协同办公 事半功倍(中)──Word 2003多用户协同办公
网络通信
“从幕后走到台前”，亲爱的读者朋友们，在本期，化身为“网管小胖”的《电脑报》小编将以“网络·通信”版的小胖、一木和阿飙三位小编通过Word 2003协同办公来共同完成“反黄专题”的稿件修改工作为例，将Word 2003多用户协同办公的方法传授给大家。
准备工作
在上期，小胖已经完成了SharePoint工作组网站的架设。但要想使用Word 2003进行多用户协同办公，只完成SharePoint工作组网站的架设是不够的，还必须在小编的机器中安装Office 2003办公系统。
只有将客户端的Office 2003和Windows 2003服务器端的SharePoint服务紧密结合，才能真正实现Word 2003协同办公。
小胖、一木和阿飙三人的电脑中早就安装了Office 2003，并完成了多用户协同办公的准备工作。Office 2003对客户机没有特别的要求，只要用户的机器硬件配置不是太低，一般的家用电脑或商用电脑都能满足需要。
最好是在Windows 2000/XP/2003系统上安装Office 2003以实现协同办公。Word 2003多用户协同办公是在多人基础上实现的，因此一般要把Office 2003安装到局域网内的客户机中。如果你的SharePoint工作组网站具有公网IP地址，那么任何机器只要能够接入互联网并拥有协同办公的权限，就可以加入协同办公的行列。
提示：微软最新推出的Office 2003办公系统提供了非常强大的功能，它已经从办公应用软件过渡成一款优秀的办公平台。Office 2003所包含的各种组件，不仅可增强团队间的沟通和协作能力，提供更完备的服务，而且还可使用户的业务处理能力得到增强。
三人合力 协同修改
准备工作完成后，小胖打算“小试牛刀”，展示一下Word 2003协同办公的神奇功效。
单机环境下的Word 2003办公，同一个文件的修改每次都是由一个人来完成的，如果文件包含的内容较多，这个人无法完成工作，其他人也帮不上什么忙。这次，小胖打算集三人之力(也可更多人参与)共同完成这个专题任务，减轻同事的工作负担，提高工作效率。
提示：Word 2003协同办公对用户的数量没有限制，只要这些用户拥有合法的办公账号和相应的访问权限即可。
小胖将作者撰写的“反黄专题”划分成三部分，分别由自己、一木和阿飙各自修改其中的一部分。这样一篇文章的修改工作就由三位小编承担，并且大家是并行工作的，互不干扰，也不需要最后汇总，而且每个编辑修改的内容其他编辑都可以看到，非常方便，工作效率也得到极大提高。现在，就由小胖带领大家来了解一下Word 2003协同办公的关键步骤。
1.上传共享文档
小胖首先要将作者撰写的“反黄专题”上传到SharePoint工作组网站，然后大家才能开始协同修改。在小胖的电脑中运行IE浏览器，在地址栏中输入“http://192.168.0.1”，其中“192.168.0.1”为SharePoint工作组网站的IP地址。在弹出的登录对话框中，输入小胖协同办公时使用的用户名和密码(这个账号是在架设SharePoint工作组网站时的“创建用户账号”部分创建的)，点击“确定”按钮即可登录SharePoint工作组网站首页。
点击页面左侧的“共享文档”链接，进入共享文档区域，接着点击“上载文档”按钮(图1)，进入“上载文档”对话框，点击“浏览”按钮后，弹出“选择文件”对话框，找到“反黄专题.doc”文件，点击“打开”按钮，最后点击“保存并关闭”按钮(图2)完成专题文档的上传。这样就将专题文档保存在SharePoint服务器中了。
提示：小胖上传的Word共享文档，并不是保存在自己的电脑中，而是保存在SharePoint服务所在的Windows 2003服务器中。SharePoint服务对这些共享文档进行统一管理和维护，并不需要其他用户的干预。不管小编身在何地，都可以登录到SharePoint工作组网站来进行协同修改。
2.指定访问权限
虽然小胖已经上传了Word共享文档，但一木和阿飙还没有获得该文档的访问权限，因此小胖必须赋予他们一定的权限，才能开始多用户协同工作。
在SharePoint工作组网站的共享文档管理页面中，点击刚才上传的“反黄专题.doc”，就会在小胖的机器中自动启动Word 2003程序。在Word 2003主菜单栏中，单击“工具→共享工作区”，打开“共享工作区”。切换到“成员”标签页，点击“添加新成员”链接，弹出“添加新成员”对话框(图3)，然后将一木和阿飙两位小编使用的cpcw2、cpcw3协同办公用户账号添加到成员列表中，格式为“计算机名\用户名”，用户名之间使用“;”进行分隔，其中cpcw2、cpcw3两个账号是在架设SharePoint工作组网站时的“创建用户账号”部分建立的，供小编们使用。
此外，还要在“选择网站用户组”下拉列表中为小编们指定权限，用户拥有的权限是以用户组的形式划分的，包括读者、讨论参与者、网站设计者和管理员四个用户组。每个用户组都拥有不同的权限，这里要根据协同办公的实际需要，来指定用户属于哪个组，最后点击“下一步”按钮即可完成用户的添加。
3.协同修改
一木和阿飙获得Word共享文档的访问权限后，三人就可以开始协同办公了。在一木和阿飙的电脑中，运行IE浏览器，在地址栏中输入“http://192.168.0.1”后回车，弹出登录对话框，输入他们使用的账号后，登录SharePoint工作组网站首页。
点击网站首页中的“共享文档”链接，在共享文档区域可以找到“反黄专题”文档(图4)，点击该文档图标，就会在客户端自动启动Word程序。
接下来，三位小编就要一起修改反黄专题了，三人各自负责“反黄专题”文档中的一部分，编写工作互不干预。这与在单机办公环境中进行修改操作不同，三人是在修改同一份共享文档，并且该文档是存储在SharePoint服务器中的，并非保存在小编的客户机中，因此该文档的维护和管理工作也不需要编辑负责，每位编辑只要完成自己的修改任务即可。文档的汇总、更新、维护操作均由SharePoint服务负责。
共享文档每隔一段时间都要进行更新，默认是每10分钟一次，如果不能满足需要，用户还可自行设置。在Word 2003文档右侧的“共享工作区”面板中，点击下方的“选项”链接，弹出“服务选项”对话框，在“共享工作区”设置页面中找到“何时获取文档和工作区更新”选项(图5)，在下面的输入栏中指定合适的值即可，最后点击“确定”按钮。不断地更新共享文档，使得协同办公的小编们可以及时了解彼此的工作进度以及修改内容。
经过三位小编的协同办公，“反黄专题”的修改工作终于完成了。此时，小胖、一木和阿飙三位小编都没有忘记点击“保存”按钮，将大家共同修改的专题文档保存到SharePoint服务器中，协同办公终于得以完美实现。
本期的Word 2003多用户协同办公就介绍到这里，大家是不是觉得协同办公实现起来很简单？此外，Word 2003协同办公平台也可应用于广域网，只要SharePoint工作组网站具有公网IP地址，用户具有合法的访问权限即可。
下一期，笔者将为大家介绍Excel 2003多用户协同办公。