Excel统计快速入门指南

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Excel除了普通的表格录入以外，最精华的部分就是函数和公式在数据统计处理方面的应用了，这对广大办公族来说是重点更是难点。本文将通过生动实例的讲解，介绍简单数据统计处理函数和公式的使用方法与技巧。

一、函数与公式热身

1.认识函数

所谓函数，就是根据某些数据运算需要事先定制好的计算公式。在Excel中共内置了财务函数、日期与时间函数、数学与三角函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等九大类300余种函数。

(1)函数构成

一个具体的函数(例如，MAX函数)通常由3个要素构成：

前导符号：输入函数均以“前导符号”(即通常所说的等号“=”)开始，否则Excel会把输入的内容当作文本处理。

函数名称：函数名称(例如，SUM、COUNT等)用来描述该函数所要执行的操作(通常是该函数名称的英文缩写)。

函数参数：函数处理的对象。参数要全部放在圆括号“()”内(当用到嵌套函数时，需要使用多重括号)。左括号必需紧跟函数名称后面，二者之间不得有空格或其他字符。当一个函数要使用多个参数时，参数之间要用英文逗号(“,”)隔开。

(2)参数类型

可以用作函数参数的数据有很多，主要有以下几种类型：

数值型：普通的阿拉伯数字。

文本型：中、英文或其他文本字符。

逻辑型：仅有TURE(逻辑真)和FALSE(逻辑假)。

引用型：工作表中的单元格(区域)，通常用单元格地址表示(例如，A1:A100)。

数组型：可以由数值、文本、逻辑值构成的一组参数。

表达式型：用一个函数公式可以作为另一个函数的参数(通常称之为函数的嵌套)。

上述各种类型的参数，可以在一个函数中混合使用。但是，所指定的参数都必需为有效参数值。另外，一个函数中具体使用何种参数，有几个参数，由具体的函数所决定。

2.输入函数式

在单元格中输入函数式，通常有两种方法。下面，我们以输入MAX函数式为例，介绍具体的操作过程。

(1)函数向导法

选中需要输入函数式的单元格，单击“插入→函数”菜单命令，打开“插入函数”对话框，选中函数类别(例如，统计)，再选中相应的函数名称(例如，MAX)。单击“确定”按钮启动函数向导。

提示：如果不知道该用什么函数来实现数据的统计处理，可以在打开的“插入函数”对话框中，在“搜索函数”框中输入相应的关键词(例如，最大值)，然后单击“转到”按钮，Excel会提供相关函数供我们选择。

在第一个参数(Number1)框中输入“A1:A100 ”，在第二(Number2)、第三个参数(Number3)框中分别输入“95”、“98”。全部输入完成后，单击“确定”按钮返回即可。

为了准确地输入引用的单元格区域，我们也可采取拖拉的方法来进行输入：单击第一个参数(Number1)右侧的红色按钮，此时上述对话框转变成一个浮动条，用鼠标拖拉选中A1:A100单元格区域，将其填入浮动条框中，然后单击浮动条框右侧的红色按钮，返回上述对话框继续输入后续参数。

(2)直接输入法

如果我们对函数很熟悉，则可直接在相应的单元格中输入函数表达式：=MAX(A1:A100,95,98)，按回车键确认即可。

提示：当我们在编辑栏中单击“=”号，然后单击“名称”栏右侧的下拉按钮，会出现一个函数列表，里面保存了经常(或近期)使用的一些函数，在其中单击需要输入的函数，可以快速启动“函数向导”。

3.单元格的相对(绝对)引用

当我们用单元格(区域)作为函数参数时，其引用方式通常有两种——相对引用和绝对引用。

(1)相对引用

直接输入单元格的地址(例如，A1:A100)，这样输入的地址，当我们采用“填充柄”复制公式时，相应的区域会自动发生改变。

例如，我们在B1单元格中输入公式：=MAX(A1:A100)，当我们用“填充柄”将该公式拖拉复制到B2单元格中时，公式自动修改为：=MAX(A2:A101)。

(2)绝对引用

在输入的单元格地址的行(列)标号前加上“$”符号(例如，$A$1:$A$100)，这样输入的地址，在拖拉复制公式时，其地址不会发生改变。

提示：相对引用和绝对引用可以混合在一个参数中使用，我们通常称之为“混合引用”，例如，＄A1:＄A100、＄A1:A＄100、＄A＄1:A100。

4.函数返回错误的处理办法

在Excel中，因为函数(公式)的输入错误，会引起函数(公式)返回结果错误(例如，#DIV/0、#NAME等)，我们可以用下面的方法分别加以处理：

(1)“#DIV/0”错误

错误原因：在公式中，“除数”引用了空单元格(Excel视其为零值)，或零值单元格，或直接使用了零值等。

处理方法：修改引用的空白单元格，或者在用作除数的单元格中输入不为零的值，或者直接输入不为零的数值。

(2)“#NAME”错误

错误原因：在公式中使用了Excel无法识别的文本，例如，函数名称错误或被删除、函数名称拼写错误、引用文本时没有加引号等。

处理方法：针对具体公式，分析错误的具体原因，然后加以更正。例如，重新指定正确的名称、输入正确的函数名称、添加引号等。

(3)“NULL！”错误

错误原因：使用了不正确的区域运算符或不正确的单元格引用等。例如，要对两个单元格区域求和，输入公式：=SUM(A1:A10 C1:C10)。由于两个参数之间没有使用英文状态下的逗号隔开，而使用了空格，Excel无法进行求和计算，因此，返回该错误提示。

处理方法：检查并更正错误的区域运算符或不正确的单元格引用。

(4)“#NUM！”错误

错误原因：公式或函数中使用了不正确的数字，或者公式返回的结果过大(过小)。例如，在输入开平方的公式(SQRT)时，引用了负值的单元格，即出现此种错误。

处理方法：检查并更正引用的具体无效数值或引用单元格中的无效数值；修改返回结果过大(过小)的公式。

(5)“#REF！”错误

错误原因：公式引用的单元格被删除，且无法自动调整。

处理方法：手动修改公式。

(6)“#VALUE！”错误

错误原因：使用了错误的参数或运算对象类型，或者公式的“自动更正”功能不能更正公式。例如，输入和编辑的是数组公式，没有用Ctrl+Shift+Enter组合键进行确认，仍然用回车键进行确认。

处理方法：更正错误的参数或运算对象，或者重新输入正确的公式并用正确的方法进行确认。

(7)“####”错误

错误原因：日期运算结果为负值，或者公式的返回结果数字较多，而单元格的列宽不够。

处理方法：更正日期运算公式，使其结果为正值，或者调整单元格的列宽。

二、统计实例——求和计数

在Excel内置的300余种函数中，“求和类”与“计数类”函数最为常用、最为实用。下面，我们来探讨这两类函数的具体用法。

1.基本求和

基本求和，通常用到的函数是SUM(Number1, Number2,……Number30)，参数只有并列的Number，最多为30个，可以是直接的数值或引用的包含数值的单元格(区域)。

上图所示的工作簿，是最为常见的学生成绩登记表，如果我们要计算每一位学生的总分，这就要用到求和函数SUM。

启动Excel，打开“学生成绩登记表”，选中J2单元格，输入公式：=SUM(C2:I2)，并按回车键确认，第一位同学的“总分”就计算出来了。

再次选中J2单元格，将鼠标移至该单元格右下角成“细十字线状”时，按住左键向下拖拉至J59单元格(具体终止的位置请根据实际情况确定)中，松开鼠标，即可将上述公式复制到J3至J59单元格中，统计出其他同学的“总分”。

另外，你也可以同时选中C2至J59单元格区域，然后单击“常用”工具栏的“自动求和”按钮，Excel即可将统计每位同学“总分”的计算公式一次性输入到J2至J59单元格中，完成“总分”的统计工作。这种快速输入公式的方法不仅仅适用于“求和”，选中上述区域后，单击“自动求和”按钮旁的下拉箭头，在随后出现的下拉列表中，选择相应的函数，即可实现快速统计的目的。

提示：上述“细十字线状态”，我们通常称之为“填充柄”状态，是拖拉复制单元格内容的最快捷方法。

2.单条件求和

在众多数据中，统计出指定某个条件的数据和，这就要用到单条件求和函数SUMIF(range,criteria,sum_range)。其参数有三：Range是用于条件判断的单元格区域；Criteria是指定的条件，其形式可以为数字、表达式或文本；Sumrange是需要求和的实际单元格(区域)。

上图所示的工作簿是一个家庭的支出流水账记录，现在我们来统计各类(例如，基本生活)支出金额：

选中G62单元格，输入公式：=SUMIF($E$3:$E$61,E62,$G$3:$G$61)，统计出“基本生活”类支出金额。然后用“填充柄”将上述公式拖拉填充到G63至G71单元格中，统计出其他类支出情况。

3.多条件求和

在众多数据中，统计出指定多个条件的数据和，这就要用到多条件求和方法，在Excel中通常有两种方法可以实现多条件求和。

下图所示的工作簿，是工作中经常用到的一种登记表，现在我们来统计“资质等级”为“一级”且“类型”为“商品住宅”的工程建筑面积和工程造价。

(1)条件求和向导

第一次使用条件求和向导，需要加载这一功能。将Office安装盘放入光驱中，单击“工具→加载宏”菜单命令，打开“加载宏”对话框，选中“条件求和向导”选项，单击“确定”按钮返回，Excel会自动加载这一功能。

选中E1:G205单元格，单击“工具→向导→条件求和”菜单命令，打开“条件求和向导-4步骤之1”对话框。单击“下一步”按钮。

在出现的对话框中将“条件列”、“运算符”、“比较值”分别设置为“资质等级”、“=”、“一级”，然后单击“添加条件”按钮。按照同样的方式，添加一个条件(“类型”=“商品住宅”)。单击“下一步”按钮。

在出现的对话框中根据需要选择相应的选项(通常可用其默认选项)。单击“下一步”按钮。

在出现的对话框中输入用于保存结果的单元格(例如，G206)，单击“完成”按钮，符合要求的汇总数据及公式被保存到相应的单元格中。

(2)数组公式

选中G206单元格，输入公式：=SUM(IF($E$2:$E$205=“一级”,IF($F$2:$F$205=“商品住宅”,$G$2:$G$205,0),0))，或者=SUM(($E$2:$E$205=“一级”)*($F$2:$F$205=“商品住宅”)*(G2:G205))，输入完成后，不要按回车键确认，而用Ctrl+Shift+Enter组合键进行确认。

提示：这里输入的是一种数组公式，用Ctrl+Shift+Enter组合键进行数组公式确认后，在公式两端出现了一对大括号({})，这就是数组公式标志(这对大括号不能用键盘直接输入)。

4.基本计数

基本计数，通常要用到COUNT(Value1,Value2……Value30)

和COUNTA(Value1,Value2……Value30)两个函数，前者用于统计参数中包含数字的个数，后者用于统计参数中所有非空参数的个数。

上图所示的工作簿，是一份员工基本情况登记表，我们要统计一下总人数，并将结果保存在C117单元格中。

选中C117单元格，输入公式：=COUNTA(C2:C116)，确认即可。

提示：如果参与计数对象的单元格区域中保存的是数值格式的数字，可以用=COUNT(C2:C116)公式进行计数(此时，如果其中含有文本格式的数据单元格，Excel视其为“0”)。

5.单条件计数

在众多数据中，统计出指定某个条件的数据数目，这就要用到单条件计数函数COUNTIF(range,criteria)，其参数有二：Range需要统计的数据单元格区域；Criteria指定的条件，其形式可以为数字、表达式或文本。

对于员工基本情况登记表，我们来统计学历为“中专”的人数，并将结果保存在E117单元格中。

选中E117单元格，输入公式：=COUNTIF(E2:E117,“中专”)，按回车确认，相应的数据即刻被统计出来。

提示：在此函数中，参数可以是数字格式，也可以是非数字格式。如果是数字格式，直接输入，如果是文本格式，需要放在英文状态下的双引号之中。

在进行条件计数时，我们可以使用“通配符”(通常用“*”和“?”表示)来作为模糊条件。在“员工基本情况登记表”中，我们统计“学校专业”中包含“安徽”字符的人数，并将结果保存在F117单元格中：

选中F117单元格，输入公式：=COUNTIF(F2:F116,“*安徽*”)，按回车确认，相应的数据即刻被统计出来。

提示：通配符“*”代表任意字符；1个“？”号代表1个字符。

6.多条件计数

在众多数据中，统计出指定多个条件的数据数目，我们通常用数组公式来实现。在上述“员工基本情况登记表”中，我们来统计“学历”为“中专”，“性别”为“男”的员工人数，并将结果保存在E118单元格中。

选中E118单元格，输入公式：=SUM((C2:C116=“男”)*(E2:E116=“中专”))，输入完成，按Ctrl+Shift+Enter组合键进行确认即可。

三、统计进阶——复杂统计

对于一些复杂的统计工作，如果表格设置得合理，再结合使用一些过渡单元格，即可大大简化统计公式的复杂程序，减轻统计工作量。

1.各年龄段人数的统计

我们仍然以“员工基本情况登记表”为例说明各年龄段人数的统计方法。为了统计上方便，我们对原表进行改造和设置：

在原表的“出生年月”右侧插入一列，用于保存员工的年龄数据。选中E2单元格，输入公式：=DATEDIF(D2,TODAY(),“Y”)，然后用“填充柄”将此公式拖拉复制到E列下面的单元格中，计算出员工的年龄。

提示：DATEDIF函数是Excel中的一个隐藏函数，在“插入函数”对话框中是找不到该函数的，但是，我们却可以直接输入使用。除了上述种格式外，该函数还有另外两种格式，=DATEDIF(D2,TODAY(),“M”)，用于返回两个日期间间隔的月份数；=DATEDIF(D2,TODAY(),“D”)，用于返回两个日期间间隔的天数。

在上述计算式中，TODAY()函数用于返回系统日期，因此，系统日期一定要设置准确。

为了简化后面公式的输入，我们先来定义几个名称：

选中C2至C116单元格区域，然后将光标定位在“编辑栏”左侧的“名称”框中，输入一个名称(例如，性别)，然后按回车确认。

按照上面的操作，将E2:E116、F2:F116分别命名为“年龄”和“学历”。

提示：定义的名称，可以在整个工作簿的所有工作表的公式中使用，而不需要在名称前面添加上工作表的名称(Sheet1、Sheet2等)。同一工作簿中，不能定义两个完全一样的名称，定义的名称也不能与单元格的地址相冲突。

完成了上面两项准备工作后，接下来，我们进入正式统计程序：

切换到统计表中，选中D4单元格，输入公式：=SUM((性别=$A4)*(学历=$B4)*(年龄>=C$3)*(年龄

再次选中D4单元要格，用“填充柄”将上述公式拖拉复制到D4：I5单元格区域中，完成其他数据的统计工作。

提示：第3行就是一个过渡行，有了这一行相应的数据，即可用“填充柄”来进行后续公式的拖拉复制，如果没有这个过渡行的数据，后续公式的输入既麻烦又容易出现错误。

2.统计工资明细数据

公司要求，全年12个月的工资表，要对每一个明细项目进行全年汇总。对于这一要求，用“合并计算”功能最方便。

在“员工基本情况登记表”后插入一个空白工作表，用于保存汇总数据。在空白工作表中，单击“数据→合并计算”菜单命令，打开“合并计算”对话框。在引用位置框中输入：'1'!$B$2:$J$147，并单击“添加”按钮。

提示：上述表达式的含义即是合并计算第一个月工资表('1'!，其中“1”是相应的工作表名称，请根据实际情况调整输入)员工工资数据(＄B＄2:＄J＄147)。

将上述表达式中的数字“1”分别修改为2、3……12，每修改一次，单击一下“添加”按钮。

根据实际情况选中相应选项，然后单击“确定”按钮，所有的明细数据统计完成。

提示：当我们在“合并计算”对话框中，选择了“创建连至源数据的链接”选项后，则统计数据与源数据之间建立起了链接关系，但我们按一下表格左侧某位员工姓名旁的“+”号，即可展开浏览该员工的全年工资明细数据；并且，当我们修改了源数据表中的数据时，汇总表中的数据会随之发生改变。

值得注意的是，如果我们只需要汇总每个项目的明细数据，而不需要链接每个员工的明细工资数据，直接输入公式也可以达到汇总的目的：

插入一张空白表格，并输入员工的姓名和工资表的标题。在C2单元格中输入公式：=SUM('1:12'!C3)，按回车确认。根据工资表的结构和员工人数，用“填充柄”将上述公式复制到右侧及下面的单元格区域中，统计工作完成。

提示：上述公式中“'1:12'”的含义是表示第一个工作表(工作表名称为“1”)至最后一个工作表(工作表名称是“12”)。

3.实际出勤天数的统计

公司规定，加班工资的计算方法是这样的：用当月某个员工的实际工资，除以当月实际出勤天数(扣除双休日和法定节假日的天数)，得出当月第一天加班工资金额。

(1)加载“分析工具库”宏

Excel中有一个内置的函数NETWORKDAYS(start_date,end_date,holidays)，可以计算实际出勤天数。不过，要正确使用这个函数，需要加载“分析工具库”宏。

单击“工具→加载宏”菜单命令，打开“加载宏”对话框，选中“分析工具库”选项，单击“确定”按钮即可加载该宏。

(2)制作年份输入列表

为了方便查询以后多年的实际出勤天数，我们用数据“有效性”来制作一个年份的下拉列表：在Excel新建一个工作表，选中B1单元格，单击“数据→有效性”菜单命令，打开“数据有效性”对话框，单击“允许”下拉按钮，选中“序列”选项，然后在“来源”框中输入序列“2006,2007,……2015”(这里仅制作10年)，单击“确定”按钮返回。

(3)制作出勤天数计算表格

先按照下图所示制作一份表格，然后建立相应的计算公式：

输入法定节日日期。在中国，目前法定节日分别是：1月1日；5月1日、2日、3日；10月1日、2日、3日；春节(具体情况请根据实际调整)。为了防止上述节日日期与双休日重复，我们用函数将其调整为非双休日日期。选中C3单元格，输入公式：=IF(F3=4,DATE($B$1,A3,1+4),IF(F3=5,DATE($B$1,A3,1+3),IF(F3=6,DATE($B$1,A3,1+2),IF(F3=7,DATE($B$1,A3,1+1),DATE($B$1,A3,1)))))。分别选中C7、D7、E7单元格，输入公式：=IF(F7=4,DATE($B$1,A7,1+4),IF(F7=5,DATE($B$1,A7,1+3),IF(F7=6,DATE($B$1,A7,1+2),IF(F7=7,DATE($B$1,A7,1+1),DATE($B$1,A7,1)))))、=C7+1、=D7+1。分别选中C12、D12、E12单元格，输入公式：=IF(F12=4,DATE($B$1,A12,1+4),IF(F12=5,DATE($B$1,A12,1+3),IF(F12=6,DATE($B$1,A12,1+2),IF(F12=7,DATE($B$1,A12,1+1),DATE($B$1,A12,1)))))、=C12+1、=D12+1。

由于春节的日期相对不固定，我们直接用手动输入非双休日的三个日期，如上图中的D3、E3、F3单元格中的日期。

提示：为了上述公式输入的方便，我们增加一个过渡列，并用公式确定1月1日(=WEEKDAY(DATE$B$1,A3,1),2))、5月1日(=WEEKDAY(DATE($B$1,A7,1),2))、10月1日(=WEEKDAY(DATE($B$1,A12,1),2))的星期数。

计算实际出勤天数。选中B3单元格，输入公式：=NETWORKDAYS(DATE($B$1,A3,1),DATE($B$1,A4,0),C3:F3)，并用“填充柄”将此公式复制到B4至B13单元格，再选中B14单元格，输入公式：=NETWORKDAYS(DATE($B$1,A14,1),DATE($B$1,A14,31),C14:F14)，即可计算出当月的实际出勤天数。

提示：如果年份发生变化，我们先调整输入一下当年春节的日期，然后选中B1单元格，按其右侧的下拉按钮，选择到相应的年份，则相应各月的实际出勤天数即可快速计算出来。

4.制作一份电子评分表

时下，各种比赛越来越多，我们用Excel来制作一份电子评份表。

(1)制作评委打分表

新建一个工作簿，分别在A1单元格中输入“选手编号”标题，B1单元格中输入“得分”标题，保存该工作表，在打开的“另存为”对话框中，单击“工具→常规选项”命令，打开“保存选项”对话框，设置好“打开权限密码”后，单击“确定”按钮返回，然后取名(例如，1.xls)保存。

提示：此处只需要设置“打开权限密码”，如果设置了“修改权限密码”，则评委在保存评分时，必需提供密码，反而造成不必要的麻烦。

再次单击“文件→另存为”菜单命令，打开“另存为”对话框，然后按照上面的操作重新设置一个密码，另取一个名称(例如，2.xls)保存。并重复此步的操作，按照评委数目，制作多份工作表(此处为9份)。

(2)制作评分表

新建一个工作簿，根据需要，在A1单元格中输入“选手编号”标题，然后从B1单元格开始依次输入各评委的编号标题，例如，评委1、评委2、评委3……评委9，最后在K1单元格中输入“得分”标题，在L1单元格中输入“名次”标题。

分别选中B2至J2单元格，依次输入公式：=[1.xls]sheet1!B2、=[2.xls]sheet1!B2……=[9.xls]sheet1!B2，用于调用各评委给第一位选手的评分。

提示：请将评委评分表和汇总表保存在同一文件夹内。在确认输入上述公式时，Excel会出现密码输入提示框，输入正确的密码，才能调用相应的数据。

选中K2单元格，输入公式：=(SUM(B2:J2)-MAX(B2:J2)-MIN(B2:J2))/7，用于计算选手的最后平均得分(去掉一个最高分和一个最低分)。选中L2单元格，输入公式：=RANK(K2,$K$2:$K$21)，用于确定选手的名次(此处假定只有20位参赛选手)。同时选中B2至L2单元格区域，用“填充柄”将上将上述公式复制到下面的单元格区域，完成其他选手的成绩统计和名次的排定。最后取名(例如，hz.xls)保存该工作簿。

提示：在保存汇总表的时候，最好设置“打开权限密码”和“修改权限密码”。

(3)使用电子评分表

将上述工作簿文件放在局域网上某台电脑的一个共享文件夹中，供各位评委调用。比赛开始前，将工作簿名称和对应的打开权限密码分别告知不同的评委，然后通过局域网，让每位评委打开各自相应的工作簿(例如，1.xls、2.xls……)文档。某位选手比赛完成后，评委将其成绩输入到相应的单元格中，并要求评委执行保存操作。

整个比赛结束后，主持人只要打开该工作簿，在出现的对话框中单击“更新”按钮，在随后出现的密码确认对话框输入正确的密码，即可浏览和公布比赛结果了。

四、图表化统计数据

如果函数是Excel的丰富内涵，那么图表则是Excel华丽的外表。

1.绘制正弦曲线

利用内置的正弦函数(SIN)和丰富的图表功能，我们在Excel中也可以绘制出复杂的正弦曲线来。

启动Excel，新建一空白工作表。在A1、A2单元格中分别输入数值-360、-330，然后同时选中A1、A2单元格，用“填充柄”拖拉至A25单元格，输入序列-360、-330……330、360。在B1单元格中输入公式：=SIN(A1/180*PI())，并用“填充柄”将此公式复制到B2至B25单元格中。

提示：公式中PI()代表圆周率π。

选中A1至B25数据区域，单击“常用”工具栏上的“图表向导”按钮，启动“图表向导”，进入“图表向导-4步骤之1”对话框，选中“XY散点图”选项组中的“无数据点平滑线散点图”图表类型，单击“完成”按钮返回。

调整一下图表形状，正弦曲线即刻展现在我们的面前。

2.制作数据透视图

制作数据透视表和透视图，用图表来表示数据、用图形来展示数据，让汇总的数据与图表和图形实现互动。此处，我们仍然以前文所述的工程数据表为例，来看看如何制作数据透视图和透视表。

启动Excel，打开相应工作簿文档。选中数据表中任意单元格，单击“数据→数据透视表和数据透视图”菜单命令，打开“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之1”对话框。选中“数据透视图(及数据透视表)”选项，然后单击“下一步”按钮。

在出现的对话框中填入数据区域(例如，$A$1:$J$201)，单击“下一步”按钮。

在出现的对话框中直接单击“完成”按钮，Excel会自动新建两个工作表，一个用于保存“数据透视图”，一个用于保存“数据透视表”，并进入“数据透视图”编辑状态。

将“资质等级”拖动到“页字段”处，将“类型”拖到分类字段处，将“面积平米”或“造价千元”拖到“数据区域”。

提示：如果有多个系列，可以将系列字段，拖到右侧的“系列字段”处。

至此“数据透视图”和“数据透视表”制作完成。

3.使用数据透视图

单击“资质等级”下拉按钮，在随后展开的下拉列表中选中某个选项(例如，一级)，单击“确定”按钮返回，Excel给出“一级”企业的工程项目数量的“数据透视图”。

单击“视图→工具栏→数据透视表”菜单命令，展开“数据透视表”工具栏，选中“计数项：面积平米”图框，单击“字段设置”按钮，打开“数据透视表字段”对话框，选择一种“汇总方式”(例如，求和)，单击“确定”按钮返回，Excel给出“一级”企业的工程面积汇总的“数据透视图”。

经过上面对“数据透视图”相应选项的修改，“数据透视表”同时自动修改。

4.使用数据透视表

切换到“数据透视表”工作表中，按照上面的操作，单击“类型”下拉按钮，在展开的下拉列表中取消不需要显示的选项(例如，只保留“经济住宅”和“商品住宅”)，单击“确定”按钮返回。将“资质等级”设定为“二级”，单击“确定”按钮返回。Excel给出“二级”企业“经济住宅”和“商品住宅”面积汇总“数据透视表”。

同样地，当“数据透视表”相应选项被修改后，“数据透视图”也随之被自动修改。

提示：按照上面“数据透视图”的操作，可以修改“面积平米”项目的汇总方式等(例如，计数、平均值……)。