行业之道(2)：管理合同不用愁
整机外设
对于一个企业来说，合同的管理是至关重要的。《合同管理专家》就是一款出色的合同管理软件，它不仅提供了近100个合同的模板，还可以很好地与Word、Excel等办公软件结合使用，并且在合同管理中还融入了客户信息管理和项目信息管理功能。
软件资料
软件名称：合同管理专家(CMExpert)
最新版本：6.20
软件大小：6.04MB
软件类型：共享软件
系统需求：Windows 9X/NT/2000/XP/2003
下载地址：http://www.gujinsoft.com/
一、起草合同
我们以起草“房屋租赁合同”为例，首先，运行“合同管理专家”，在系统用户登录窗口中输入用户名和口令登录即可。之后，在主界面左侧的“管理”工具栏中点击“起草合同”按钮，打开“新合同向导”(图1)，选择你要起草的合同类别，再选择“租赁合同”中的“房屋租赁合同”模板。单击“下一步”按钮，点击“打开合同模板”，就可以使用Word打开相应的模板，对模板进行相应的修改，比如更改合同名称、付款方式、添加合同条款等。最后，将起草好的合同文本保存到“合同文件”中即可。
二、管理合同
在企业日常经营活动中，经常会遇到正在执行的合同、未执行的合同以及中止合同等情况。只有管理好这些合同，才能安排好企业的生产进度，了解企业的经营状况。在“合同管理专家”中要使用合同管理功能，可以在主界面左侧的“管理”工具栏中单击“合同信息”按钮，打开合同信息管理窗口。在其中，你可以方便地管理各种合同信息，包括管理合同文件、安排结算、管理合同进展、登记合同变更等。
1.添加合同信息
比如针对刚才所起草的“房屋租赁合同”，想对该合同的执行情况、登记情况等进行管理。那么，你就可以在合同信息窗口的上方点击“增加”按钮来添加合同信息，在打开的窗口中，为了便于管理，需要输入合同原始编号(该软件会自动生成合同编号)和合同名称，选择合同类别(租赁合同)，以及合同状态(包括执行、签约、开始、结束、中止等)，输入合同金额(图2)等等。最后点击“确定”按钮即可保存所添加的信息。
2.合同信息管理
为了管理合同文件、掌握合同执行以及计算的情况，我们可以在“合同信息”窗口的右下方使用相应的功能选项卡。如要对合同文件进行管理，你就可以点击“合同文件”选项卡，点击上方的“增加”按钮就可以添加合同文件名称，导入、编辑合同文件。这样就可以将添加的合同信息和对应的合同文件有效地联系起来，随时修改。此外，通过“结算安排”和“结算细节”功能我们可以进行合同金额的结算，通过“合同进展”功能我们可以添加合同执行进展的情况，通过“合同变更”功能我们可以在合同变更的情况下添加变更说明、变更原因以及变更依据等内容。
3.数据的导出和备份
所有与合同相关的信息，包括客户信息、供应商信息、联系人信息、项目信息以及统计信息，都可以通过相关界面中的“输出”按钮导出为Text、Excel和HTML格式。每次退出系统时，软件会提示用户是否进行数据备份，用户可以根据数据量的大小，一周或半个月备份一次。
除了上面介绍的功能外，“合同管理专家”还有客户信息管理和项目信息管理功能。通过客户信息功能可以添加和管理公司的客户、供应商和联系人的详细情况；通过项目信息功能可以管理与合同紧密联系的项目情况，包括项目进展、项目联系人和项目供应商。