樱桃好吃树难栽——协同办公系统搭建中的配置问题（2）
局域网·办公
在上期，我们谈到了搭建协同办公系统中的服务器、组织角色配置问题。我们知道，管理员可以通过“系统管理”模块中的“模块管理”功能来针对某一用户开启和关闭某一个功能模块，另外还介绍了如何添加模块管理员。在本期中我们将进一步介绍如何管理各个功能模块以及如何利用这些功能模块进行协作办公。
信息中心：了解企业文化的窗口
一般来说，协同办公系统的信息中心包括了新闻中心、通知公告、论坛、公共信息以及资源中心五大模块。管理员在页面左侧的“功能列表”下拉菜单中选择“信息中心”即可看到这五大模块。那么管理员如何设置这些模块来让其他企业用户更好地了解自己的企业文化呢？
●新闻中心：及时掌握公司内外新闻
在“新闻中心”模块下将会看到“新闻管理”、“新闻工具”及“新闻栏目”三项。非管理员用户是没有“新闻管理”这一项权力的。管理员可以通过“新闻管理”中的“栏目管理”功能来添加、修改或删除栏目(包括次级栏目)，另外还可以为每一个新闻栏目设置管理员。通过“新闻管理”下的“添加主栏目分类”项可以添加主栏目，这时只要在右侧窗口中根据要求分别输入欲增加主栏目的“栏目名称”及“栏目说明”，最后点击“确定”即可。
设置提示：注意别把添加栏目的权限和添加新闻的权限等同，而赋予普通用户添加栏目的权限！
每个企业用户都可通过“新闻工具”下的“提交新闻”来提交所发现的新闻。
对于所提交的新闻只有管理员审核后才能正式发布该新闻，管理员应经常在“新闻管理”栏目下的“栏目管理”中，点击某一新闻的子栏目的链接名称来查看是否有提交的新闻。如果要让该新闻通过审核，那么只要点击“通过审核”即可正式发布新闻(如图1)。
设置提示：审核功能是协同办公系统中新闻模块最不能去掉的功能！
如果企业用户要查看新闻，那么只要打开“新闻栏目”，然后在某一主栏目下选择一个子栏目，这时将会在右侧窗口中列出所有属于该栏目的新闻，点击“标题”下的某一新闻链接，这时便可在打开的窗口中阅读新闻。
●通知公告：及时传达领导命令
管理员在“通知公告”模块中要比其他用户多一个“电子公告管理”的栏目，通过其下的“添加电子公告”，分别设置公告的“主题”及“内容”，最后点击“发表”即可。这时企业用户会在“个人工作区”中的“通告”栏中看到通知，当然也可以在“通知公告”模块下点击“浏览电子公告”来查看通知。
设置提示：设置该功能的时候，应该同时把通知公告设置为最上层的显示栏目。
●论坛：员工畅所欲言的好场所
一般企业用户的“论坛”模块中有“论坛状态”、“论坛工具”及“讨论区”三个栏目。如果是管理员用户，那么将会多一个“论坛管理”栏目。管理员用户可以通过论坛管理功能来修改、删除和添加讨论区。另外还可以为每一个讨论区设置斑竹(论坛管理员)。
设置提示：讨论区的管理员的ID、密码等，一定要和系统管理员区分开！
●公共信息及资源中心：轻松查看你想了解的内容
在“公共信息”模块中可以发布企业的一些规章制度和政策法规等信息，非管理员用户也可以提交一些公共信息，然后经管理审批即可正式发布；另外在资源中心模块中，系统为我们提供电脑网络、生活服务及实用工具等方面大量的实用网址。
个人工具：设置和添加真正属于自己的东西
协作2005系统（以及其他的常见协同办公系统）中的个人工具包括了日程模块、联系人模块及个人工具三大模块，通过个人工具我们可以设置属于用户自己的东西。
●日程模块：让工作生活更有条理
通过日程模块普通企业用户可以对个人日程进行管理，这样将提醒个人在某一段时间里需要做的事情。具体设置和操作方法如下：
在“个人工具”下的“日程”模块中，添加“添加日程”，然后在右侧窗口中的“标题”下输入日程的标题，并在“行程起始时间”下设置行程的具体时间，接着在“内容”下输入行程的具体内容，最后点击“新增”即可(图2)。这时我们便可以通过“日历”及“月历”视图来查看所有的日程。另外在用户“个人工作区”中的“日程”栏下也会看到用户的日程。
●联系人：让沟通变得更容易
在联系人模块中，点击“新建联系人”，这时用户可以在“新建联系人”页面中输入联系人的基本信息、家庭及单位等信息，最后点击“保存”即可。
当联系人添加好后，该联系人将会出现在“联系人清单”中，在此可以查看、修改或删除该联系人的信息。另外，在联系人模块下的企业组织架构中，我们可以查看所有的企业用户。
设置提示：设置该功能后，一定要经常备份数据库。
●个人工具：沟通之余不忘安全
我们知道用户得到了管理员分配的账号后，其用户信息可能填写并不详细，另外用户密码设置也可能过于简单，这时我们可以在“个人工具”模块下的“基本设置”栏里分别通过个人设定和“修改密码”来进行修改。例如选中“修改密码”，这时用户便输入初始密码，然后设置新的密码，最后点击“保存”即可(图3)。
设置提示：初始密码不能一刀切，一定要分类随机分配。一刀切可能导致少数用户恶意修改他人的账户信息，特别是具有管理权限人员的信息。