录音、速记两不误
软件世界
你是怎样为会议做记录的？速记还是录音？小李在一家合资企业做秘书，每次会议的记录工作都由他负责，为了会后更有效地整理会议发言，小李曾经尝试过许多录音软件。Windows自带的“录音机”太简陋，声音文件体积大，录音时间又短；Total Recorder或者录音笔(器)虽然可以长时间录音(MP3格式)，不过整理会议录音时很难查找不同人的发言，以至整理一次记录要听好几遍录音。最后小李选择的是Office 2003新增的一个软件OneNote 2003。它可以同步实现录音与速记，整理记录时也可以很方便地互相对照。
1.准备工作
以Windows XP为例，首先安装One Note 2003，双击右下角的“音量”图标，进入“音量控制”对话框，取消“麦克风音量”下“静音”项上的钩，然后用系统自带的“录音机”录一段声音实验一下。
提示：如果使用笔记本电脑，可以使用内置话筒。如果使用台式电脑，则要先确保话筒与声卡正确连接，再按上面的方法设置“音量控制”对话框。
2.录音和记录
①打开OneNote 2003，切换到“会议”页面，选中“视图→页标题”，在页面上方的“标题”框内输入本次会议的主题，如“生产安全会议”。
②有人开始发言了，小李单击“工具→录音→录制”命令，打开图1所示的工具栏，页面中出现“开始录音； 2004年3月10日14:33”的标题，这表明了录音开始的时间；录音自动开始，光标跳至下一行，提示使用者开始记录。
提示：单击“视图→工具栏→录音”命令，也可以打开图1所示的工具栏。其中，“录音计时表”显示本次录音时长和总的录音时长；单击“暂停”按钮可暂停录音，再次单击即可继续录音。
③由于会议发言一般都是有条理、有层次的，为了方便用户快速记录信息的层次，OneNote 2003设计了一种水平大纲结构：用缩进量表示大纲层次，没有缩进说明该段文字的大纲级别最高，缩进量越大说明其大纲级别越低。我们只须按“Tab+Enter”组合键就可以降低级别，反之按“Back Space+Enter”组合键即可提高级别(图2)。
此外，为了帮助用户给记录中的内容做标记，OneNote 2003提供了“笔记标记”功能。如果我们认为某段讲话非常重要，只须单击“格式→笔记标记→重要”，这时，表示“重要”的小星星(图2)就会出现在该段文字的前面。
提示：单击“格式→笔记标记→自定义我的笔记标记”命令，双击任务窗格中的“未定义的”项，就可以自己修改笔记标记的格式了。
④发言人讲话完毕，单击图1所示工具栏中的“停止”按钮结束录音。这时“录音计时表”的“分子”归零，说明本次录音结束，而“分母”显示的数值则表示本次录音的总时长。
⑤接下来又有人发言，我们只须单击图1工具栏中的“录制”按钮，页面中就会自动增加一条录音记录，然后重复上面的步骤即可。
3.整理记录
OneNote 2003的最大优点是声音和文字同步记录，用户可以根据文字轻易找到对应的录音。假如小李需要根据录音整理“张总经理”的讲话，只须把鼠标指向图2中的“开始录音”或“张总经理”，就可以看到文字左边的小喇叭图标，单击该图标就能播放讲话录音。我们也可以将光标插入录音标题的文字中间，然后单击图1工具栏中的“播放”按钮。
用上面的方法边听录音边整理记录，完成后将文字复制到Word 2003即可。
提示：为了得到最好的声音录制和播放效果，建议朋友们使用DirectX 9.0a和Windows Media Player 9。
4.录音文件管理
OneNote 2003录制的声音文件存放在“系统盘符\用户名\Documents and Settings\My Documents\我的笔记本”文件夹中，声音文件(WMA格式)体积小、音质好。如果我们需要复制或刻录某段重要录音，可以到这里查找。
OneNote 2003有一个特别突出的优点──不需要用户专门执行文件保存命令，用户的所有操作(文字输入和录音)都会自动保存。如果需要备份OneNote 2003文件或者把OneNote 2003文件发布为网页，可以用“文件→另存为”命令。
正由于这个原因，要删除OneNote 2003中的录音时，操作稍微复杂一些。用Delete键我们可以很容易地删除页面上的录音标题，但“我的笔记本”文件夹中的WMA文件仍然存在。所以，想彻底删除OneNote 2003中的录音，必须进入“我的笔记本”文件夹，删除对应的WMA文件。