Windows SharePoint Services办公应用入门
IT商界
随着组网技术日益成熟和硬件成本逐渐下降，很多企事业单位都建立了办公局域网。由于认识不足以及缺乏合适的应用平台，网络协作办公长期停留在“共享文件夹”等低级层次。为了推广Windows Server 2003(以下简称Windows 2003)和Office 2003的应用，微软提供了免费软件Windows SharePoint Services 2.0，它可以在Windows 2003中“安装”一个局域网门户站点，使用户快速构建Office 2003协作办公平台的理想成为现实。
一、安装和配置协作平台
由于Windows SharePoint Services 2.0需要使用Active Directory(活动目录)管理用户，所以Windows 2003必须安装Active Directory，并按常规在Active Directory中建立组织单位和用户。假如用户需要使用类似“http://www.zhyx.net”的域名访问网站，还要在Windows 2003中安装DNS(域名服务器)服务器，否则只能使用IP地址或服务器名称进行访问。使用固定IP地址的小型局域网可以不安装DHCP服务器，大中型局域网最好安装DHCP(动态主机配置协议)以减轻管理工作量。有了这些基础就可以安装和配置Windows SharePoint Services 2.0(以下简称SharePoint，http://download.microsoft.com/download/1/6/7/16781659-4fc9-89ef-0814a91c784c/STSV2.EXE)站点了。
1.安装IIS 6.0
SharePoint需要IIS(Internet信息服务)支持，安装Windows 2003的IIS 6.0是其中的关键步骤之一。
在Windows 2003中点击“开始→所有程序→管理工具→管理您的服务器”菜单项，打开“管理您的服务器”对话框，点击“添加或删除角色”按钮开始“配置您的服务器向导”，点击“下一步”按钮。
在出现的“服务器角色”对话框中选中“应用程序服务器(IIS，ASP.NET)”选项，点击“下一步”按钮，如图1所示。在出现的“应用程序服务器选项”对话框中选中“启用ASP.NET”选项，点击“下一步”按钮。根据提示将Windows 2003安装光盘插入光驱，就可以完成IIS 6.0和ASP.NET的安装。
图1
注意：在“应用程序服务器选项”对话框中，由于“FrontPage Server Extensions(FrontPage服务扩展)”会占用80端口，所以安装IIS 6.0时应将其取消，否则会导致SharePoint安装后无法运行。
如果Windows 2003的IIS 6.0已经安装了“FrontPage Server Extensions”，必须在服务器中将其删除。具体操作方法是：点击“开始→运行”菜单项，在出现的对话框中输入“CMD”命令，回车打开命令提示符窗口。先用“CD\”命令切换到命令提示符窗口的C盘根目录，然后用“cd c:\program files\common files\Microsoft shared\web server extensions\50\bin”进入FrontPage Server Extensions的安装目录，输入“owsadm.exe -o fulluninstall -p 80”命令删除。其中，80代表正在运行 FrontPage Server Extensions的虚拟服务器使用的端口号。
2.安装Windows SharePoint Services
IIS 6.0和ASP.NET安装完毕以后，就可以安装SharePoint了。运行下载得到的安装文件，在出现的“安装类型”对话框中选择“典型安装”选项，就可以把SharePoint网站配置成IIS的默认网站。直接点击“下一步”按钮即开始SharePoint安装。
安装完毕，安装向导将自动完成Windows 2003中的IIS 6.0，以及SharePoint网站配置。配置结束，如果IE自动打开了名为“主页工作组网站”的网页(其名称可以打开主页的“网站设置”功能，在“自定义”下使用“更改网站标题和说明”命令修改)，说明SharePoint安装成功。
3.设置登录方式
由于服务器的Active Directory添加了用户，所以局域网工作站用户已经有了登录名和密码，现在就可以利用这个基础设置用户使用SharePoint网站的权限了。
在Windows 2003中点击“开始→所有程序→管理工具→Internet 信息服务(IIS)管理器”菜单项，在出现的窗口中展开“xxx(本地计算机)”(xxx是服务器名称)下的“网站”分支，右击“默认网站”，选择“属性”命令。打开“默认网站属性”对话框，点击“目录安全性”选项卡，点击“身份验证和访问控制”选项组中的“编辑”按钮，在“身份验证方法”对话框中选中“集成Windows身份验证”选项。此后用户访问SharePoint站点就会使用活动目录中的用户名和密码登录，这样不仅具有较高的安全性，而且同一用户可以使用不同工作站登录SharePoint网站。
注意：由于SharePoint网站用户必须设置不同权限，选中“启用匿名访问”选项，试图像一般网站那样匿名访问是不行，这是SharePoint网站和一般网站不同的地方。
4.用户访问授权
出于管理和安全方面的考虑，SharePoint网站将它的用户分为“读者”、“讨论参与者”、“网站设计者”和“管理员”等4类。
“读者”用户只能查看SharePoint网站，但是不能向网站中添加任何内容；“讨论参与者”用户没有创建列表或文档库等的权限，但是可以向现有列表和文档库添加内容；“网站设计者”用户除了拥有“讨论参与者”的权限以外，还有取消签出、管理列表、添加和自定义网页，以及定义和应用主题、应用样式表等权限；“管理员”除了拥有其他网站用户组的所有权限以外，还有管理网站用户组、管理列表以及创建 SharePoint网站等权限。
在SharePoint网站中为用户授权方法是：在Windows 2003中点击“管理工具→SharePoint管理中心”菜单项，在打开的网页中点击“安全性配置”下的“管理网站用户”链接，即可在打开的网页中添加用户并授权。
首先要在“网站URL”框中输入SharePoint网站的URL，其格式可以是“http://服务器IP地址”或“http://服务器名称”，例如，“http://192.168.0.1”或“http://xjlj”。如果网站在DNS服务器中设置了域名解析，也可以是“http://www.zhyx.net”形式的域名。完成后点击“查看”按钮检索网站的用户组列表，就可以在“新建用户”下输入用户的信息了。
假如，Active Directory的登录域名是“zhyx.local”，用户“李江平”的登录名称是“abc”，则可以在“用户名”框内按照“zhyx.local\abc”的格式输入用户的登录名称。然后在“显示名称”框内输入登录成功后显示在网站中的名称“李江平”。接下来在“电子邮件地址”框内输入用户的局域网电子邮件地址，便于用户使用局域网的电子邮件服务收发通知等。最后打开“网站用户组”下拉列表，从“读者”、“讨论参与者”等4种用户中选择一个，点击“添加用户”按钮完成用户的访问授权。重复上面的操作就可以给Active Directory中需要使用SharePoint网站的用户授权了。
完成上述操作后，用户的工作站只要打开IE输入SharePoint网站的URL，回车就会弹出“连接到xxx”对话框(其中xxx是服务器的IP地址或计算机名称)。我们在其中输入用户在Active Directory(活动目录)中的名称和密码，回车后即可登录SharePoint网站打开首页。
提示：在“SharePoint网站”中添加用户与“SharePoint管理中心”大同小异，你可以参照上面的介绍操作。另外，管理员可以给予某些用户管理SharePoint网站权限，使他们担负SharePoint网站的管理任务。
5.配置电子邮件服务器
电子邮件是SharePoint网站用户相互联系的重要手段，如果Windows 2003服务器安装了自带的SMTP服务或MDaemon Server之类的电子邮件服务器，就可以在SharePoint网站中执行相关配置，从而使SharePoint网站集成通知、事件等功能。
SharePoint网站配置电子邮件服务器的方法很简单，当电子邮件服务器安装并正常运行以后，管理员只须按上面介绍的方法打开“管理中心”主页，点击“服务器配置”下的“配置默认电子邮件服务器设置”链接，在打开的网页中的“出站SMTP服务器：”框中填入SMTP服务器的名称(例如，“xjjs.mail”)，然后在“发件人地址：”和“答复人地址：”框中填入网站管理员的电子邮件地址，点击“确定”按钮保存设置即可。
二、局域网协作Word文档
许多重要文档通常需要多人参与编写，如果采用多个作者分头编写而后整合的办法，不仅后期编辑整理的工作量较大，而且相互之间缺乏沟通也会导致诸多问题。
为此，Office 2003增加了基于SharePoint网站的协作功能，一个用户在共享工作区中建立的文档(Word、Excel和PowerPoint)，不仅能够被其他合作用户打开并编辑，而且可以通过讨论(局域网BBS)和通知等方式进行交流。下面以Word文档的编辑为例，介绍通过SharePoint网站协作文档的方法。
1.建立共享工作区
多个用户协作编辑Word文档时，必须有一个用户建立共享工作区，然后邀请合作伙伴参与文档编辑。该用户只须新建一个有标题的空白文档并存盘，然后点击“工具→共享工作区”菜单命令，即可打开“共享工作区”任务窗格。
如果Office 2003安装和局域网的工作一切正常，在“共享工作区”任务窗格中的“新工作区位置”会自动显示“工作组网站”。你只要点击“创建”按钮，就会弹出对话框要求用户输入登录SharePoint网站的用户名和密码，创建完成后即可将文档保存到SharePoint网站的文档工作区。
此后，用户只要点击“共享工作区”任务窗格上方的“在浏览器中打开网站”链接，就会弹出对话框要求输入SharePoint网站的登录用户名和密码，输入正确就会用IE打开相应主页。
至此，文档共享工作区创建宣告结束，你可以邀请局域网上的合作伙伴协作编辑文档了。
2.添加协作用户
文档的共享工作区创建完毕，还要给参与协作编辑文档的合作用户授权，否则用户登录SharePoint网站以后看不到共享工作区。
假如，我们上面创建了“2004年中期经营业绩报告”主页。点击右侧“成员”栏内的“添加新成员”链接，在打开的网页中按照“域\用户”的格式(例如，“zhyx.local\apple”)，将合作用户添加到“用户”列表中。添加时可以一次添加多个用户，每个用户的名称之间用“；”(半角分号)分隔。然后选中“网站用户组”选项组中的一个或多个选项，给列表中的用户授予访问该主页的权限。点击“下一步”按钮以后网页显示将要添加的用户信息，例如，电子邮件地址、用户名和显示名称等。选中“发送以下电子邮件以通知这些用户他们已被添加”选项，就可以向已经添加的用户发送电子邮件邀请他们参与文档编辑。
提示：就本文实例所涉及的运行环境而言，所添加的用户必须在Active Directory中。如果用户的电子邮件地址已经存入Active Directory，也可以用电子邮件地址代替“域\用户”添加协作用户。
3.打开共享工作区文档
当“2004年中期经营业绩报告”保存到SharePoint网站后，有编辑权限的用户就可以协作编辑文档了。
工作站启动并登录到Windows 2003域，打开IE浏览器，在地址栏中输入服务器IP地址域名，回车后即可打开SharePoint网站的主页。点击页面上方的“文档和列表”链接，就可以在新页面的左侧看到“文档工作区”链接，点击该链接即可在网页的“文档工作区”下面看到文档名称。
点击文档链接打开同名主页，它的“共享文档”下列出了当前可以共享的文档名称，“成员”列表中列出了参与协作文档的用户名称。另外，用户还可以使用“任务”列表分配和管理成员协作编辑文档的任务，使用“链接”列表创建与编辑工作相关的文件或网站的快捷方式，这些功能的使用方法将在后文中详细介绍。
点击文档名称右边的下拉按钮，选择其中的菜单命令可以执行“编辑”、“签出”和“删除”等操作。如果双击“共享文档”下面的文件名，就会使用文件的关联程序打开文档进行编辑。
4.编辑共享工作区文档
位于局域网不同工作站上的用户分别打开文档以后，他们就可以按照本地编辑的习惯撰写文档，编辑过程中点击“保存”按钮即可将文档更新到服务器。如果用户需要更改文档的更新方式，可以点击“共享工作区”任务窗格中的“选项”链接，打开“服务选项”对话框选择需要的选项即可。
由于编辑过程中不同用户可能同时修改文档，此时点击“共享工作区”任务窗格中的“获取更新”按钮，任务窗格中会提示告知“你的更改与以下人员对工作区副本所做的更改有冲突”。点击“文档更新”链接就会在该任务窗格中看到解决该冲突的几种方案：
(1)合并
在任务窗格中点击“合并副本”按钮，Word就会将工作区中的副本合并到当前文档，并且用不同颜色的字体标明不同用户在文档中新增的内容。如果你想知道某段文字是哪个用户添加的，只要将鼠标指向该段文字就会弹出一个黄色的提示框，按照“用户名称、日期、时间、插入的内容”的格式显示相关信息。
如果用户需要将他人增加的某段文字合并到当前文档中，只须右击该文字并选择“接受插入”命令。反之则选择“拒绝插入”命令即可。
(2)打开工作区副本
点击“打开工作区副本”按钮，Word就会在本地打开工作区中的文档副本。此时只要将当前文档和工作区副本“横向平铺”，就可以在上下两个窗口中查看文档的异同，从而利用手工方法选取不同用户的编辑结果，通过复制和粘贴的方法获得文档的最终版本。
(3)替换
在任务窗格中提供了两种替换方法。点击“保留工作区副本”按钮可以用SharePoint网站上的文档替换本地文档，反之则点击“保留我的副本”按钮就用本地文档替换SharePoint网站上的文档。
提示：除了Word以外，Excel和PowerPoint同样可以“共享工作区”，它们通过SharePoint网站协作编辑文档的方法同上。
三、在IE中编辑Excel列表
局域网工作站安装了Excel以后，用户可以使用上面介绍的方法在“共享工作区”协作编辑工作簿。如果工作站没有安装Excel，则可以在SharePoint网站或子网站中创建“列表”，用户使用IE就可以协作编辑“列表”中的数据，实现了工作表的网络远程共享和数据处理。
1.创建列表
打开保存有协作编辑数据的Excel工作表，选中需要发布为“列表”的数据区域。点击“数据→列表→创建列表”菜单命令，打开“创建列表”对话框，其中显示了绝对引用的列表区域。如果需要使用列表中的标题执行筛选等操作，只须选中“列表有标题”选项。如果取消该选项，则创建的列表会自动添加“列1”、“列2”标题。
点击“确定”按钮，所选区域就会变成工作表“自动筛选”的情形。其中区域的末行会显示带有星号的空白行。只要在该行中输入数据，带有星号的空白行及其下方的数据会自动下移，供用户插入任意数量的数据行。
提示：右击将要发布为“列表”的数据区域，选择“创建列表”命令，也可以打开“创建列表”对话框。
2.发布列表
如果上述条件已经具备，我们就可以把Excel列表发布到SharePoint网站，供有权限的用户使用IE之类的浏览器编辑。
在Excel中点击“数据→列表→发布列表”菜单命令，打开“发布到SharePoint网站”对话框。首先在“地址”框中输入存放列表的网站URL(即SharePoint网站地址)。若要将列表链接到SharePoint 网站保存的列表，以便发布列表的用户可以在Excel中刷新列表，请选中“链接到新SharePoint 列表”选项。如果用户需要将列表发布到子网站(例如，“http://192.168.0.1/Excel”)，必须在发布前打开SharePoint网站主页，点击“创建”链接，打开“创建网页”页面，使用其中的“网站和工作区”链接将子网站事先建好。
在“名称”框中输入即将创建的列表名称(例如，“新增养老储蓄”)，并在“说明”框中输入可选的列表描述文字，完成后点击“下一步”按钮继续。程序会让用户检查列表区域中每一列显示的数据类型是否正确，如果列链接的数据类型不正确，可以点击“取消”按钮转换为正确的类型。确认无误后点击“完成”按钮，列表即会发布到SharePoint网站的指定位置，并弹出对话框显示访问列表使用的URL。
提示：如果选择了链接到SharePoint网站，且原来的单元格存放有公式，发布列表过程会删除其中的所有公式，仅保留公式的计算结果。如果发布列表时没有选择链接到SharePoint网站，那么发布后的列表会保留原来的公式，但是发布列表的用户不能在本地使用Excel同步列表。
3.列表的使用
列表发布完成后发布人就可以通知有关人员，后者只须在IE地址栏输入存放列表的网站URL，回车后就会弹出网站的登录对话框，用户只须输入自己的用户名和登录密码，就可以打开网站的主页。如果列表发布人将它发布到了主网站(例如“http://192.168.0.1”)，则只要登录SharePoint网站打开主页，点击“文档和列表”链接就可以在网页的“列表”下看到发布的列表名称，点击需要查看或编辑的列表名称即可打开相应页面，用户使用IE就可以对列表进行编辑了，如图2所示。
图2
(1)增加记录
用户在上述页面中录入记录时，只要在列表区域末尾带星号的空白行内输入数据，带有星号的空白行会自动下移，供用户插入任意数量的数据行。
(2)筛选或排序
我们可以使用IE对列表中的数据进行筛选或排序。假如，需要将图2中的数据按“工作时间”升序排列，可以点击“工作时间”列旁的下拉按钮，选择“升序排列”命令，则列表中的数据就会按照“工作时间”升序排列。
经过排序后的列表还可以进行筛选，如果我们需要把列表中工龄“>20”的数据筛选出来，可以点击“工龄”列旁的下拉按钮，选择“自定义”命令。在出现的对话框中选择“大于”和“20”选项，点击“确定”按钮后即可看到工龄大于20的所有数据。
提示：经过一次筛选的数据可以继续筛选，用户只要按上面介绍的方法打开关键字所在列的下拉菜单，根据需要选择筛选关键字或自定义筛选方式即可。
(3)数据统计
用户可以对列表中的数据进行各种统计，我们只要点击“汇总”按钮，“列表”下方自动就会在含星号的空白行下方添加一个“汇总”行。选中该行中的任意一个单元格，其右侧会显示一个下拉按钮，点击它可以打开一个菜单，其中包含有求和、平均值等8种统计函数。用户只须根据统计需要和单元格上方的数据类型，选择菜单中的合适命令就可以在当前单元格中获得结果。
除此以外，网页右侧还有一个“任务窗格”。其中可以执行“用Excel打印”等多种任务。点击“任务窗格”左侧的“隐藏任务窗格”，可以将其收缩成一个黄色的窄条。
4.协作编辑列表
如果有多个用户使用IE编辑SharePoint 网站上的列表，每个用户都可以像独占工作表那样自由编辑。例如，鼠标指向列表左侧，鼠标的光标变成右向箭头时右击，选择“删除行”等命令就可以删除或添加行。其他参与协作工作的用户要想看到最新的编辑结果，只须点击页面上的“刷新数据”按钮，待服务器检索列表数据结束即可。
如果工作站用户安装了Excel，只要点击右侧“任务窗格”中的“导出并链接到Excel”命令，就可以将当前网页中的列表导出到工作表或工作簿。
对使用Excel发布列表的本地用户来说，他可以使用Excel也可以使用IE参与列表的编辑。假如，他在Excel中修改了数据，只要在Excel中点击“数据→列表→同步列表”菜单命令，即可更新服务器上的列表。当用户不再需要对列表进行协作编辑时，只须断开列表链接就可以保留本地和网站中的列表数据，但是两者之间不再保持同步。其他用户只要点击“刷新数据”命令就可以看到最新的编辑结果。如果发布列表的Excel用户希望使用IE进行查看，只要点击“数据→列表→在服务器上查看列表”菜单命令，就可以像其他用户那样通过IE查看和编辑列表。
如果本地用户想放弃对列表所做的本地修改，并从SharePoint网站下载列表的当前副本，只须点击“数据→列表→放弃更改并刷新”菜单命令即可。
5.解决编辑冲突
假如，有两个或多个用户同时修改列表中某个位置的数据，点击“刷新数据”按钮以后，会弹出对话框提示用户“目前存在待定的更改、或未解决的冲突和错误。是否等待次操作完成”。如果点击“是”按钮就会弹出“解决冲突”对话框。点击“放弃我的更改”按钮会用其他用户的更改替代自己的输入；点击“重试我的更改”按钮就会将自己输入的内容更新到服务器，当前列表会保留自己输入的内容；点击“否”按钮将会在列表中保留已经进行的操作，但是不能解决已经提交到服务器的更改所产生的冲突。
提示：安装Office 2003的过程中，在“请选择应用程序和工具的安装选项”列表的“Office工具”下有一个“Windows SharePoint Services支持”选项，它是安装程序默认安装的项目，如果这一选项被取消，那么上面介绍的协作编辑方法将不能正常使用。
四、协作办公的信息交流
对网上协作办公来说，用户之间充分交流是合作成功的重要条件。如果几个用户正在协作文档“2004年中期经营业绩报告”，他们可以使用SharePoint网站提供的交流手段：
1.分配编辑任务
假如，文档已经保存到SharePoint网站的共享工作区，负责主持编辑的用户可以按上面介绍的方法打开“2004年中期经营业绩报告”页面，点击“任务”下面的“添加新任务”链接，就会看到如图3所示的“2004年中期经营业绩报告任务：新建任务”页面。
图3
假如，他要给网站的合作伙伴分配编辑任务，首先应当在“标题”栏内输入任务的名称，然后根据需要选择“优先级”和“状态”，并输入“百分比”。这里比较重要的内容是选择“分配对象”，即当前任务要分配给哪个合作伙伴完成。只要我们按前面介绍的方法添加了协作用户，只须打开“分配对象”下拉列表就可以看到合作伙伴的名单，从中选择接受编辑任务的用户名称即可。
接下来，需要在“说明”框内输入有关任务的具体内容。由于“说明”框有一个功能较为完善的“格式工具栏”，它能设置“字体”、“字号”和“对齐”等常用格式，还能设置编号、项目符号、文本颜色和背景色等，熟悉Word的用户很容易书写出相当美观的说明。
最后为任务设置开始和截止的日期和时间，日期可以点击按钮打开日历从中选择，时间可以打开下拉列表选择。如果主持编辑的用户要给接受任务者提供资料，可以点击“附加文件”按钮，打开网页选择自己硬盘上的文件，点击“确定”按钮之后即可将其添加到网页中。
以上操作完成后点击“保存并关闭”按钮，就可以关闭该网页并回到“2004年中期经营业绩报告”页面，此时即可看到“任务”的“标题”、“分配对象”和“状态”。其中，“任务”的标题右侧有一个下拉按钮，点击该按钮可以打开下拉菜单，利用其中的命令可以执行查看、编辑和删除任务项目等操作。选择“通知我”命令可以打开“新通知：任务：撰写XXX”网页，只要设置了“通知频率”选项，点击“确定”按钮就可以使用电子邮件将通知发送给任务的分配对象。
当然，文档编辑过程中用户可以修改任务的“状态”，便于其他用户了解编辑进度。在上面的实例中，有权限的用户只要打开“2004年中期经营业绩报告”页面，在“任务”标题右侧的下拉菜单选择“编辑项目”命令，就可以打开相应页面修改任务的“状态”和“完成百分比”。修改结束点击“保存并关闭”按钮，就可以在相应页面中看到任务状态。
2.协作文档讨论
在大型文档的协作编辑过程中，用户难免遇到各式各样的问题。此时可以在SharePoint网站中发起讨论，在“文档工作区”成员的共同参与下获得共识。
如果用户需要围绕《2004年中期经营业绩报告》展开讨论，只须按前面介绍的方法打开“2004年中期经营业绩报告”页面，点击左侧的“一般讨论”链接，即可看到如图4所示的“2004年中期经营业绩报告一般讨论”网页。
图4
点击“新建讨论”按钮，打开“一般讨论：新建讨论”网页。首先在“主题”栏内输入讨论的主题，然后在“文本”框内输入要讨论的详细内容。完成后点击“保存并关闭”按钮，返回到“一般讨论”网页。
此后，文档工作区的其他成员只要打开“2004年中期经营业绩报告”页面，点击左侧的“一般讨论”链接，就可以看到“一般讨论”网页中的讨论主题了，还有“答复”、“张贴者”和“修改时间”的信息。其中，“名称”前面有“+”的“主题”含有“说明”文本，用户只须点击“+”或网页中的“展开/折叠”按钮，就可以看到主题的说明。
工作区成员对讨论主题发表意见有两种方式：
第一种方式称为“答复”。答复某个讨论主题必须打开主题右侧的下拉菜单，选择“答复”命令打开“一般讨论：新建讨论”网页，按上面介绍的方法输入答复的“主题”和“文本”，然后点击“保存并关闭”按钮关闭网页。此后图4所示的“答复”下面就会显示已经答复的数字，而且“主题”下面会以缩进形式显示该“答复”的主题。
第二种方式称为“新建讨论”。此时用户必须点击图4中的“新建讨论”链接打开网页，在其中输入讨论主题和说明以后“保存并关闭”网页，此时就可以在图4中看到与原有主题并列的新主题了。
如果工作区成员对某个主题感兴趣，并且希望在主题被更改后得到通知，可以打开主题右侧的下拉菜单，选择“通知我”命令打开“新通知：一般讨论……”网页。根据需要设置“通知频率”，点击“确定”按钮就可以在主题被更改后，收到工作区网站自动发出的电子邮件，用户不仅可以从邮件中得知主题更改的具体内容，还可以利用其中的链接直接访问自己关心的网页。
用户订阅了网站的通知以后，按上面介绍的方法打开“新通知：一般讨论……”网页，点击“查看我在此网站订阅的通知”链接，就会看到“我的有关此网站的通知”网页，它具有“添加通知”和“删除所选通知”功能。在用户不需要收到某个通知时，只须选中网页中的通知，点击“删除所选通知”按钮。如果用户需要了解网站中“共享文档”等项目的变动情况，点击“添加通知”按钮就可以打开“新建通知”网页。选中要了解的“共享文档”、“联系人”等项目，点击“下一步”按钮就会看到“新通知：xxx……”网页(xxx是项目名称)，用户就可以选择何时发送通知以及通知的频率了。
提示：使用上面介绍的方法很容易在SharePoint网站中建立各种用途的BBS。
3.网上调查研究
对于复杂的大型文档来说，用户还可以通过网上调查搜集资料，了解合作伙伴或用户对某一问题的意见。
如果用户需要围绕《2004年中期经营业绩报告》展开调查，首先按上面介绍的方法打开“2004年中期经营业绩报告”页面，点击左侧的“调查”链接打开“2004年中期经营业绩报告文档和列表”网页，继续点击“创建调查”按钮打开“2004年中期经营业绩报告创建”页面，点击“调查”按钮就可以在“新建调查”网页内为文档创建调查。
首先在“名称”框内输入调查标题(它会显示在网站的调查网页内)，接着在“说明”框内输入有关调查的要求和细节。下面就要选择“导航”内的“是否在‘快速启动’栏上显示此调查”选项，如果希望调查有较多的用户参与，可以选择“是”选项。而“调查选项”则有“是否在调查结果中显示用户名？”和“是否允许多次答复？”选项，我们根据调查的需要做出选择就可以了。以上设置完成后点击“下一步”按钮，就可以打开“《2004年中期经营业绩报告》调查：添加问题”页面。
接下来，需要我们在“问题”框内输入要调查的问题，然后根据问题选择合适的“答案类型”。网页中提供了“单行文本”到“是/否(复选框)”共9种选择。如果选中“多行文本”选项，就需要设置“问题的可选设置”。如果被调查的用户必须回答某个问题，必须选中“此问题是否需要答复”选项中的“是”选项。接着可以设置“要显示的行数”，用户根据回答问题大概需要的字数输入行数即可。
如果我们输入的问题是“你对2004年中期经营业绩满意吗？”就必须选择“此问题的答案类型为：”下面的“选项(要从中选择的菜单)”，然后在“分行键入每个选项：”框内输入若干答案。例如，“满意”、“比较满意”、“不够满意”和“很不满意”。
注意：每个答案必须单独占一行。
接着继续选择显示上述选项使用哪种方式，我们可以选择“下拉菜单”、“单选按钮”和“复选框(允许多重选择)”其中之一。下面就要选择“允许‘填充’选项：”，这里可以根据需要选择“是”或者“否”。如果调查的问题有默认答案，可以选中“默认值”下的“选项”或“计算值”选项，然后在下面的框内输入问题的默认答案。
当这个问题输入和设置完毕以后，点击“下一个问题”按钮重新打开“添加问题”网页继续输入问题，用户只须根据上面的介绍重复操作即可。要调查的问题全部输入完毕，点击“完成”按钮就可以将调查的标题添加到“2004年中期经营业绩报告”页面的“快速启动栏”(即网页左侧的蓝色区域)中。
此后，参与调查的用户只要打开“2004年中期经营业绩报告”页面，就可以在网页左侧的“快速启动栏”的“调查”下看到调查的标题，点击它即可打开以该标题命名的网页。其左侧的“快速启动栏”提供了“请选择视图”和“操作”两大功能，前者可以查看调查的“概述”、“图形摘要”和“所有答复”，后者可以执行“通知我”和“修改调查和问题”两个操作。
点击“答复此问题”链接即可打开网页回答调查问题，回答完毕点击“保存并关闭”按钮就可以返回以调查标题命名的网页。点击“显示答复的图形汇总”链接，就可以看到调查结果。点击“显示所有答复”链接，就可以在网页中显示“查看答复#1”、“查看答复#2”的列表，点击某条答复就可以看到该用户对问题所作的回答。
提示：SharePoint网站“调查”的用途非常广泛，我们很容易设计出用于“民主测评”、“员工招聘”等的“调查问卷”，甚至可以利用“调查”进行决议的表决。
4.发布网上通知
为了通知SharePoint网站用户及时参与协作办公，或者发布单位的某些重要事宜，我们可以在网站上发布通知。“通知”可以在SharePoint网站的主页上发布，也可以在“2004年中期经营业绩报告”主页等处发布。
发布时点击“添加新通知”链接，即可打开名为“通知：新建通知”网页。首先应当在“标题”栏内输入通知的标题，然后在“正文”框内输入有关的具体说明，最后点击“截止日期”框右边的日历按钮，打开日历从中选择调查的截止日期。
如果通知需要附加一个或几个文件，可以点击“附加文件”按钮将文件上传到网站。完成后点击“保存并关闭”按钮，就可以关闭当前网页并将通知放入“添加新通知”的网页。打开网页的用户就可以看到通知的名称、作者和正文了。
5.网上事件设置
“通知”可以使登录SharePoint网站的用户获取信息，要想使某些用户在网络会议召开、文档上传截止时得到通知，可以在相关的网页中设置“事件”。与“通知”一样，“事件”可以在网站的主页上设置，也可以在“2004年中期经营业绩报告主页”等处设置。
点击左侧“快捷工具栏”中的“事件”链接，即可打开“事件”网页。点击“新建事件”按钮打开“事件：新建事件”网页，按照建立“通知”的方法输入“事件”标题，点击日历按钮选择事件的开始时间和结束时间，在“说明”和“地点”框内输入有关“事件”的说明和发生地点，并根据事件的“重复周期”选择“每日”、“每周”等选项。如果事件与网上会议有关，可以选中“工作区”选项，点击“保存并关闭”按钮以后即可开始设置“会议工作区”，以便组织与事件有关的议程、文档、纪要等信息。
保存设置完毕的“事件”以后，回到当初建立“事件”的主页，点击快捷工具栏中的“事件”链接就可以打开相应网页。
快捷工具栏“请选择视图”下的三个链接用来确定网页显示“事件”的方式。无论采用何种查看事件的方式，用户都可以点击事件标题打开网页查看它的详细信息。如果用户在前面设置了与事件有关的会议工作区，点击“工作区”链接就可以进入会议工作区参加有关的网上会议了。
五、召开网上会议
当用户在SharePoint网站中完成报告、决议等文档以后，往往需要召开会议对文档进行讨论，最后形成相关的议案。此时完全可以利用SharePoint网站的“会议工作区”召开网上会议。
1.建立会议工作区
打开网站的主页(例如，“2004年中期经营业绩报告”)，点击“文档和列表”链接打开新网页。假如，当前主页是“2004年中期经营业绩报告”主页，点击左侧的“会议工作区”命令就可以看到名为“2004年中期经营业绩报告网站和工作区”的网页，点击“创建”按钮打开“2004年中期经营业绩报告新建SharePoint网站”页面，开始建立会议工作区。
首先在“标题”栏内输入会议工作区(即网上会议)的名称，在“说明”栏内输入有关会议的简要内容，最后在“URL名称：”框内输入会议工作区的名称(例如，讨论会)，此后只要用户在浏览器的地址栏输入“URL名称：”框前面的部分，然后在“/”后紧跟会议工作区的名称，例如，“http://xjlj/2004年中期经营业绩报告/讨论会”回车就可以直接打开会议工作区。
在这里，我们还需要选择“用户权限”。如果选择“使用与父网站相同的权限”选项，则用户的权限由SharePoint网站和会议工作区网站共享，一般用户不能更改新网站的用户权限，除非用户是SharePoint网站的管理员。如果选择了“使用独有权限”选项，则将访问权限授予某些特殊用户。通常选择“使用与父网站相同的权限”选项，点击“创建”按钮就可以打开“《2004年中期经营业绩报告》讨论会模板选择”网页。
这个网页供用户选择应用于当前网站的模板。每个模板都包含网页、Web 部件、列表、库和其他项目。其中有“基本会议工作区”、“空白会议工作区”和“决议会议工作区”共5个模板，不同的会议工作区模板拥有不同的对象，例如，“决议会议工作区”提供了目标、与会者、议程、文档库、任务和决议。用户根据不同会议的需要在网页中选择好模板，点击“确定”按钮就可以建立会议主页。
2.添加会议人员和文件
在会议主页中添加会议人员是召开网上会议的重要步骤，只有被添加的用户才能登录会议工作区参加网上会议。
首先点击会议主页“与会者”下面的“管理与会者”链接，打开“与会者”网页后点击“添加与会者”按钮，就可以在“与会者：新建与会者”页中完成添加任务。首先在“名称”框内输入与会者的电子邮件地址，然后在“备注”框内输入出席会议的基本要求(例如，“x月x日登录‘http://xjlj/2004年中期经营业绩报告/讨论会’”)，最后打开“响应”和“出席”下拉列表选择合适的选项。
以上操作完成后，点击“保存并关闭”按钮，就可以返回“与会者”网页，再次点击“添加与会者”重复上面的操作，就可以添加其他的与会者了。
在“与会者”网页中点击“与会者”名称右边的下拉按钮，打开菜单选择其中的命令可以执行查看、编辑、删除项目(即“与会者”)和“通知我”的操作，具体方法和前文的有关内容基本相同，这里不再赘述。
如果会议的议程要对文件做出决议，还需要将文件上传到会议工作区，便于参加会议的人员随时打开观看。此时可以点击会议主页“文档库”下面的“添加新文档”链接，就可以在“文档库：上载文档”页中上载文档。完成后会议主页“文档库”的下面就会显示文挡的“类型”、“名称”和“修改者”，参加会议的用户只要点击文件名称就可以在本地打开并查看文档了。
至于会议中的“添加新议程”、“添加新任务”等的操作与上述内容相差无几，这里不再赘述。
3.会议召开和决议
当上面介绍的各项会议准备工作结束以后，参加会议的人员只要登录会议工作区，就可以看到会议主页，查看会议的议程、决议和各种文档。如果某人要在会议上发表意见，可以点击“一般讨论”下的“添加新讨论”链接，就可以按照“协作文档讨论”介绍的方法发表意见，其他用户既可以对这个用户的意见进行“答复”，也可以“新建讨论”发表自己的意见，有关操作和“协作文档讨论”中的介绍完全相同。
在会议讨论结束以后，点击“决议”下的“添加新决议”链接，就可以在“决议：新建决议”网页中建立会议决议。首先在“决议”框内输入决议的名称，然后在“联系人”框内输入联系人的名称或地址等，再打开“状态”下拉列表选择有关决议的性质，例如，“最终”、“待定审批”等。还可以点击“附加文件”按钮，将会议决议的文件附加到决议中。保存并关闭“决议：新建决议”网页以后，参加会议的用户就可以在会议主页中看到决议名称了，点击决议文件的名称就可以打开文件查看。
如果决议需要用网上表决的形式通过，可以打开“修改此工作区”下拉菜单，选择“添加Web部件”命令，然后在列表框中点击“显示所有列表”链接，就可以打开名为“创建网页”的页面。点击“调查”按钮，就可以按照前面介绍的方法创建名为“决议表决”的Web部件。首先在“新建调查”网页的“名称”框内输入“决议表决”，“是否在调查结果中显示用户名？”和“是否允许多次答复？”选项均选择“否”。下一步中只须在网页的“问题”栏内输入“你是否同意《2004年中期经营业绩报告》，同意的打勾，不同意的不打勾”，然后选中“此问题的答案类型为”下面的“是/否(复选框)”，最后打开“默认值”下拉列表选择“是”，点击“完成”按钮就可以将“决议表决”添加到会议主页中。
此时参加会议的用户只要点击会议主页中的“决议表决”链接，就可以打开“《2004年中期经营业绩报告》讨论会决议表决”网页，继续点击“答复此调查”就可以在网页中投票了。其中显示了“你是否同意《2004年中期经营业绩报告》，同意的打勾，不同意的不打勾”，它的下面则是一个复选框，投票时只须选中或取消复选框中的标记，然后点击“保存并关闭”按钮即可。投票结束点击“显示答复的图形汇总”链接，就可以看到决议的表决结果了。
由于这种表决是通过网络进行的，所有用户都有表达自己真实意见的充分自由，其结果的可靠性是不言而喻的。