多部门共享电子邮件

网络通信

爱上一条鱼 · 2004年4月5日

　　某些企事业单位使用收费的电子邮箱，但又因资金问题往往一个单位的几个部门会共用一个电子邮箱，这就给日常的工作带来很多不便，怎样才能让多个部门共享一个邮箱而没有任何麻烦呢？

　　Sharemail(下载地址：http://js-http.skycn.net:8181/down/shmail.zip)提供了完美的解决方案，它可以将一个公共邮箱分成几个子邮箱并且不影响子邮箱正常收发邮件，即节约了费用又有效利用了收费邮箱的资源。

　　Sharemail支持一个公共邮箱和5个子邮箱。用户要根据部门的不同在公共邮箱前面附加不同的前缀，若公共邮箱是test@mh.fy.cn，各部门的子邮箱可以设置为销售部sale、广告部ad、售后服务部server等。安装好Sharemail的计算机就相当于一台邮件服务器(见图)，当收到邮件时它就会根据不同的前缀将邮件分发到各个部门，而各个部门发送邮件时会先传到Sharemail机器然后由Sharemail向外部发送。

　　一、设置公共邮箱

　　启动Sharemail，在主界面上点击“设置”按钮，弹出验证管理员口令窗口，输入默认密码password后进入系统设置界面。在“邮箱设置”选项卡上选中“Internet”，然后选择“添加公共邮箱”，依次输入公共邮箱(test@mh.fy.cn)的SMTP、POP3服务器地址以及端口、POP3账号和电子邮件地址即可。

　　二、设置各部门子邮箱

　　选中设置好的公共邮箱，在右键菜单中选择“添加私有邮箱→普通邮箱”(私有邮箱即是子邮箱)，在弹出的窗口中设置私有邮箱的名称和口令。在设置子邮箱时，还可以在“转发”和“自动回信”选项中设置子邮箱的转发地址和来信自动回复功能。

　　三、其他设置

　　在“系统设置”的“系统管理员”选项卡中，我们可以更改管理员密码，同时指定一个子邮箱作为管理员邮箱，这样当Sharemail收到发到公共邮箱(test@mh.fy.cn)或一些不可识别的邮件时就会发送到管理员邮箱由管理员来进行处理。同时在“系统设置”中还可以为Sharemail设置邮件过滤、代理服务器等。

　　四、子邮箱的使用

　　Sharemail子邮箱的使用与普通邮箱的使用基本相同，下面我们就以Foxmail为例说明一下子邮箱的使用。在部门机器上运行Foxmail，选择“账户→新建”，开启Foxmail用户向导，输入用户名点击“下一步”按钮，进入“邮件身份标记”，注意在“邮件地址”栏内输入公共邮箱地址test@mh.fy.cn，再点击“下一步”按钮，输入邮件服务器的相关数据，这里的POP3和SMTP服务器输入Sharemail服务器的地址172.24.150.1，而POP3账号和密码则按照私有邮箱设置时指定的名称和口令输入。点击“下一步”按钮，选择“SMTP服务器需要身份验证”，然后点击“完成”按钮即可。接下来各部门的用户就可以像使用普通邮箱一样收发邮件了。外部邮箱如果要给子邮箱发信，收件人地址要写为“ad”形式，这样子邮箱才能收到。

　　Sharemail还提供了子邮箱远程管理的功能，在浏览器中访问“http://ShareMail服务器的IP：3128”，输入账号和密码即可进入子邮箱管理界面，利用远程界面可以修改子邮箱的转发地址、自动回复和口令等。

　　编辑点评：可以说Sharemail解决了很多使用收费邮箱的企业的烦恼，使企业中的各个部门都可接收邮件，并得到统一管理。不过这一方法只限于邮箱空间比较大的企业使用，如果邮箱空间很小，而各部门的邮件量又很大，势必会使收费邮箱不堪重负。