Word 2003协同办公实用教程
IT商界
网络的迅速普及，导致无纸化协同办公成为可能。Office 2003办公套件将用户协同处理文档放在重要地位，不断增加用于网络或多用户协同办公的功能。为了帮助读者掌握协同办公的基本方法，本文介绍Word 2003协同办公的若干应用。
一、批注与修订协同文档
重要文档的形成过程是非常严谨的。特别是政府公文，从起草到定稿往往需要上下反复多次，要由不同级别的多位领导审阅才能最后成文。为了适应文档审阅的要求，Word提供了相应审阅方法。
1.文字批注插入与编辑
Word提供的第一种审阅方法是：不修改原稿，只对文档提出建议的审阅方式，即批注。多个审阅人可以在文档中加入自己的批注，最后由文档的定稿人一并阅读，综合考虑审阅意见后对公文进行修改并定稿。
Word的文字批注可以采用醒目的批注框(称为“气球”)，它可以显示批注内容、位置等详细信息，比较符合手工批注的阅读习惯。
(1)插入文字批注
打开待审阅的文档，选中需要批注的文字(插入批注后，这部分文字将用括号括起来)，或将光标放在待插入批注的位置(插入批注后，该位置显示“I”)，然后点击“插入→批注”菜单命令，当前页面即会显示一个批注框，审阅文档的用户就可以向其中输入批注了。当某条批注输入完成以后，鼠标点击文档的任意位置，批注框的指示线变为虚线，边框也会变为较细的红色实线。
文档审阅用户重复上述步骤，就可以将自己的全部批注插入文档，最后按常规方法保存文档即可。
(2)查看与编辑文字批注
当用户在文档中插入批注以后，Word的“审阅”工具栏即会自动打开。用户也可以右击工具栏的任意位置，选中“审阅”命令即可将工具栏打开。此后就可以使用其中的按钮对批注进行操作了。
点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮打开下拉菜单，选中“批注”命令就能够看到文档中的所有批注。如果负责定稿的用户需要查看某位用户的批注(或修订)，可以打开“显示”下拉菜单中的“审阅者”子菜单，选中需要查看的审阅者姓名，则文档只显示该用户插入文档的批注。
如果文档有多位参与审阅的用户插入了批注，查看时你只要将“I”形光标放入批注框，即可看到批注人的姓名、批注日期和时间。在查看批注的过程中点击批注框，即可修改批注框中的内容。在公文定稿过程中，用户可以参考批注对文档进行编辑。若某处的批注不再需要，只须右击批注框，选择“删除批注”命令即可将其从文档中删除。
2.修订插入与编辑
多人协同审阅文档的第二种方法是：对内容进行修改，这种方式称之为修订。它与通常使用的修改方法不同，文档定稿人不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而提高公文的审阅效率。
(1)插入修订
打开待审阅的文档，将光标放在需要插入修订的位置，按上面介绍的方法打开“审阅”工具栏，点击“修订”按钮。在当前光标位置输入第一条修订，完成后将光标移到新的修订位置，再次输入第二条修订。全部修订输入完毕以后，点击“修订”按钮退出修订状态，按常规方法保存文档即可。修订后的文字显示为带有下划线的红色字体。
注意：当点击“修订”按钮以后，用户不仅可以向文档插入内容，也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”内，未来的定稿用户可以做出接受或拒绝删除的选择。
(2)编辑修订
编辑修订就是在文档定稿时接受或拒绝修订。由于修订有插入和删除两种情况，所以用户可以选择两种不同的编辑修订方式。
对于插入文档内容的修订，定稿用户只须右击文档中的修订文字，根据需要选择“接受插入”或“拒绝插入”命令即可。
对于删除文档内容的修订，定稿用户只要右击“删除框”，根据需要选择“接受删除”或“拒绝删除”命令即可。
3.审阅过程查看
重要文档往往有很多人参与审阅，定稿者需要逐一查看所有批注和修订，以便深入了解每位审阅人的想法。此时直接从文档中查看批注和修订不太方便，为此Word提供了查看审阅过程的两种方法。
(1)“审阅窗格”查看
“审阅窗格”是显示在文档窗口下面的一个水平窗格，利用它可以查看主文档的修订和批注，页眉和页脚的修订以及文本框修订等内容。
点击“审阅”工具栏中的“显示”按钮，选中其中的“审阅窗格”命令，即可在当前文档窗口下面显示“审阅窗格”。其中灰色长条中的文字标明了文档部位(主文档、页眉和页脚、文本框等)，灰色长条下面的区域则会显示批注或修订的内容，其中包括插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期。如果右击“审阅窗格”中的内容，可以打开快捷菜单执行接受删除、拒绝删除等操作。
提示：使用“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注”和“后一处修订或批注”按钮，也可以快速查看页面中的批注或修订。
(2)在页面视图中查看
文档定稿除了需要查看不同审阅者的批注或修订以外，有时还需要了解不同审阅阶段的进展。为此，在“审阅”工具栏中提供了“显示以审阅”列表，选择其中的命令可以看到各个审阅阶段的具体情况。
打开“显示以审阅”列表选择“显示标记的最终状态”选项，则文档中未删除的批注全部显示，插入修订用带下划线的红色字体显示，已经删除的修订文字则被去掉。这种方式可以查看文档审阅后的情况。
如果选择列表中的“最终状态”选项，则文档中的批注被全部删除，插入的修订文字全部生效(像其他内容那样采用正常字体显示)，删除的修订文字则被全部去掉。这种方式可以查看文档定稿时的效果。
选择列表中的“显示标记的原始状态”选项，曾经插入的批注会全部显示出来(包括已经删除的批注)，插入的修订文字则被全部去掉，已经删除的内容用红色划线文字显示。这种方式可以查看文档审阅的总体情况。
最后，如果负责定稿的用户想查看文档的初稿，可以选择“原始状态”选项，此时文档中的批注和修订全部隐藏，审阅者看到的是未经批注和修订原始文档。
二、比较及合并文档
为了加快文档的起草速度或者集思广益，有时一份文档需要几位作者共同撰写。另外，政府机关和企事业单位的公文往往利用现有材料编写，几份旧材料经过合并和加工即可成文。因此，比较文档异同然后根据需要合并是非常有用的操作。
1.比较合并
比较合并是Word提供的一个重要功能。它可以对合并的两个文件进行比较，然后在新文档中显示源文档和目标文档的异同，最后由用户决定需要保留或删除的内容。
假如，我们需要比较《2003年精神文明建设汇报材料》(源文档)和《2002年精神文明建设汇报材料》(目标文档)，然后决定哪些内容可以合并。首先应当打开《2003年精神文明建设汇报材料》，再点击“工具→比较并合并文档”菜单命令，打开“比较并合并文档”对话框。
根据合并要求选中“精确比较”选项，此后该项右边的按钮显示为“比较”；如果需要比较两个文件中的格式，从而决定是否保留或更改格式，还要将“查找格式”选项选中。
接下来，选中目标文档《2002年精神文明建设汇报材料》，点击对话框中的“比较”按钮，Word就会新建一个文档，将源文档《2003年精神文明建设汇报材料》在页面的正文显示，其中蓝色带有下划线的文字表示源文档与目标文档不同的地方；而目标文档《2002年精神文明建设汇报材料》与源文档的不同之处显示在修订框中。修订框上部有一根带箭头的实线，它指向将要插入《2003年精神文明建设汇报材料》的位置。
这时我们需要选择是否将修订框中的内容插入新文档。如果右击修订框(或带有箭头的实线)，选择“拒绝删除”命令，即可将其中的内容插入新文档(在源文档首行的前面)。如果选择“接受删除”命令，说明不需要把修订框的内容插入新文档，则修订框会自动消失。
当修订框中的内容插入新文档以后，其中来自源文档的文本为蓝色并带有下划线，需要用户做出“接受”或“拒绝”选择。选择的方法仍然是右击蓝色并带有下划线的文本，选择“接受插入”命令，则文本的下划线消失成为默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文件中带有下划线的文字全部消失。
与此同时，如果选中了“比较并合并文档”对话框中的“查找格式”选项，且源文件和目标文件存在格式差异。那么新文档的页面还会显示蓝色的格式修订框，其中的实线箭头指向带有源文档格式的文本区域。右击格式修订框，选择“接受格式修改”命令，则该文本区域就会使用修订框内显示的格式；如果选择“拒绝格式修改”命令，则该文本区域就会使用目标文档的格式。
2.一般合并
如果在“比较并合并文档”对话框中，我们没有选中“精确比较”选项，那么可以选择以下几种合并方法：
(1)合并
该方法的特点是源文档将合并到目标文档的前面，且在目标文档中进行保存的合并。
在源文档窗口中点击“工具→比较并合并文档”菜单命令，在打开的“比较并合并文档”对话框中选中要合并的目标文档名称，点击“合并”按钮。Word就会自动打开目标文档，将源文档的名称和内容放到目标文档的前面，页面中的所有文本均带有红色的下划线。
如果右击带有红色下划线的文本，选择“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成文档默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文档中带有下划线的文字全部消失。此后点击“保存”按钮，就可以将源文档的内容合并到目标文档并保存了。
(2)合并到当前文档
这种合并可以把目标文档合并到当前文档的前面，并且在当前文档中保存合并结果。
按照上面的方法在当前文档中打开“比较并合并文档”对话框，取消选中“精确比较”选项，然后选中要合并的目标文档名称，点击“合并”按钮旁的下拉按钮，选择“合并到当前文档”命令。当前文档的前面就会显示目标文档的内容，这些内容全部带有红色的下划线，你只要按上面介绍的方法选择“接受插入”命令，然后保存当前文档即可将目标文档合并到当前文档。
(3)合并到新文档
这种合并可以把两个文档合并到一个新文档，并且在新文档中保存合并结果。
按照上面的方法在当前文档中打开“比较并合并文档”对话框，取消选中“精确比较”选项，再选中待合并的目标文档名称，点击“合并”按钮旁的下拉按钮，选择“合并到新文档”命令。Word就会自动新建一个文件，将目标文档中的内容放到当前文档内容的前面。
其中的所有文本也有红色的下划线，你只要用鼠标点击带有红色下划线的文本，选择“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文件中带有下划线的文字全部消失。在以上操作完成以后，就可以按照新建文档的方法保存了。
如果上述合并过程中两个文档使用的格式有区别，就会出现比较结果对话框让用户选择保留哪个文档的格式。选择完毕点击“继续合并”按钮，则合并后的文档就会使用所选中的文档格式。
提示：以上3种合并方法的主要区别是合并结果的显示位置不同。第一种方法的合并结果显示在目标文档中，第二种方法的合并结果显示在当前文档中，第三种方法则将合并结果显示在新建文档中。
如果待合并的文档与当前文档的内容相同，则会弹出提示对话框告知“Word未发现这两个文档有何区别”。
3.另存为合并
打开待合并的当前文档，点击“文件→另存为”菜单命令，在打开的对话框中找到目标文档。将“文件名”框中的当前文档名称改为目标文档的名称，点击“保存”按钮就会弹出如图1所示对话框。选中“将更改合并到现有文件”选项，点击“确定”按钮，Word就会打开目标文档将当前文档合并到前者的首行前面。
图1
与前面介绍过的文档合并一样，合并后的所有文本带有红色的下划线，我们仍然需要按前面介绍的方法打开快捷菜单，选择“接受插入”命令就可以去掉下划线完成合并。这种合并方法的特点是当前文档在合并后保持不变，合并结果保存在目标文档中，正好与前面介绍的“合并到当前文档”相反，需要这种效果的用户可以考虑使用。
三、应用文档版本
某些重要文档的定稿往往经历多次修改，其间会产生多个修改稿，最后定稿时也要逐个查看每个修改稿。此时如果将文档的每个修改稿单独保存，不仅会占用了大量的硬盘空间，也会给今后管理和使用文档带来困难。如果利用Word的“版本”功能，将多次修改稿(即多个版本)保存在一个文档中，既可以节省硬盘空间又方便了管理和使用。
1.保存版本
当用户完成文档的第一次修改以后，只须点击“文件→版本”菜单命令，在打开的“版本”对话框中选中“关闭时自动保存版本”选项，点击“关闭”按钮退出，以后每对文档进行一次修改，保存退出后，Word都会自动将本次修改前的版本内容保存一份。
假如，用户需要在编辑过程中及时保存某个修改过的版本，可以按相同方法打开“版本”对话框，点击“现在保存”按钮打开“保存版本”对话框。在其中的“版本备注”下输入有关该版本的注释。例如，修改的指导思想、具体章节以及合作者等，完成后点击“确定”按钮。以后点击“文件→版本”菜单命令打开对话框，即可看到版本的保存日期和时间、保存者以及备注的标题了。
2.管理和使用版本
在文档的多个版本保存为一个文件以后，可以根据需要任意查看或打印其中的某个版本。此时只须打开文档，点击“文件→版本”菜单命令。在打开的对话框中选中需要查阅或打印的版本，点击“打开”按钮，Word就会在原来窗口的下方打开一个新窗口，其标题栏的文件名后面带有“××××-××-××版”字样(即日期)，窗口内部则显示该版本文档的全部内容，用户可以像普通文档那样执行查看和打印等操作。此时只要点击工具栏中的“保存”按钮，就可以把这个版本另外保存为一个独立文档，以后就可以普通文档那样操作了。
如果用户一时记不清所要查看或打印的版本是哪一个，只要选中窗口中的文档版本点击“查看备注”按钮，就可以打开对话框查看备注的内容了。
如果用户可以确定文档的某个版本不再需要，只须打开“版本”对话框选中不需要的版本，点击“删除”按钮打开“确认版本删除”对话框，回答“是”即可将选中的版本删除。
提示：如果文档启用了“关闭时自动保存版本”，那么这样的文档最好不要经常打开，因为每打开(关闭)一次Word就会保存一个版本，从而使文档的容量迅速增加。
需要指出的是，除了Word以外，Office 2003的其他组件(Excel、PowerPoint等)也具有与其相同或相似的功能，所以上面的介绍可供大家使用其他Office 2003组件时参考。而且上述应用没有使用Windows SharePoint Services 2.0之类的网络环境，如果有Windows SharePoint Services 2.0等的更多支持，Office 2003的协同办公应用将会更加丰富多彩。
四、文档编辑限制
对于重要文档来说，其中应用的格式和样式都有一定的标准。在多个用户共同编辑文档的情况下，必须避免用户自行修改文档格式和样式。为了防止用户错误修改文档中的重要内容，Word 2003增加了限制用户编辑区域的功能。
Word 2003的编辑限制功能集中在“保护文档”任务窗格中，你只要点击“工具→保护文档”菜单命令即可打开。
1.格式设置限制
假如，文档的起草者不允许合作伙伴修改文档中的某些格式，可以选中“保护文档”任务窗格中的“限制对选定的样式设置格式”选项，然后点击“设置”链接打开“格式设置限制”对话框。
如果起草者需要允许合作伙伴在文档中使用几种特定格式，应当选中对话框中的“限制对选定的样式设置格式”选项，根据需要选中“当前允许使用的样式”列表中的选项，然后清除不允许使用的选项。如果只允许文档使用很少的几种格式，则可以点击“无”按钮，再选中允许使用的格式即可。
完成以上设置后点击“确定”按钮关闭该对话框，如果当前文档已经应用了不允许使用的格式，则会弹出提示对话框告知“该文档可能包含不允许的格式或样式。你是否希望将其删除。”点击“是”按钮就会删除不允许使用的格式，然后允许使用的格式将会替代它们。此后只要按下面介绍的办法启动强制保护，再打开Word的“样式”下拉列表，可以看到其中仅剩下“当前允许使用的样式”，其他不允许使用的样式已经全部消失。
2.编辑限制
如果某些重要公文只允许授权用户打开或执行添加修订、批注等操作，可以选中“保护文档”任务窗格中的“仅允许在文档中进行此类编辑”选项，然后点击打开下面的下拉列表，从“修订”、“批注”、“填写表单”或“未作任何更改(只读)”选项中进行选择。此后只要启动了“强制保护”，除了发布这个文档的拥有者以外，其他用户只能执行上面指定的某种操作，其余操作全部被禁止。
如果文档拥有者以外的用户需要编辑文档的个别部分，仅仅提供上面提到的4种操作权限是不够的。为了方便不同用户编辑文档的特定内容，Word在“编辑限制”下设置了“例外项”。假如文档拥有者需要一个或几个用户编辑文档的某一部分，可以将文档中的相应区域选中，然后点击“例外项”下的“更多用户”链接。打开“添加用户”对话框，按照“用户1;用户2”、“域\用户名1;域\用户名2”或“E-mail地址1;E-mail地址2”的格式，在对话框中输入允许编辑该区域的用户名称。用户名输入完成后点击“确定”按钮，系统将对用户是否存在进行验证。
提示：如果文档保存在本地的共享文件夹中，验证的范围就是本机的所有用户；如果文档保存在网络共享文件夹中，验证的范围则是可以访问该文件夹的所有用户。
用户验证通过后，被选中的区域就会变成浅灰色，区域两端带有颜色稍深的大括号，这说明该区域除了发布文档的用户以外，只有上述被授权的用户才能编辑。如果你想授予每个打开文档的用户都有编辑特定区域的权限，则只须选中“例外项”下的“每个人”选项即可。
当文档拥有者设置了允许部分编辑的区域以后，还可以执行查找、显示编辑区域，或者删除该用户编辑权限的操作。其方法是选中相应的用户名或“每个人”选项，然后点击下拉按钮打开菜单，就可以执行上面提到的这些操作了。
3.启动强制保护
执行上述限制措施中的一项或两项以后，如果没有启动强制保护，被限制的用户仍然可以取消这些措施。
为此，你必须点击“保护文档”任务窗格中的“是，启动强制保护”按钮，打开“启动强制保护”对话框，选中“密码”选项，在“新密码”和“确认新密码”框内输入保护密码。此后，你在“任务窗格”中设置的所有保护措施即可生效，其他用户只能执行文档发布者指定的操作，“保护文档”任务窗格也会显示有关编辑权限的信息。其中的“有效样式”链接可以打开“样式和格式”任务窗格，使用权限内提供的样式和格式。还可以使用“查找下一个可编辑的区域”和“显示可编辑的所有区域”按钮，以便快速寻找或显示自己有权编辑的区域。
如果设置编辑限制的用户要取消以上保护措施，只须按上面介绍的方法打开“保护文档”任务窗格，点击其中的“停止保护”按钮打开对话框，在其中输入保护密码，点击“确定”按钮后就可以将文档恢复到保护之前的自由编辑状态。
如果“启动强制保护”对话框中的“用户验证”可用，在“信息权限管理(IRM)”的支持下可以加密文档，此时只有文档的授权用户才能解除保护。
五、文档权限保护
Office 2003以前版本的组件编辑文档存在一个弱点，即有权打开文档的用户都能散发、复制和打印文档，这很容易导致敏感信息的扩散，也限制了协同编辑方法的更广泛使用。为此，微软推出了Microsoft数字版权管理(RMS)技术，为用户提供了一种更加安全、高效的信息保护手段。
1.RMS工作原理
作为Microsoft数字版权管理(RMS)技术的一个组成部分，Office 2003采用了名为信息版权管理(Information Rights Management，IRM)的文档保护技术，与传统的文档手段加密不同，它能够更好地阻止文档信息的非法转发、复制和打印等。为方便读者了解IRM实现文档保护的具体过程，这里简单介绍RMS的工作流程。
首先，需要保护的文档由支持版权管理的Word 2003等客户端软件创建，并为之定义相关的版权管理策略。然后客户端软件会向RMS服务器发送一个未签名的发布许可证，在接收到该许可证以后，RMS服务器对它执行数字签名并返回客户端，此后文档作者即可发布该文档了。
文档接收者使用相同的客户端软件打开该文档，该程序会将通过RMS服务器核对当前用户的信息，在确认了用户身份及要求的合法性之后，自动生成用户许可证书，并返回到用户手中，用户即可打开该文档并应用版权限制功能。
2.下载并安装版权管理证书
假设，用户zhangyinxin(zhangyinxin@hotmail.com)利用Word 2003创建了一个文档，并且拥有对该文档的完全控制权。由于工作需要，他将文档发送给用户zhanghj(zhanghj@hotmail.com)，并且该用户只能读取文档，不能进行内容的复制、编辑和打印，并且该文档只在2004年有效。则用户zhangyinxin应当执行以下操作：
在Word 2003中点击“文件→权限→限制权限为”菜单命令，在打开的对话框中点击“是”按钮，即可下载Windows版权管理客户端软件MSDRMClient.msi。该程序是应用版权管理功能的基础，由于Windows中没有内置版权管理功能，因此需要用户自行安装该程序。
下载结束并且安装了版权管理客户端软件以后，打开需要给用户zhanghj的Word文档，点击“文件→权限→限制权限为”菜单命令，则Word会提示用户创建一个版权管理证书。文档的权限与版权管理证书紧密相连，IRM就是通过证书来识别查看对象的。
获得版权管理证书的途径有以下两种：如果局域网服务器提供权限管理服务，那么证书就由该服务器负责签发。微软为此发布了Windows Rights Management Services(http://download.microsoft.com/download/6/3/c/63c0eb49-cec5-4fa4-a7b2-892df8b86705/RMSSetup.exe)软件，将其安装到Windows Server 2003系统中就可以充当权限管理服务器；另一种选择就是使用微软提供的免费测试RMS服务，此时必须从微软获得证书，它基于Microsoft .NET Passport创建，用户可以通过申请Hotmail或MSN邮箱，或者将自己使用的邮箱注册为Passport认证邮箱。
由于后一种方法更容易实施，作为体会IRM应用方法的实例，这里介绍免费测试RMS服务的使用方法：用户zhangyinxin将编辑好的Word文档发给zhanghj之前，点击“文件→权限→限制权限为”菜单命令，Word会自动检测系统是否存在版权管理证书，若没有安装，则会弹出相应对话框让用户试用“信息权限管理服务”。点击“下一项”按钮开始运行“Windows RM账户证书向导”。
向导首先要求用户在对话框中选择是否具有“.NET Passport”，如果选择“是，我有.NET Passport”选项则点击“下一步”按钮，在出现的“.NET Passport登录”对话框输入相应账号登录，成功登录后将弹出“Windows Rights Management”对话框，要求用户输入登录到.NET Passport的电子邮件地址，接着“Windows Rights Management”对话框要求你选择希望下载的证书类型(标准或临时)。选择完毕即开始证书下载，完成后会弹出“成功下载RM账户证书”对话框，点击“完成”按钮即可结束版权管理证书的下载和安装。
3.设置文档管理权限
当版权管理证书下载和安装结束以后，打开或创建需要设置管理权限的文档，点击“文件→权限→不能分发”菜单命令，即可打开“权限”对话框，如图2所示。这里，提供了三大类管理权限以及若干附加选项，它们是“读取”、“更改”和“完全控制”。
图2
“读取”权限说明对方只能读取该文档，但不能对其内容进行编辑、复制和打印；“更改”权限表示对方可以编辑和读取文档的内容，但是不能打印文档。“完全控制”权限没有在该对话框中显示，默认文档创建者才能拥有“完全控制”权限。点击“其他选项”按钮，可以打开相应对话框，如图3所示，其中可以看到拥有完全控制权限用户的.NET Passport电子邮件地址，我们可以在其中设置文档失效期、打印内容等附加权限。
图3
此时用户zhangyinxin就可以给用户zhanghj设置文档管理权限了。首先打开“权限”对话框，选中其中的“限制对此文档的权限”选项，然后在“读取”框中输入用户zhanghj的.NET Passport电子邮件地址“zhanghj@hotmail.com”，由于不需要给予用户zhanghj更改文档的权限，因此“更改”框必须空着。接下来点击“其他选项”按钮，在打开的对话框中选中“此文档的到期日期为”选项，然后设置该文档的到期日期为2004-12-31。如果用户zhanghj没有安装Word 2003，那么无法打开设置了管理权限的文档。这时需要选中“允许使用Office早期版本的用户使用支持信息权限管理的浏览器进行浏览”选项，这样对方就可以通过一个安装了版权管理插件(http://download.microsoft.com/download/8/b/9/8b9509d8-0ee9-438d-9b3e-92efddfb97ca/RMUSetup.exe)的IE浏览器打开该文档。
完成上述操作，用户必须建立与Internet的连接，成功之后，zhangyinxin的认证信息与文档的权限信息将组合成一个“发布许可证”传送到微软的RM服务器，并进行签名操作，完成后该“许可证”将被返回。
提示：Office 2003的其他组件，包括Excel、PowerPoint、Outlook均支持IRM技术。在“发布许可证”传送到微软RM服务器的过程中，用户的文档或相关信息不会保存至RM服务器。
4.查看版权文档
当用户zhanghj获得了具有版权管理的文档以后，需要通过RM服务器的验证确认是否拥有文档查看权限，因此，在打开文档时必须连接到Internet获取RM签发的用户许可证，此后才能使用Word 2003打开该文档。如果用户安装的Word版本较低(Word 2002/2000)，就要把该文档的扩展名修改为.rmh，然后使用安装版权管理插件的IE浏览文档，此时仍然会要求用户到RM服务器进行认证，确认他的权限以后就可以打开浏览了。
六、在线讨论文档
对跨地域的大型企业和政府机构来说，分布在各地的用户协同编辑公文需要充分交流，这是保证文档质量的重要前提。为了适应网络环境下的协同办公需要，Office 2003提供了联机协作功能，使用Windows内置的NetMeeting召开联机会议，实现在线讨论文档、修改文档和视频电话等功能。
1.召开联机会议的方法
召开联机会议既可以使用局域网，也可以使用Internet。根据NetMeeting呼叫参会者的方法，我们可以把联机会议分为以下两类：
(1)召集人使用NetMeeting直接呼叫
这种方法必须知道被叫方的IP地址，而且被叫方的NetMeeting一定要打开，否则被叫方无法回应会议召集人的呼叫。因此会议召开前要用电子邮件或SharePoint网站通知开会时间，会议召集人也要获得每个参会者的IP地址，所以采用这种方法召开联机会议比较麻烦。其优点是开会前不需要安装或寻找目录服务器，无论会议使用局域网还是Internet，只要知道IP地址就可以在约定时间开会。
(2)使用目录服务器
局域网或Interne中的目录服务器提供了LDAP(Lightweight Directory Access Protocol，轻量目录访问协议)服务。当一个用户登录目录服务器之后，其他用户很容易找到他的姓名、电子邮件地址及位置等信息。这种方法的优点是会议召集人不需要知道参会者的IP地址，可以大大减轻联机会议的准备工作负担。
但是这种方式对网络环境有较高要求，联机会议使用的局域网应该安装目录服务器，例如，在MDaemon邮件服务器中安装LDaemon，Windows 2000 Server操作系统安装Site Server ILS服务等。联机会议使用Internet则要寻找向外公开的目录服务器，例如，国内的meeting.sjtu.edu.cn、ils.wzptt.gx.cn，国外的ils.bytebeam.com、Ils.soonet.ca和ils.flashnet.it等。
提示：为了方便用户安排联机会议，在Word中点击“工具→联机协作→安排会议”菜单命令，可以调用Outlook 2003发送联机会议邀请，设置联机会议计划和提醒等。
2.设置NetMeeting
第一次使用NetMeeting只须进行简单配置即可。点击“开始→运行”菜单项，在出现的对话框中输入“CONF”回车即可启动程序配置向导。
点击“下一步”按钮，在出现的对话框中输入用户“个人信息”，其中“姓”、“名”和“电子邮件地址”是必须的。输入完毕，点击“下一步”按钮继续。
在出现的对话框中选择NetMeeting启动时是否登录目录服务器(Internet Location Server)。打算用局域网或Interne目录服务器寻找用户时，最好选中“当NetMeeting启动时是否登录到目录服务器”选项，然后在“服务器名”框内输入服务器名称或地址，例如，meeting.sjtu.edu.cn或202.103.229.45。如果打算用NetMeeting直接呼叫参会用户，必须取消“当NetMeeting启动时是否登录到目录服务器”选项。点击“下一步”按钮继续。
在出现的对话框中选择连接到网络的速度，一般应选择匹配或低于所用连接的速度，NetMeeting会利用该设置选择音频压缩方法。
在后续步骤中将设置并测试扬声器和话筒，如果电脑安装了摄像头同样要进行设置并测试，完成后就可以尝试首次呼叫了。
上述设置结束后将直接启动NetMeeting，此时就可以召开联机会议了。
提示：点击“工具→选项”菜单命令，在出现的对话框中选中“常规”选项卡中的“当Windows启动时，在后台运行NetMeeting”选项，即可随系统启动自动运行NetMeeting。
3.召开联机会议
如果联机会议用直接呼叫与会者IP地址的方法召开，会议召集人只要打开NetMeeting，在“地址”栏中输入要呼叫的IP地址或电脑名称(局域网中)，点击“进行呼叫”按钮，或点击“呼叫→新呼叫”菜单命令，打开“发出呼叫”对话框，点击“使用”下拉列表中的“目录”选项，然后在“到”框中填入被叫方的IP地址或电脑名称，点击“确定”按钮。
如果被叫方的NetMeeting已经运行，他的桌面上就会出现名为“NetMeeting-拨入呼叫”对话框，同时也会响起清脆的电话铃声(音箱打开时)。被叫用户只要点击“接受”按钮，会议召集人的NetMeeting里就会显示被叫方的姓名。此时参加联机会议的用户就可以在自己的电脑屏幕上看见将要讨论的文档，同时也能看到会议召集人修改文档的每一个动作。
提示：会议召集人点击“呼叫→主持会议”菜单命令，就可以在打开的对话框中设置会议名称、密码和拨出、拨入方式，选择只有自己才能启动的会议工具等。
如果联机会议使用的是Internet连接，或者使用者的局域网中安装了目录服务器，并事先为NetMeeting设置了目录服务器。会议召集人只需在Word中点击“工具→联机协作→现在开会”菜单命令，即可打开“找到某人”对话框，该对话框中显示有登录服务器的所有用户列表。
如果用户“姓名”前面带有“摄像头”图标，说明该用户的NetMeeting安装了摄像头；E-mail图标上有红色亮点的用户表示正在被NetMeeting呼叫，暂时不能和会议召集人联系。除了正在被NetMeeting呼叫的用户以外，我们只要选中被叫用户的姓名，点击“呼叫”按钮即可。被叫用户只要点击“NetMeeting-拨入呼叫”对话框中的“接受”按钮，就可以将自己的姓名加入会议召集人的NetMeeting(即会议)。
假如，局域网服务器安装的是Windows 2000 Server，即使局域网中的NetMeeting没有设置目录服务器，只要网络中的目录服务器工作正常，那么在登录局域网过程中会自动检测到目录服务器。此时，在NetMeeting中点击“呼叫→登录xxx：xxx” 菜单命令，就可以登录到目录服务器，“登录xxx：xxx”的格式为“域控制器名称：端口号”，例如，home.zhyx：1002。再次点击“呼叫→目录”菜单命令，同样可以看到“找到某人”对话框。
4.在会议中交流
当联机会议召集人按上述方法逐一呼叫参会用户，得到响应并加入会议以后，用户就会看到名为“联机会议”的工具栏，然后使用它提供的多种方式进行交流。
(1)聊天
它的使用方法和QQ等即时消息工具基本相同。用户点击“联机会议”工具栏中的“显示闲谈窗口”按钮，就可以打开“聊天”对话框。用户可以在“消息”框内输入要交流的信息，然后点击打开“发送给”列表选择接收信息的参会用户姓名，点击“发送”按钮，对方的“聊天”对话框就可以显示接收到的信息。如果发送的信息需要联机会议人员都看到，只须打开“发送给”下拉列表，选择“聊天中的每个人”选项即可。
(2)白板
如果某些问题用“聊天”说不清楚，“白板”是一个很好的补充工具。点击“联机会议”工具栏中的“显示白板”按钮打开类似“画图”的窗口，联机会议参与者可以在其中输入文本和绘制图形等。当某位与会用户在“白板”中绘制图形或输入文字以后，其他与会用户只要打开了“白板”就可以看到这些图形或文字。如果用户需要在多个页面中绘制图形，则可以点击“白板”窗口右下角的“插入新页”按钮以增加页面。此后任何用户点击“白板”窗口右下角的“上一页”或“下一页”按钮，就可以翻看过去的图形或文字了。
(3)文件传输
参加联机会议的用户之间也可以相互传送文件，你只须点击“工具→文件传送”菜单命令，在打开的对话框右上角的下拉列表中选择接收文件的用户名(或“所有人”)，将要传送的文件添加到对话框中，点击“全部发送”按钮即可。
如果网络条件允许，参加会议的用户安装有话筒，以后就可以使用语音交流，如果同时安装了摄像头，还可以在NetMeeting中看到发言者的面孔，从而召开“电话”或“视频”形式的联机会议。