选取下一个”查找所有与会者都空闲的下一段时间。单击“安排会议”按钮打开“XX会议”对话框，在“主题”框中，键入说明，如果未安排房间，请在“地点”框中键入相应地点，如要定期开会，请单击“重复周期”按钮，然后选择定期模式。选择完毕，单击“发送”按钮即可完成会议安排。
如果需要取消你所安排的会议，你只需打开由你组织的会议，单击“动作→取消会议”菜单命令即可。
(2)安排联机会议
单击“文件→新建→会议要求”菜单命令，打开“XX会议”对话框，选中“这是联机会议”选项，然后单击选择列表中的“Microsoft NetMeeting”选项。
在“收件人”框中，键入要与其进行联机会议的人员的姓名；在“主题”框中，键入会议的说明；在“开始时间”和“结束时间”框中输入相应的时间。根据需要设置完成其他选项后单击“发送”按钮即可完成会议安排。
提示：在“联系人”列表中，选择某个联系人，然后单击“动作→使用 NetMeeting 呼叫”菜单命令，可快速启动与联系人的NetMeeting。
(3)将邮件改为会议要求
在左边导航窗格中，将要转换为会议要求的邮件拖动到“日历”按钮。在打开的对话框中单击“邀请与会者”按钮，然后在“收件人”框中输入一个或多个姓名，在“地点”框中，输入地点，在“开始时间”和“结束时间”列表中，单击日期和时间。最后单击“发送”按钮即可。
(4)响应会议要求或通知
当你邀请的联系人收到邮件后，他可以利用邮件上的“接受”、“暂定”、“谢绝”、“提议新时间”以及“检查日历”等按钮来回复是否接受邀请。当接受与会且回复后，邮件就会自动从收件箱中消失，并自动在日历中产生此约会项目。
如果需要建议新的会议时间，你只需单击“建议新时间”按钮，然后在打开的对话框中单击所有与会者都有空闲的时间(可以使用“自动选取下一个”查找下一个所有与会者都有空闲的时间)，单击“建议时间”按钮即可。最后单击“发送”按钮。
当你提出建议时，同时会发送一封默认邮件，内容是说自己要建议新时间，但已暂时接受了会议。你可以更改此默认邮件来说明自己要建议新时间，
你也可以谢绝参加会议。单击“工具→选项→日历选项”菜单命令，然后在打开对话框中的 “建议新的开会时间时使用此响应”列表中单击所需的设置即可。
注意：你也可以为单个会议更改此项设置。在打开的会议要求中，单击“动作→谢绝并建议新时间”或“暂定并建议新时间”菜单命令。
如果在以后更改接受选项，请打开“日历”中的项目，并单击“接受”、“暂定”、“谢绝”或“建议新时间”按钮。对于已谢绝的要求，请检查“已删除邮件”文件夹，或请求组织者为你发送一个新的要求。
三、工作任务我管理
1.任务项目
(1)建立一个任务项目
“任务”窗口可以记录个人各种待完成或例行任务的列表，并可安排他人工作、追踪任务进度等。
在左边导航窗格中，单击“任务”按钮，然后单击工具栏中的“新建”按钮，以打开“XX任务”对话框。在其中输入任务的主题、设置截止日期、开始日期、状态、优先级、完成率，与是否提醒等信息，最后单击“保存并关闭”按钮。
设置任务内容后，“任务”窗口中将显示所设置的任务主题、截止日期等信息。
(2)建立周期性任务
许多任务项目每周、每月或每季必须进行一次，我们可以将这类任务项目设置为周期性的任务。
在左边导航窗格中，单击“任务”按钮，然后单击工具栏中的“新建”按钮，以打开“XX任务”对话框。在其中输入任务主题、优先级、是否提醒等，单击“重复周期”按钮，在打开的对话框中设置定期模式、重复范围，然后单击“确认”按钮返回到“XX任务”对话框，此时会出现任务周期内容的提示，单击“保存并关闭”按钮即可。
建立周期性任务后，只要将该任务设置为完成状态，便会自动产生新的任务项目，而期限会设置为下一个周期的日期，例如，设置定期模式为每周星期二，则会自动产生到日期为下星期二的任务项目。
(3)以颜色来标示任务状态
当任务窗口中有很多项任务时，为了方便区分任务完成与否，我们可以利用颜色来标示任务状态，这样就可以很快地确定任务是否已完成或已过期。
单击“工具→选项”菜单命令，在打开的对话框中单击“首选参数”选项卡，单击“任务选项”按钮，在打开的对话框中的“过期任务的颜色”列表中选择想要应用的颜色，在“已完成任务的颜色”列表中选择想要应用的颜色，单击“确定”按钮即可。
2.电子日记
日记可以用来记录曾经做过的动作，例如，编辑文件或完成某项任务、邮寄信件等，在日记中可留下完整的记录。
(1)设置任务日记的记录项目
利用日记的自动记录功能，以后就可以随时查询哪些事项曾经在何时处理过。刚安装的Outlook，“日记”窗口是空的，必须设置日记的记录项目，在左边导航窗格中，单击“日记”按钮，会出现是否打开日记提示窗口，只要单击“是”按钮，即可打开日记“选项”对话框进行设置。
提示：如果在左边导航窗格中没有出现“日记”按钮，请单击导航窗格底部的“配置”按钮，选择“添加或删除按钮”命令进行添加。
单击“首选参数”选项卡，单击“日记选项”按钮，在打开的对话框中“自动记录”、“记录文件”列表中选择想要自动记录的项目，单击“确定”按钮即可。
(2)检查任务日记的内容
设置任务日记的记录项目后，Outlook就会开始进行记录的任务，只要你进行指定记录的相关任务项目，就会自动被记录到日记中。
利用文本编辑工具创建文档，例如，Word。完成后，在Outlook左边导航窗格中，单击“日记”按钮，就可以看到日记自动在任务发生的时间点上记录已进行的任务，展开项目类型就可以查看记录的文件名与路径。
(3)把日历项目复制到日记中
除了设置为自动记录项目以外，Outlook中的各种任务也可随时复制，将信息记录到日记中。
在左边导航窗格中，单击“日历”按钮，将想要复制的日历项目拖动到“日记”按钮上，打开“XX日记条目”对话框，下方会自动出现日历的项目，你可以在对话框中修改时间等信息，单击“保存并关闭”按钮返回“日记”窗口，就可以看到日记自动在项目的时间点上记录日历项目。
3.便笺
“便笺”是贴纸便笺的电子替代品。使用“便笺”可记下问题、想法、提醒及任何以前要写在贴纸上的事情。
(1)建立便笺项目
在左边导航窗格中，单击“便笺”按钮，然后单击工具栏中的“新建”按钮，打开“便笺”对话框，在其中输入便笺内容，然后单击“关闭”按钮即可。
建立便笺项目后，在便笺窗口中会显示一个便笺图标，只要移动光标在图标上双击，便可打开该便笺对话框，以供阅读、编辑或修改。
(2)查找便笺项目
当便笺项目很多时，往往不容易一下查出所要查看的便笺所在位置，这时可以利用查找的功能来帮忙搜索。
在“便笺”窗口中，单击工具栏中的“查找”按钮，将在“便笺”窗口上方出现相关设置项目，输入想要查找便笺的关键字，单击“立即查找”按钮即开始搜索。
(3)设置便笺类别
分类是管理数据的最佳方法，当便笺数据很多时，将其分类，可以快速找到所需的数据。
选择需要设置类别的便笺项目，单击“编辑→类别”菜单命令，在打开的对话框中，从“可用类别”列表中选择便笺的类别，然后单击“确定”按钮即可。完成后，只要到“便笺”窗口中选择当前视图列表中的“按类别”，就可明确地看出各个不同类别的便笺项目。
四、让Outlook与PC同行
为了能够实现移动办公，我们需要装备笔记本电脑、智能手机、Pocket PC等设备。在种种办公需求中，利用这些移动设备与你PC中的Outlook同步是你需要经常做的工作。
1.笔记本电脑与PC的Outlook同步
为了能让笔记本电脑和电脑中的邮件保持一致，我们以前都是按照相互备份双方邮件的方法进行的。不过这种办法效率不高。为了提高效率，进行Outlook同步无疑是一种好办法。
(1)必备工具
硬件：双绞线或红外线适配器
软件：Easy2sync For Outlook
(2)实现方法
首先确保两台电脑通过双绞线或红外线进行连接，以组成一个小型的局域网。然后可将Easy2sync For Outlook安装在电脑中并启动程序。
在打开的程序主界面中单击“New”按钮，在打开的对话框中单击“Advancde-Mode”选项，然后单击“下一步”按钮继续。
在打开的对话框的输入框后可输入任务名称，单击“Change”链接，则可在出现的对话框中选择任务类型。由于我们打算同步笔记本电脑和PC中的邮件资料，因此可在此处选择“Synchronize Computer 1 with Computer 2”选项，单击“OK”按钮后可返回上一对话框。单击“下一步”按钮继续。
在打开对话框中选中“My default Outlook profile”选项，这表示现在选择了本机中的Outlook。单击“下一步”按钮继续。
在打开的对话框中选择另一台电脑中有关Outlook的数据文件。选择“A PST file,that is (often) stored on another computer”选项，单击“浏览”按钮。由于两台电脑已经处于同一局域网中，因此可在打开的对话框中单击“网上邻居”选项，选择另一台电脑中的PST数据文件即可，最后单击“完成”按钮结束设置。
当以上设置无误完成后，在Easy2sync For Outlook主界面窗口中便可看到添加的同步任务名称。
选中该任务，单击“Synchronize”按钮，即可对两台电脑中的邮件数据进行检测，然后弹出一个数据同步进度条，程序就开始对两台电脑中的邮件数据进行同步更新了。
在完成数据的同步更新后，如果你不打算再次同步更新，可以选择随后出现在对话框中的“Yes,everything's fine. Thank you”选项。否则可选择“Please synchronize again and ask me again”选项继续进行同步操作。
2.智能手机与PC的Outlook同步
由于智能手机小巧且功能强大，因此我们经常利用智能手机中的Outlook邮件客户端收发邮件。但是，因为工作需要，我们要将电脑中的Outlook收件箱中的重要邮件同步到手机上，这样就算是在下班路途中或回家后，你也能利用智能手机处理客户发来的邮件。
提示：下文中所涉及智能手机机型为神达8390，其操作系统为SmartPhone 2003操作系统。
(1)必备工具
硬件：数据连接线或红外线适配器
软件：ActiveSync程序
(2)实现方法
为了实现上述要求，在首次将智能手机与电脑连接前，你必须要保证双方都安装“ActiveSync”程序，通常在智能手机的安装光盘中可以发现它。一般情况下，由于智能手机在出厂时都已经装有该程序，所以我们只要将它安装在电脑上即可。安装方法很简单，在此不作介绍。
通过数据连接线或红外线将智能手机与电脑相连，开启智能手机电源，稍等片刻，便可打开一个“新建合作关系”对话框，选择“标准合作关系”选项，单击“下一步”按钮继续。
由于我们打算让智能手机与相连接电脑中的Outlook数据保持同步，因此可在打开的对话框中选择“与此台计算机同步”选项，单击“下一步”按钮继续。
在打开对话框中选择“是，只与此计算机同步”选项，单击“下一步”按钮，便会出现“选择同步设置”对话框。在该对话框中我们可以通过选中相应的选项去选择打算进行同步的数据类型，如收件箱、联系人、任务等。单击“下一步”按钮继续。
在打开的对话框中单击“完成”按钮，就可以进行同步了。
3.Pocket PC和PC的Outlook同步
总部打来电话，急需一位客户的资料，可你此时正在车上，不可能使用笔记本电脑查找Outlook中的资料。没关系，你已经将电脑中的Outlook数据同步到了Pocket PC上。
(1)必备工具
硬件：数据连接线或红外线适配器
软件：ActiveSync程序
(2)实现方法
安装好ActiveSync程序后，它会提示将Pocket PC和电脑连接起来，连接好后打开Pocket PC，在“新建合作关系”对话框中设置成“标准合作关系”且“只与此计算机进行同步”。
提示：此处只能选择“是，只与此计算机进行同步”选项，如果错选了“不，与两台计算机进行同步”或以前连接时选择了该项，就会因为与多台计算机建立了伙伴关系而无法同步邮件。此时需要在单击“文件→删除合作关系”菜单命令后重新建立。
在“选择同步设置”对话框出现后，按照“智能手机与PC的Outlook同步”中的步骤3操作即可完成连接设置。
连接成功后，Pocket PC和电脑会自动同步，但为了节省Pocket PC的空间，收件箱的默认设置只复制5天内的邮件且仅显示100行内容，不同步附件。如果你的Pocket PC空间够大，或者需要显示完整的邮件内容，则可以在ActiveSync的主界面单击“选项”按钮，在打开的同步选项中设置邮件同步时显示的邮件内容多少和是否包含附件等。