Office XP协作办公实例应用
暑期特刊
现代社会的办公信息处理日益复杂，导致办公文档的规模越来越大，许多文档靠个人“单打独斗”很难完成，协作文档已经成为办公软件发展的趋势。再者，单个办公软件的功能不可能面面俱到，许多办公文档需要几个软件协作才能完成。为了帮助读者掌握协作文档的基本方法和技巧，本文以最新的Office 2003为例，介绍办公文档协作的若干实例。
一、共享工作簿
大型Excel工作簿需要许多用户共同参与编辑，这种应用普通工作簿存在效率和安全性问题。因为普通工作簿只允许一个用户打开，多个用户不能并行编辑。而且编辑结果不会留下任何“痕迹”，一旦发生错误根本无法找回原来的数据。因此，多用户参与编辑的任务应该使用共享工作簿，它不仅可以并行编辑大大提高效率，而且可以对各个用户的操作进行跟踪，一旦发生了问题还有挽救的余地。下面以成绩统计工作簿为例(如图1)，介绍共享工作簿的建立、使用和管理等问题。
1.建立共享工作簿
由于共享工作簿和普通工作簿具有不同的特性，创建共享工作簿之前必须考虑以下问题。
(1)事先设置相关功能
Excel工作簿设置为共享之后，有些命令和功能只能查看或使用，不能像普通工作簿那样任意修改。例如用户不能设置单元格的条件格式，若共享工作簿需要用到条件格式，必须在工作簿共享之前设置好。在共享工作簿包含数据透视表的情况下，就应当在设置共享之前完成报表的布局设计，共享之后用户只能查看报表但不能进行更改。除此之外，宏、合并单元格、数据有效性、图表、图片、对象(包括绘图对象)、超链接、方案、大纲、分类汇总、数据表格、工作表和工作簿保护，都属于共享之前必须设置的相关功能。
对图1所示的工作表而言，可以在工作簿共享之前设置“数据有效性”。因为每个用户输入的成绩通常在0至100之间，此时应当选中C2：H11区域。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框(如图2)。在“设置”选项卡中打开“允许”下拉列表，从中选择选中区域要输入的数据类型(小数)。接着打开“数据”下拉列表，选择你要输入的数据范围逻辑，如介于、小于、大于或等于等等。这里应该选择“介于”，然后在“最小值”和“最大值”框输入数据的上下限“0”和“100”，最后单击“确定”按钮完成设置。以后如果共享用户输入的数据超过了设定的上下限，就会弹出“输入值非法”窗口。
(2)保存修订记录
为了了解所有共享用户对工作簿的修改，Excel可以在一段时间内保存相关的信息，包括用户名称、修改时间和内容等等。如果共享用户删除了工作簿中的数据，修订记录会保存已删除数据的副本，便于其他用户进行查看或恢复。
Excel默认的修订记录保存时间为30天，当某个共享用户关闭工作簿时，超过30天的相关信息将被自动删除。修订记录保存时间的修改方法是：单击Excel“工具”菜单下的“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框中的“高级”选项卡(如图3)，选中其中的“保存修订记录”然后修改后面的保存天数即可。
需要注意的是：用户指定的修订记录保存时间越长，共享工作簿的体积会越来越大，会导致文件打开和保存的速度变慢。
(3)设置访问权限
如果不采取任何保护措施，图1工作表中的数据可以被所有共享用户修改，这样会引发共享冲突或丢失其他用户的数据。为此，可以在工作簿共享之前使用Excel的保护功能，给不同用户设置共享工作簿的编辑区域，例如设置语文老师只能编辑C2：C11区域，数学老师只能编辑D2：D11区域等等。设置不同用户访问编辑区域的操作方法是：
首先选中需要设置访问权限的区域，单击“工具→保护”子菜单下的“允许用户编辑区域”命令。单击对话框中的“新建”按钮打开“新范围”对话框(如图4)，先在“标题”框中输入要授权访问区域的标题(例如“数学”)。在已经选中需要设置访问权限的区域以后，“引用单元格”框内会显示形如“=$D$2:$D$11”这样的引用。否则可以单击“引用单元格”框，然后用鼠标选中需要设置访问权限的区域，即可使区域的绝对引用进入框内。最后在“区域密码”框中输入访问该区域的密码，从而使每一个用户只能在属于自己的区域内编辑。
接下来再次单击Excel“工具→保护”子菜单下的“保护工作表”命令，打开对话框(如图5)在“取消工作表保护时使用的密码”框内输入密码，“确定”后关闭对话框，这样未经授权的用户就不能随意取消或更改访问权限。
重复上面的操作，可以给不同区域的用户每人设置一个密码。当Excel工作簿共享后，只要用户在设置了“区域密码”的单元格内输入数据，就会弹出对话框让你输入密码，当你输入了正确的密码后，同一区域内的所有单元格就可以自由输入数据了。
为了简化操作，也可以设置某个用户编辑特定区域不需要密码。具体操作方法是：当设置了访问权限区域以后，单击“工具→保护”子菜单下的“允许用户编辑区域”命令，打开“允许用户编辑区域”对话框(如图6)，单击其中的“权限”按钮打开“XX的权限”对话框(其中XX是区域的名称)。再次单击其中的“添加”按钮打开“选择用户和组”对话框，按照“计算机名\用户组或用户名”的格式输入用户或组的名称。也可以单击 “高级”按钮将对话框展开，然后单击“立即查找”按钮，使本机所有的用户和组的名称显示在对话框下方。选中需要授予无需密码编辑区域权限的用户或组，单击“确定”按钮回到“允许用户编辑区域”对话框，再次单击“确定”按钮关闭对话框。以后这个用户或组要想编辑这个区域，就不需要输入密码了。而其他用户要想编辑这个区域，就需要提供密码解除对工作表的保护，否则不能执行编辑操作。
(4)提供操作说明
由于共享工作簿的用户分布在不同的网络终端，如果他们不了解数据输入的操作方法，往往会发生数据输入错误等问题。为此，管理共享工作簿的用户可以在单元格中设置输入提示，防止由于用户理解错误等原因导致的输入错误。设置输入提示的操作过程是：首先选中需要显示输入提示的单元格或单元格区域。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的“输入信息”选项卡。选中“输入信息”选项卡中的“选定单元格时显示输入信息”项，在“标题”框内输入提示的可选标题(也可以不要)，然后在“输入信息”框内输入提示的详细内容(如图7)，输入完成后单击“确定”按钮。此后只要用户选中了带有输入提示的单元格或单元格区域，Excel就会自动弹出一个文字框，对当前单元格(或区域)的操作进行提示。只要你选中了其他单元格，输入提示的文字框就会自动消失。
如果你想取消某个单元格或单元格区域的输入提示，只要选择“输入信息”选项卡，单击其中的“全部清除”按钮即可。
(5)设置出错警告
共享工作簿容易出现的另一个问题是数据录入错误。前面提到的有效性检查只能发现数据输入是否有问题，但不能发出警告并给出纠正方法。如果能够在数据检查的同时设置出错警告，将会大大减少乃至杜绝数据录入错误的发生。为此我们可以给共享工作簿设置出错警告，其具体操作方法是：选中需要显示出错警告的单元格或单元格区域。单击“数据”菜单中的“有效性”命令，打开“数据有效性”对话框中的“出错警告”选项卡(如图8)。复选选项卡中的“输入无效数据时显示出错警告”项，在“样式”下拉列表中选择“中止→警告”和“信息”三种警告方式之一。
它们的区别是：“中止”方式不允许用户输入设定范围以外的数据，用户只能单击“重试”再次输入有效数据，或者“取消”已输入的数据；“警告”方式在用户输入无效数据后会显示警告信息，同时询问“是否继续？”。选择“是”完成输入，选择“否”可修改已输入的数据，选择“取消”可删除已输入的数据。“信息”方式允许用户输入无效数据，但在输入了无效数据显示警告信息，若选择“确定”完成输入，选择“取消”则删除已输入的数据。
警告方式选择完成后，在“标题”框内输入可选的警告标题，再在“出错信息”框内输入发生错误的原因及如何纠正的内容。完成后单击“确定”按钮。以上设置完成后，只要在具有出错警告的区域内输入了错误数据，Excel就会按设定方式对用户提出警告。
(6)设置工作簿共享
有关工作簿共享的前期准备工作结束，就可以把当前工作簿设置为共享工作簿了。具体操作方法有以下两种：
一是单击Excel“工具”菜单下的“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框中的“编辑”选项卡(如图9)，选中其中的“允许多用户编辑，同时允许工作簿合并”复选项，然后单击“确定”按钮。如果在Excel标题栏的工作簿名称后面看到“[共享]”字样，说明工作簿共享设置已经成功。
第二种方法是单击Excel“工具→保护”子菜单下的“保护并共享工作簿”命令。打开对话框选中其中的“以追踪修订方式共享”，它可以启用对共享工作簿中的共享和修订记录的保护，以免它们被关闭。这样可以在每次保存工作表时，修订跟踪日志会详细记录工作表的修订信息。在多个用户同时编辑一个工作簿时，该功能特别有用。它可以了解所有共享用户对工作簿的编辑，并决定是否接受或拒绝所修订的数据。
如果上述操作是在工作簿共享之前执行的，则对话框中的“密码”输入框可用，你可以在其中输入共享工作簿的保护密码，以防止未经授权的用户删除工作簿的共享保护。
当然，用户也可以先用第一种方法设置共享工作簿，然后使用“保护并共享工作簿”命令启用对共享和修订记录的保护。不过此时的“密码”输入框不可用，就是说任何用户都可以取消共享和修订记录保护。
小提示：上面两种设置共享工作簿的方法有不同的适用范围：如果你想让任何用户都有修改共享或独占工作簿的权限，或者随意启用或关闭共享和修订记录保护，就可以选用比较灵活第一种共享设置方式。对于保存有重要数据的工作簿来说，选用第二种共享设置方式无疑更加安全，推荐大家采用第二种设置工作簿共享的方法。
2.使用共享工作簿
(1)管理注意事项
由于共享工作簿的文件格式没有任何变化，为了方便网络上的相关用户进行编辑，通常将它放置在服务器或工作站的共享文件夹中。在启用了“以追踪修订方式共享”的情况下，共享工作簿的体积增加得比较快。因此服务器或工作站的共享文件夹要有足够空间，以满足文件随修订跟踪日志累积而不断增大的要求。
另一方面，存放在服务器或工作站共享文件夹中的文件可能会丢失，“追踪修订方式共享”不能防止因此导致的数据丢失。如果共享工作簿中的数据比较重要，最可靠的办法是定期备份共享工作簿。
另外，还要注意使用共享工作簿的用户安装的Excel版本，应保证他们使用的是Excel 97或更高的版本，否则不能正常编辑共享工作簿。
(2)编辑共享工作簿
编辑共享工作簿的方法比较简单，用户只要在“网上邻居”中找到保存共享工作簿的共享文件夹，然后按常规方法打开共享工作簿就可以开始编辑了。由于公用电脑中安装的Excel可能有许多用户，为了便于共享和修订记录正确识别用户，建议每一个用户打开共享工作簿以后重新设置用户名。也就是单击“工具”菜单中的“选项”命令，打开“选项”对话框中的“常规”选项卡(如图10)，在“用户名”框中输入将要编辑工作簿的用户名称。
接下来就可以进行数据输入等编辑工作了。如果共享工作簿已经按照上面介绍的方法设置了访问权限，只要在属于该用户的单元格内输入数据，就会弹出“取消锁定区域”对话框要求用户输入密码。一旦输入了正确的密码，所有设置了访问权限的其他单元格就可以正常输入数据了。如果用户试图编辑不属于他的单元格或区域，就会弹出对话框告知“正在试图更改被保护的只读单元格或图表”。此时只能由最初设置建立工作表的用户取消保护，方可编辑这些单元格，否则每个用户只能编辑属于自己的区域。
设置了用户编辑特定区域不需要密码以后，用户打开共享工作簿以后可以直接编辑属于自己的区域，例如语文和数学老师可以直接编辑图1中C、D列的内容等等。
由于共享工作簿允许每个用户设置数据筛选和打印的方式，而且默认保存每个用户的上述设置。如果希望由共享工作簿的设计者进行筛选和打印设置，并且在其他用户打开工作簿后就能使用。可以单击“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框中的“高级”选项卡，清除“在个人视图中包括”下面的“打印设置”或“筛选设置”复选项即可。
(3)解决编辑冲突
有些共享工作簿必须允许多个用户编辑同一区域，若两个用户同时修改并保存同一个单元格时，其中的一个用户将看到“解决冲突”对话框。此时应当观察对话框中的修订和修订冲突信息，若要保留自己的修订或其他人的修订然后处理下一个修订冲突，可以单击“接受本用户”或“接受其他用户”。若要保留自己的所有剩余修订或所有其他用户的修订，请单击“全部接受本用户”或“全部接受其他用户”。
如果你想使自己的修订覆盖其他用户的修订，而且关闭“解决冲突”对话框，就可以关闭Excel的编辑冲突处理功能。具体操作方法是：单击“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，打开对话框中的“高级”选项卡，选中“选用正在保存的修订”，然后单击“确定”按钮即可。
假如用户需要保存包含所有修订的工作簿副本，可以单击“解决冲突”对话框中的“取消”按钮，再单击“文件”菜单上的“另存为”命令，然后为工作簿副本输入新的名称。
(4)查看编辑冲突
若要查看自己或其他人解决共享冲突的情况，可以在冲突日志工作表中查看这些信息。具体操作方法是：打开共享工作簿，单击“工具→修订”子菜单下的“突出显示修订”命令。首先打开对话框中的“时间”下拉列表，选择其中的“全部”，然后清除对话框中的“修订人”和“位置”复选项。选中“在新工作表上显示修订”复选框，单击“确定”按钮即可看到“冲突日志工作表”。它的右边有“操作类型”和“操作失败”两个数据列，其中被保留的修订冲突在“操作类型”列中显示“成功”；而“操作失败”列中的行号代表含有未保存修订冲突信息的行，其中包括已经删除了的数据。
由于“冲突日志工作表”记录了修订记录保存时间内被删除和更改的数据，如果你想恢复这些数据，可以从冲突日志工作表中将这些数据重新复制到原来的位置。与普通独占工作簿不同，共享工作簿中被删除和更改的数据不能使用“撤销”的方法恢复，这是因为跟踪修订信息的目的不是恢复工作簿的原来状态，只能备份正在使用跟踪修订信息的工作簿。
如果你想查看同时打开共享工作簿的用户名称，可以单击“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，打开“共享工作簿”对话框中的“编辑”选项卡，就可以看到“正在使用本工作簿的用户”。
(5)查看和保存更改
当某个用户对共享工作簿进行了更改以后，如果想保存工作结果并查看其他用户所作的更改，只须单击工具栏中的“保存”按钮就可以了。
如果希望定期自动保存自己的编辑结果，并且查看用户对共享工作簿的更改。可以单击“工具”菜单中的“共享工作簿”命令，打开对话框中的“高级”选项卡，选中“更新”下的“自动更新间隔”。假如你需要定期保存自己的更改结果，并且按指定的时间间隔内对工作簿进行更新，可以选中“保存本人的更改并查看其他用户的更改”；如果你需要定期查看其他用户对共享工作簿的修改，可以选中“查看其他人的更改”命令。
3.维护共享工作簿
(1)用户连接中断的处理
用户在编辑共享工作簿的过程中可能遇到连接断开的问题，例如服务器或网络出现故障导致连接中断，或者其他用户强行取消工作簿的共享，此时用户无法将编辑结果保存到共享工作簿。这种情况可以采用以下方法处理：如果共享工作簿打开了“以追踪修订方式共享”，一旦发生了网络连接中断的情况，用户可以使用新名称保存工作簿，然后使用“工具”菜单下的“比较和合并工作簿”命令将其合并到原来的共享工作簿中。同样，用户也可以在脱机状态下使用共享工作簿的副本进行编辑工作，完成后使用同样的方法将编辑结果合并到原来的共享工作簿中。至于如何比较和合并工作簿，请读者参看下面的介绍。
(2)脱机维护共享工作簿
由于共享工作簿结构设计不周等原因，有时可能需要取消工作簿的共享，以便重新设计工作簿结构，应用工作簿停止共享才能使用的命令，或者更改保护设置给新增用户授权等等。任何用户只要取消了工作簿的共享，也就断开了所有用户与共享工作簿的连接，同时更改历史记录也就被永久删除。由于更改历史记录被丢失，断开连接的用户将无法把脱机状态下的编辑结果合并到工作簿，即使再次共享工作簿也无济于事。
为此应当尽可能减少维护共享工作簿的次数，或者将维护工作安排在其他用户关闭工作簿以后(例如下班时间)。如果在上班时间维护共享工作簿，在取消工作簿共享之前，应当通知所有用户保存编辑结果并关闭了工作簿，否则所有未保存的数据将在取消共享时丢失。
由于取消工作簿共享会丢失修订记录。如果需要保存这些信息，可以打印冲突日志工作表，或者把它复制到其他工作簿中。具体操作方法是：单击Excel“工具→修订”子菜单下的“突出显示修订”命令，打开对话框中的“时间”下拉列表，选择其中的“全部”；接着清除“修订人”和“位置”复选项；最后选中“在新工作表上显示修订”复选项，单击“确定”按钮即可在当前工作簿中生成一个“冲突日志工作表”。
假如需要打印冲突日志工作表，只须按常规方法将其打开然后执行“打印”操作。如果需要复制冲突日志工作表，可以单击工作表(左上角)的“全选”按钮，再单击工具栏中的“复制”按钮，最后打开其他工作簿执行“粘贴”和保存操作即可。
4.共享工作簿的比较与合并
对共享工作簿编辑工作而言，合并共享工作簿是处理连接中断问题的主要手段，下面介绍合并共享工作簿的方法和具体要求。
(1)合并共享工作簿
如果待合并的共享工作簿副本比较多(多于一个)，应当把这些副本放入一个文件夹，为此每个副本必须使用不同的文件名称。接下来就可以打开共享工作簿，单击“工具”菜单中的“比较和合并工作簿”命令，打开“将选定文件合并到当前工作簿”对话框(如图11)，选中所有要合并的共享工作簿的副本，单击“确定”按钮完成合并。
如果待合并的工作簿不能满足要求，可以采用手动合并的方法。此法只须打开待合并的工作簿，复制需要合并的数据并将它粘贴到共享工作簿就可以了。
(2)合并工作簿的要求
与Word文档的合并不同，合并工作簿要满足几个方面的要求：首先，待合并的应当是同一工作簿的副本，而这个工作簿必须是共享工作簿。其次，所有待合并的副本必须有不同的文件名称，要么没有设置密码、要么具有相同的密码。最重要的是待合并的副本具有自创建之日起连续的有效修订跟踪，保留至少自副本创建之日到现在的修订记录。假如修订记录在工作簿中保留30天，而副本是30天以前生成的，这个副本就不能执行合并操作了。因此，打开修订跟踪却无法确定合并工作簿的时间时，可以设置一个较长保留修订记录的时间(最长可达32767天)。
二、工作簿的修订与批注
Excel 2003除了采用共享工作簿这种协作方法以外，还可以采用批注方式参与编辑工作。审阅用户可以在工作簿中加入自己的批注，由定稿人参考审阅用户的意见后修改。
另一种审阅方式称之为修订，各审阅人可以在文档中插入修改意见。它与常规编辑方法的修改不同，用户不仅可以看出何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而大大提高公文的审阅效率。下面分别介绍这两种协同工作方式的操作：
1.批注
批注是附加在单元格中，与其他单元格内容分开的注释。批注是十分有用的提醒方式，不仅可以为工作簿编辑提出建议，还可以对复杂公式的工作原理进行解释。
(1)插入批注
与Word 2003相比，Excel 2003工作表插入批注的方法比较简单。你只要打开待审阅的工作簿，切换到需要插入批注的工作表，选中需要批注的单元格。单击Excel 2003“插入”菜单中的“批注”命令，当前单元格右面会显示一个黄色的批注框，供用户在其中输入批注文字。另外，使用右键快捷菜单中的“插入批注”命令，或者“审阅”工具栏中的“新批注”按钮，都可以给当前单元格插入批注。
需要注意的是Excel的批注框可以任意移动，你只要用鼠标单击批注框的边缘，当其四周出现八个圆形控点以后，鼠标指向边框的任意位置会显示四向光标，即可将批注框移动到当前工作表的任意位置。
某个单元格的批注输入完成以后，鼠标在批注框外的任意位置单击，批注框就会自动隐藏起来，当前单元格右上角则显示一个红色三角，说明这个单元格带有批注。
审阅人重复上面的步骤，就可以将自己的全部批注插入工作表，最后按常规方法保存即可。
(2)查看批注
其他用户打开含有批注的工作表后，可以用下面几种方法查看每个单元格的批注。一是用鼠标右键单击含有批注的单元格(其右上角带有一个红色三角)，选择快捷菜单中的“显示批注”命令，就可以打开批注框查看其中的内容了。查看完毕再次用鼠标右键单击含有批注的单元格，选择快捷菜单中的“隐藏批注”命令即可将批注框隐藏起来。
如果工作表中的批注比较多，使用“审阅”工具栏查看批注将更加快捷。具体操作方法是：选中Excel“视图→工具栏”子菜单中的“审阅”命令，即可将工具栏打开在窗口中。单击其中的“显示所有批注”按钮，则工作表中的批注框就会全部打开让用户查看。每个批注框的左上角显示了该批注的用户名，下面则是批注的内容。批注查看结束再次单击“显示所有批注”按钮，所有打开的批注框就会全部关闭。
如果你想逐个浏览工作表中的批注，只要选中含有批注的某个单元格，单击“审阅”工具栏中的“前一批注”或“下一批注”按钮，就会按照从后向前或从前向后的顺序逐个显示批注。
此外，如果你选中了含有批注的单元格，再把四向光标指向单元格的左上角，也可以打开批注框进行查看。
(3)编辑批注
已经插入文档的批注如果需要修改，可以采用以下几种方法进行编辑：一是用鼠标右键单击需要修改批注的单元格，选择快捷菜单中的“编辑批注”命令，就会打开含有光标的批注框，你就可以修改其中的文字了。二是选中含有批注的单元格，单击“审阅”工具栏中的“编辑批注”按钮，同样可以打开批注框进行编辑。
(4)删除批注
如果查看以后的批注不再需要，可以将其删除：第一种方法是鼠标右键单击含有批注的单元格，选择快捷菜单中的“删除批注”命令，即可删除当前单元格的批注。第二种方法是选中含有批注的单元格，然后单击“审阅”工具栏中的“删除批注”按钮即可。如果工作表中带有批注的单元格较多，可以按住Ctrl键再用鼠标逐个选中这些单元格，最后单击“审阅”工具栏中的“删除批注”按钮，即可一次性删除工作表中的所有批注。
(5)打印批注
Excel 2003工作表中的批注不仅可以查看，而且可以随同工作表一块打印。如果要按批注的原始位置进行打印，首先按上面介绍的方法显示要打印的批注。若批注较多发生了重叠，可以按上面介绍的方法移动或调整批注框的大小。
接下来单击“文件”菜单中的“页面设置”命令，打开对话框中的“工作表”选项卡。若要按批注出现的原貌进行打印，可以打开“批注”下拉列表选择“如同工作表中的显示”项；若要在工作表的底部打印批注，则应选择“批注”下拉列表中的“工作表末尾”项。
“确定”之后关闭对话框按常规方法执行打印操作，就可以获得带有批注的工作表打印稿了。
2.修订
与Word不同，Excel 2003修订的对象只能是共享工作簿，并且在修订之前打开了修订跟踪。只要满足以上两个条件，所有用户对工作簿的修订就会被记录下来，以便在定稿时接受或拒绝这些修订。
(1)插入修订
任何用户对Excel共享工作簿的更改都会作为修订进行记录，而且这些操作全部在后台进行，用户不会感觉到修订操作的任何痕迹。所以，Excel 2003的“工具”菜单中没有Word那样的“修订”命令。
(2)显示修订
编辑修订就是在共享工作簿定稿时对所有修订(也就是其他用户的编辑结果)做出接受或拒绝的决定。Excel共享工作簿编辑修订的第一步是选择修订显示方式。如果你要在屏幕上查看修订，可以单击“工具→修订”子菜单下的“突出显示修订”命令打开对话框(如图12)。首先选中其中的“在屏幕上突出显示修订”，接着根据需要选择“时间→修订人”和“位置”。选中“时间”复选项可以在下拉列表中设定显示修订的时间间隔，其中包括“全部→从上次保存开始→无”或“起自日期”。如果选择了“起自日期”，就应当在“时间”框中输入所显示修订的起始日期；如果选择的是“无”，可突出显示在“接受或拒绝修订”框中未审阅的修订。选中“修订人”复选项以后打开下拉列表，可以选择突出显示那些用户所作的修订。选择“每个人”可以显示所有用户的修订，选择“除我之外的每个人”可以显示出自己以外的所有用户的修订，选择列表中的用户名可以突出显示该用户的修订。选中 “位置”复选项将光标放入后面的输入框，鼠标拖过要突出显示修订的连续单元格，或按住Ctrl单击要突出显示修订的非相邻单元格，即可使这些单元格的引用出现在输入框中。
上述操作完成以后单击“确定”按钮，经过修订的单元格就会以图13所示的方式显示。其中带有不同颜色边框且左上角有一个三角的单元格就是经过修订的，而边框的颜色说明修订它们的用户不同。
(3)查看修订记录
Excel 2003查看修订有两种方式：如果你想逐个查看某个单元格的修订，只须将空心十字光标指向带有批注的单元格，就会弹出一个黄色的修订框，顺序显示“用户名→修订日期和时间”和“修订内容”。
如果你想一次性查看所有用户对工作簿的修订，只要选中“突出显示修订”对话框中的“在新工作表上显示修订”。“确定”之后，Excel就会在当前工作簿中新建一个名为“历史记录”的工作表，其中非常详细的显示了修订的细节(如图14)。
(4)接受或拒绝修订
对共享工作簿来说，最后定稿时必须接受或拒绝其他用户所作的修订。首先要单击“工具→修订”子菜单下的“接受或拒绝修订”命令打开对话框，按照“突出显示修订”的原则选择“时间→修订人”和“位置”，“确定”后即可看到如图15所示的对话框。
对话框上面可以看出当前单元格是总共更改的多少个单元格中的第几个，中间则显示了修订的“用户名→修订日期和时间”以及对单元格所做的更改内容。单击“接受”按钮可以接受对单元格所做的修订；单击“拒绝”按钮就会拒绝应进行的修订，单元格中的已有的值将会恢复为初始值，并且删除修订单元格的突出显示(如果已经显示的话)；单击“全部接受”按钮将接受所有剩余的修订。如果单元格中已经保存了多个修订，那么所有修订都在“选择单元格的值”列表框中列出；单击“全部拒绝”按钮将拒绝所有剩余的修订，并将修订单元格的值返回到初始值。
三、协作Word文档的合并
书籍、调查报告等大型文档往往由多人撰写。如果采用“复制→粘贴”的办法合并文档，不仅操作速度慢、效率低，而且很难保证文档合并后的格式统一。为此，使用Word 2003提供的文档合并功能，可以很好地解决多人协作文档的合并问题，现将有关的操作方法介绍如下。
1.比较合并
(1)操作步骤
比较合并是Word 2003提供的一个重要功能。它可以对合并的两个文件进行比较，然后在新文档中显示源文档和目标文档的异同，最后由用户决定需要保留或删除的内容。其操作的基本流程是：
首先用Word 2003打开源文档，单击“工具”菜单下的“比较并合并文档”命令，就可以打开“比较并合并文档”对话框。如果你需要对待合并的两个文件进行比较，然后决定哪些内容需要合并，就要把对话框中的“精确比较”复选项选中，此后该项右边的按钮显示为“比较”；如果需要比较两个文件中的格式，从而决定是否保留或更改格式，请将“查找格式”复选项选中。
接下来你就可以选中对话框中待合并的目标文档，单击对话框中的“比较”按钮，Word 2003就会新建一个文档，将合并前的源文档显示在页面的正文区域，而将目标文档显示在修订框中。修订框上部有一根带有箭头的实线，它指向目标文档将要插入源文档的位置，通常在源文档首行的前面。
这时你就可以选择是否将目标文档插入新文件了，你只要用鼠标右键单击修订框(或带有箭头的实线)，选择快捷菜单中的“拒绝删除”命令，就可以将目标文档插入新文件(在源文档首行的前面)。如果你选择快捷菜单中的“接受删除”命令，说明你不想把目标文档插入新文件，则修订框自动消失。
在目标文档插入新文件以后，其中的源文档文本带有红色的下划线，需要用户做出“接受”或“拒绝”的选择。你只要用鼠标右键单击带有红色下划线的文本，选择快捷菜单中的“接受插入”命令，则文本的下划线消失成为默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文件中带有下划线的文字全部消失。
与此同时，如果你选中了对话框中的“查找格式”复选项。新文件的页面还会显示红色的格式修订框，其中的实线箭头指向被选中的需要更改格式的文本区域。使用鼠标右键单击格式修订框，选择快捷菜单中的“接受格式修改”命令，则该文本区域就会使用修订框内显示的格式；如果选择快捷菜单中的“拒绝格式修改”命令，则该文本区域就会使用模板默认的格式。
(2)适用范围
如果用户需要利用几个旧文档编写新文档，并且根据需要取舍其中的某些文本，这种操作方法的效率最高。
2.一般合并
假如你在执行合并操作前没有选中“比较并合并文档”对话框中的“精确比较”复选项，那么可以选择以下几种合并方法。
(1)合并
这种合并是把当前文档合并到目标文档的前面，并且在目标文档中进行保存的合并。其操作的具体方法是：单击当前文档窗口“工具”菜单中的“比较并合并文档”命令，打开对话框选中要合并的目标文档名称，直接单击“合并”按钮(也可以直接单击“合并”下拉按钮，打开菜单后选择“合并”命令)。Word 2003就会自动打开目标文档，将当前文档的内容放到目标文档内容的前面，页面中的所有文本均带有红色的下划线。你只要用鼠标右键单击带有红色下划线的文本，选择快捷菜单中的“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文件中带有下划线的文字全部消失。
此后单击“保存”按钮，就可以将当前文档的内容保存到目标文档，完成合并操作了。
(2)合并到当前文档
这种合并可以把目标文档合并到当前文档的前面，并且在当前文档中保存合并结果。操作的具体步骤是：按照上面介绍的方法在当前文档中打开对话框，选中其中的合并目标文档名称，单击“合并”旁的下拉按钮。打开菜单后选择“合并到当前文档”命令，当前文档的前面就会显示目标文档的内容，这些内容全部带有红色的下划线，你只要按上面介绍的方法选择快捷菜单中的“接受插入”命令，然后保存当前文档，就完成了目标文档合并到当前文档的任务。
(3)合并到新文档
这种合并可以把两个文档合并到一个新文档，并且在新文档中保存合并结果，操作的具体步骤是：按照上面介绍的方法在当前文档中打开对话框，选中待合并的目标文档的名称，单击“合并”旁的下拉按钮，打开菜单后选择“合并到新文档”命令。Word 2003就会自动新建一个文件，将目标文档中的内容放到当前文档内容的前面。其中的所有文本也有红色的下划线，你只要用鼠标右键单击带有红色下划线的文本，选择快捷菜单中的“接受插入”命令，则文本的下划线全部消失，全部变成默认的黑色正常文字。如果选择“拒绝插入”命令，文件中带有下划线的文字全部消失。合并完成以后，你就可以按照保存新文档的方法存盘了。
(4)适用范围
以上三种方法的主要区别是合并结果的显示位置不同：第一种方法的合并结果显示在目标文档中，第二种方法的合并结果显示在当前文档中，第三种方法则将合并结果显示在新建的文档中。
上述三种方法与直接合并有一些区别，因为直接合并不能发现文档的内容差别，而上面的方法可以发现要合并的文档内容是否相同。如果待合并的文档与当前文档的内容相同，则会弹出对话框提示“Word未发现这两个文档有何区别”。
3.另存时合并
Word 2003提供的一种更加快速的文档合并方法，下面介绍它的操作步骤：
(1)操作步骤
首先打开待合并的当前文档，单击“文件”菜单下的“另存为”命令，在对话框中找到目标文档。然后将“文件名”框中的当前文档的名称改为目标文档的名称，单击“保存”按钮，就会弹出对话框(如图16)。选中其中的“将更改合并到现有文件”项“确定”，Word 2003就会打开目标文档将当前文档合并到前者的首行前。
像前面介绍过的文档合并一样，合并后的所有文本带有红色的下划线，你只要按前面介绍的方法打开快捷菜单，选择其中的“接受插入”命令就可以去掉下划线完成合并。
(2)适用范围
这种合并方法的特点是当前文档在合并后保持不变，合并结果保存在目标文档中，正好与“一般合并”中的“合并到当前文档”相反，需要这种效果的用户可以考虑使用。
四、批量打印信封
报社、超市等单位经常需要向客户邮寄广告信函。为了解决手工书写信封速度慢、差错多的问题，可以利用Access建立一个“客户管理系统”，然后由Word 2003调用它的“客户数据库”，从而完成批量打印广告信封的任务，下面介绍整个操作的具体流程。
1.建立数据库
(1)建立数据表
“客户数据库”是Access“客户管理系统”的组成部分，其作用就是提供Word 2003需要的客户数据。建立这个数据库的方法非常简单，下面介绍具体操作过程。
首先运行Access 2003，单击“新建文件”任务窗格中的“空数据库”。在“文件新建数据库”对话框的文件名栏内输入新建的数据库名称，单击其中的“创建”按钮即可打开如图17所示的窗口。首先选中“对象”下的“表”，再选中右窗格中的“使用向导创建表”，单击“新建”按钮打开“新建表”对话框。选中其中的“设计视图”，单击“确定”按钮打开“表1：表”窗口，就可以开始创建数据库了。
对一个简单的“客户管理系统”来说，数据库中的字段主要有“邮政编码→客户地址→客户单位或姓名”几项。你只需在如图18的“字段名称”下输入字段名，然后把光标移到图中的“数据类型”框中。就可以看到框的右侧出现了一个下拉按钮，单击按钮可以打开菜单选择数据类型(如“文本→数字”和“日期/时间”等)。
对这里涉及到的几个字段而言，你只要选择数据类型为“文本”就可以了，诸如“字段大小”之类的内容可以不去管它。最后单击如图18右上角的“关闭”按钮，系统会提示你是否保存对表1的设计更改。选择“是”在对话框中输入名称(例如“客户数据”)，即可看到图17中出现名为“客户数据”的表。
(2)建立输入窗体
如果你选中图17中“对象”下的“表”，再选中右窗格中的表的名称，单击“打开”按钮将表打开即可输入数据了。
由于直接向表中输入数据不太方便，我们可以建立一个输入窗体使操作更方便。具体做法是：单击图17所示“对象”下的“窗体”，然后选中右窗格中的“使用向导创建窗体”，再单击“新建”按钮打开“新建窗体”对话框。首先单击对话框右下角的下拉按钮，选择前面建立的表的名称，然后选中上面的“自动创建窗体：纵栏式”，最后单击“确定”按钮就可以建立如图19所示的输入窗体了。此后按表的创建方法关闭窗体、输入名称，就可以在图17中看到已命名的窗体了。
(3)输入数据
以后需要向数据库输入数据时，只须运行Access 2003，单击工具栏中的“打开”按钮，在对话框中找到前面建立的数据库，单击“打开”按钮即可看到如图17所示的窗口。你只要单击对象下的“窗体”，再选中右窗格中的“客户数据”窗体，单击工具栏中的“打开”按钮即可看到图19所示的输入界面。输入过程中可以利用其中的“记录”按钮翻页，也可以利用Access 2003“编辑”菜单中的命令执行删除记录等操作，限于篇幅这些内容就不再详细叙述了。
2.使用“中文信封向导”
Access 2003没有提供信封打印功能，为此必须借助Word 2003的“中文信封向导”。你只要单击“工具→信函与邮件”菜单下的“中文信封向导”命令，就可以打开“信封制作向导”对话框。
(1)选择信封规格
打开向导以后单击“下一步”按钮，就可以看到如图20所示的对话框。你的任务就是打开“信封样式”下拉列表，从中选择你正在使用的信封规格，实在找不到也可以选择最接近的规格。
(2)怎样生成信封
信封规格选择完毕，单击向导中的“下一步”按钮，就可以看到“怎么样生成这个信封？”对话框，它会让你选择生成信封的方式。我们当然要选择“以此信封为模板，生成多个信封”；然后打开“使用预定义的地址簿”下拉列表，选择其中的“Microsoft Access”，最后复选“打印邮政编码边框”即可。
(3)生成信封模板
上面的内容选择完毕以后，单击“中文信封向导”对话框中的“完成”按钮，Word 2003就会使用你选择的信封模板新建一个文档，打开该文档即可看到如图21所示的信封了。Word 2003的“邮件合并”工具栏也自动打开，为下一步的操作做准备。
3.批量生成信封
(1)调用数据源
单击“邮件合并”中的“打开数据源”按钮(工具栏左起第二个)，在“选取数据源”对话框中找到名为“客户数据库”的Access文件，单击“打开”按钮即可。
接下来用鼠标选中如图21所示的信封中的“收信”，单击“邮件合并”工具栏中的“插入域”按钮(工具栏左起第六个)，打开“插入合并字段”对话框。选中其中的单选项“数据库域”，再选中“域”下的“邮政编码”，单击“插入”就可以将其插入该位置。
继续按同样方法选中如图21所示的信封中的“收信人地址一”，打开“插入合并域”对话框。选中“数据库域”和“域”下的“客户地址”，单击“插入”按钮完成数据的调用。
使用相同方法完成“收信人姓名”(即“客户姓名和单位”)的调用。信封中不需要的内容(例如“收信人职务”和“发信人姓名”)，可以用鼠标将其选中按“Delete”将其删除。
在上面这个例子中，发信人地址、发信人姓名和发信人邮编都是固定的，我们可以把如图21中的上述三个合并域删除，然后输入上面三个内容。这样打印出来的信封就有发信人地址等内容了。
(2)替代合并域
为了防止合并过程发生错误，我们可以在合并前进行模拟和检查。你只要单击Word 2003“邮件合并”工具栏中的“检查错误”按钮(右起第五个)，在“检查并报告错误”对话框中选择“模拟合并，同时在新文档中报告错误”，单击“确定”按钮即可开始检查。
(3)合并数据
如果你对插入信封页面的效果基本满意，就可以合并数据源中需要的数据了。只要单击“邮件合并”工具栏中的“合并到新文档”按钮，在“合并到新文档”对话框中选择“全部”，然后单击“确定”按钮，Word 2003就会新建一个文档窗口，并在其中显示合并后的所有信封。
小提示：如果你对信封模板中提供的字体、字号和行间距等不满意，必须在合并数据之前调整它们的格式。由于邮编、收信人地址等内容放在文本框中，所以调整时只能针对文本框逐个进行。由于合并前的文本框只有三四个，调整起来是非常快的。
五、Access打印Excel数据标签
仓库和商业企业经常需要打印物资和商品的标签。许多不熟悉Access的用户往往选择Excel管理物资和商品数据，不过由此产生了一个问题，那就是Excel不能打印标签形式的工作表记录。由于Access提供了标签打印功能，利用Access和Excel协同工作的方法，就可以从Access中打印Excel的记录标签。
1.创建标签数据清单
要想使Excel 2003工作表被Access 2003快速调用，我们创建的工作表结构必须是“数据清单”。创建标签数据清单的方法是：运行Excel 2003打开一个空白工作表，在A1、B1、C1等单元格输入标签的列标题，例如“序号→货号→货物名称→生产厂家”等等(如图22)，它们作为数据库字段被Access 2003识别和调用。完成后就可以输入数据，保存为Excel文件等待调用。
2.建立数据库
(1)打开空数据库
运行Access 2003，单击“新建文件”任务窗格中的“空数据库”，在对话框的“文件名”框内输入“标签打印数据库”，选择“文件类型”为“Microsoft Access数据库”。确定“保存位置”以后单击“创建”按钮，指定位置即可出现一个名为“标签打印数据库”的“Microsoft Access应用程序”，同时打开如图23所示窗口。
(2)创建表
接下来应当把工作表数据导入数据库，以便设计工资条打印报表。请选中图23中的“表”和“使用向导创建表”，单击“新建”按钮打开“新建”对话框。选中其中的“导入表”单击“确定”按钮，即可打开一个“导入”对话框。打开其中的“文件类型”下拉列表选择“Microsoft Excel”，再选中“查找范围”下拉列表中的Excel文件，单击“导入”按钮打开“导入数据表向导”(如图24)。
第一步选择存放工资数据的工作表，选中后表中的数据会显示在向导的下方。第二步要选中向导中的“第一行包含列标题”，单击“下一步”按钮继续。第三步让你选择数据的保存位置，由于我们还没有创建新表，必须选中“新表中”继续。第四步选择将要导入Access表的字段，由于我们需要全部导入，只需单击“下一步”按钮继续即可。第五步选择是否定义“主键”，由于没有使用Access的查询等功能，可以选中“不要主键”然后单击“下一步”。最后，向导要求你在“导入到表”对话框中输入表的名称(例如“货物数据”)，单击“完成”按钮即可在图23窗口中看到一个名为“货物数据”的新表。
(3)创建标签打印报表
鼠标单击如图23中的“报表”，然后选中右窗格中的“使用向导创建报表”，单击“新建”按钮即可打开“新建报表”对话框(如图25)。选中其中的“标签向导”，然后打开下面的下拉列表找到刚才建立的“货物标签数据表”，单击“确定”按钮即可打开“标签向导”对话框。
首先应该根据你使用的纸张和打印内容指定标签。就这里介绍的实例而言，可以使用“型号”为“Agipa 119480”，大小为“50 mm × 90 mm”的标签，这种设计可以保证在A4大小的纸张上横向打印2个标签。
在“标签向导”对话框中选择标签后单击“下一步”按钮，“标签向导”让你选择“文本的字体和颜色”，其中包括“字体→字号→字体粗细”和“文本颜色”，根据需要选择后单击“下一步”按钮继续。
接下来就要给“原型标签”选择字段了(如图26)。由于货物标签需要打印相关信息的名称，而Access不能在标签上自动调用字段名，所以必须在“原型标签”中输入相关信息。例如在选择“货号”之前，可以用鼠标单击“原型标签”的阴影部分，然后在光标位置输入“货号：”；接下来选中“可用字段”下的“货号”，单击中间的“>”按钮，把“{货号}”放入“货号：”的右边。完成后回车将光标移到标签的下一行，重复上面的操作就可以选择完成标签上的全部字段了。
如果你觉得放入标签的字段等内容的位置不合适，可以把光标插入某一行的前面，用添加空格的方式即可把打印内容向标签中间移动。
单击“下一步”按钮会让你确定按哪些字段排序，上例可以选择“可用字段”下的“货号”，单击“>”按钮将其移到“排序依据”下(如图27)。
最后一步就是指定报表的名称，并且选择“查看标签的打印预览”还是“修改标签设计”，单击“完成”按钮就可以预览打印标签了。
3.打印标签
(1)打印全部记录
按上面介绍的方法打开图23所示窗口，单击其中的“报表”按钮，再选中右边窗格内的“标签货物数据”，单击Access 2003窗口工具栏中的“打印”或“打印预览”按钮，就可以打印或预览当前数据库中的标签了。
(2)打印指定记录
单击Access 2003“文件”菜单下的“打印”命令，可以在对话框的“打印范围”中设定记录的打印范围，包括“全部→页(G)从(F)：到(T)：”以及“选定的记录”三种方式。
像Word 2003等软件一样，打印标签之前用户可以单击“文件”菜单下的“页面设置”命令，打开对话框对纸张大小和页边距等进行设置。
4.重复打印标签
如果存放标签数据的工作表定期更新，只要采用以下方法就可以重复打印标签了。
(1)删除原有数据
由于Access 2003的作用是打印标签。当Excel中的标签数据更新以后，Access 2003中的原有数据就可以删除了。否则再次导入的数据会和原有数据混在一起，导致打印出来的标签出现新旧数据重叠的问题。
删除原有数据的操作方法是：运行Access 2003打开图23所示窗口，单击“表”按钮在右窗格中找到建好的表(例如“货物数据”)，选中后单击“打开”按钮打开“货物数据：表”窗口。然后单击左上角的“全选”按钮选中表内的全部数据，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“删除记录”按钮，将Access 2003表中的数据全部删除，而后保存对表的设计更改。
(2)导入新数据
接下来请关闭已经删除了数据的表，单击Access 2003“文件→获取外部数据”子菜单下的“导入”命令，打开对话框以后选择“文件类型”为“Microsoft Excel”。在其中找到并选中要导入的新工资表文件，单击“导入”按钮打开“导入数据表向导”，就可以按照上面介绍的方法把标签数据导入Access了。
注意：当向导提示“请选择数据的保存位置”时，应该选择“现有的表中”，然后打开下拉列表选择表的名称。
(3)打印新标签
当你需要再次打印更新后的标签时，只需打开如图23所示的“报表”窗口，单击“报表”按钮在右窗格中找到建好的标签报表(例如“货物数据”)，就可以按照上面介绍的方法预览或打印标签了。
六、演示文稿的审阅与合并
随着演示文稿的日益大型化，编辑工作越来越需要多个用户协同工作。为此，PowerPoint 2003提供了审阅与合并的协作方法。下面分别介绍这些功能的使用方法：
1.幻灯片的批注
批注是附加在幻灯片中，对其内容提出意见和建议的工具。PowerPoint 2003批注的方式与Excel 2003比较接近，它不仅可以为幻灯片编辑提供帮助，还可以作为演示文稿的注释使用。
(1)插入批注
PowerPoint 2003幻灯片插入批注的方法是：打开演示文稿，选中到需要插入批注的幻灯片。单击PowerPoint 2003“插入”菜单中的“批注”命令，当前幻灯片上面就会显示一个黄色的批注框，其第一行显示了当前用户的名称和日期，第二行的光标位置供用户输入批注文字。另外，单击“审阅”工具栏中的“插入批注”按钮，也可以给当前幻灯片插入批注。也可以使用鼠标右键单击已经插入幻灯片的批注图标，选择快捷菜单中的“插入批注”命令，即可建立一个新的批注框插入批注。
当前幻灯片的一个批注完成以后，鼠标在批注框外的任意位置单击，批注框就会自动隐藏起来，同时在幻灯片中留下一个黄色的图标，说明这个幻灯片带有批注。重复上面的操作，可以给当前幻灯片插入另一个批注，或者选中其他幻灯片继续插入批注。
PowerPoint 2003的批注框与Excel不同，它没有箭头指向用户批注的对象，而且批注框可以任意在幻灯片内移动。你只要用鼠标按住批注框，就可以拖动批注框将它移动到合适的位置。
(2)查看批注
当用户打开含有批注的演示文稿以后，可以用下面几种方法查看幻灯片中的批注。首先选中“视图”菜单下的“标记”命令，使幻灯片中的批注图标(标记)显示出来。接着用鼠标指向某个批注图标，则黄色的批注框就会自动弹出来，你就可以查看其中的内容了。查看完毕只须移开鼠标，批注框就会自动隐藏起来。
如果工作表中的批注比较多，可以使用“审阅”工具栏依次浏览批注。具体操作方法是：选中Excel“视图→工具栏”子菜单中的“审阅”命令，“审阅”工具栏即可显示在窗口中。单击“审阅”工具栏中的“前一项”或“下一项”按钮，就会按照从后向前或从前向后的顺序逐个显示批注。即使看不到幻灯片中的批注图标(没有选中“视图”菜单下的“标记”命令时)，也可以使用这种方法浏览批注。
(3)编辑批注
已经输入幻灯片的批注如果需要修改，可以采用以下几种方法：如果可以看到幻灯片中的批注标记，即选中“视图”菜单下的“标记”命令以后，只要用鼠标右键单击需要编辑批注的标记，选择快捷菜单中的“编辑批注”命令，就会打开含有光标的批注框，修改其中的文字了。假如没有选中“视图”菜单下的“标记”命令，可以直接单击“审阅”工具栏中的“编辑批注”按钮打开批注框，然后单击“前一项”或“下一项”按钮切换要编辑的批注。后一种方法适合大批修改批注的场合。
(4)删除批注
如果查看幻灯片中的批注不再需要，可以采用以下两种方法删除：一是鼠标右键单击批注标记(图标)，选择快捷菜单中的“删除批注”命令，即可将这个批注删除。第二种方法是选中(就是用鼠标点一下)需要删除的批注，然后单击“审阅”工具栏中的“删除批注”按钮即可。如果幻灯片中的所有批注都要删除，可以单击“删除批注”旁边的下拉按钮，打开菜单选择其中的“删除当前幻灯片中的所有标记”。假如你想删除演示文稿中的所有批注，可以选择“删除当前演示文稿中的所有标记”命令。
另外，选中幻灯片或演示文稿中的批注标记，按键盘上的Delete也可以将其删除。
2.合并与审阅演示文稿
PowerPoint 2003提供了两种审阅演示文稿的方式，一是通过Outlook 2003将要审阅的文稿发给他人，经过审阅修改后发回来，然后与原始演示文稿进行合并。二是放到网络(例如共享文件夹)或本地硬盘上，由多个用户分别修改演示文稿然后合并。合并后的演示文稿可以在定稿时查看所有批注和更改，经过审阅决定每个幻灯片的取舍最后完成制作。
(1)合并演示文稿
PowerPoint 2003合并演示文稿的方法比较简单，首先打开要与他人审阅的演示文稿合并的原始演示文稿。然后单击“工具”菜单中的“比较并合并演示文稿”，在“选择要与当前演示文稿合并的文件”对话框中找到要合并的演示文稿(注意：它可能位于共享文件夹或本地硬盘的共享文档等位置)，将其选中后单击“合并”按钮。如果这个演示文稿未用Outlook 2003发送给审阅人，则会弹出一个对话框告知用户，你只要单击其中的“继续”按钮就可以完成合并。此时对演示文稿的所有修改将以审阅人修订的方式出现。
(2)查看修订
审阅修订就是对合并后的演示文稿(即所有用户的编辑结果)做出接受或拒绝的决定。当你完成演示文稿的合并以后，如图28所示的“修订”任务窗格会自动打开。其中“列表”选项卡分为三部分内容。
如果你要查看某个用户对演示文稿的修订，可以单击如图28中的“审阅者”下拉按钮，在菜单中选择审阅人的姓名。此后他对演示文稿所作的修改就会显示在如图28下面的“演示文稿更改”框中。鼠标单击该框中的某个幻灯片修订标记，对应的幻灯片就会显示在PowerPoint 2003窗口中间。
如果我们在“审阅者”下拉菜单中选择了两个及以上的审阅者，就可以看到“演示文稿更改”框中显示许多不同颜色的修订标记，其中每一种颜色代表一个审阅用户。至于每个用户执行了那些操作，你只须单击“演示文稿更改”框中的某个修订标记，该幻灯片及其所作的更改就会显示在如图29的“幻灯片”选项卡中。假如你插入了幻灯片，那么修订标记上显示一个“对勾”，修订提示框会显示“xxx 幻灯片更改：插入的幻灯片”(其中xxx是用户名称)；如果某个用户执行了删除幻灯片的操作，修订提示框就会显示“xxx 幻灯片更改：已删除的幻灯片1”等等。
(3)接受或拒绝修订
与Word文档和Excel工作簿相似，审阅的主要任务就是决定接受或拒绝其他用户所作的修订。因为常见的修订只有两种情况，要么是插入了幻灯片(或在其中插入文字等对象)，要么是删除了幻灯片(或在其中删除了文字等对象)。所以修订前首先要搞清楚幻灯片的修订类型，其中修订标记上面带“对勾”的表示“插入”，而修订标记上面不带“对勾”的表示“删除”。
对前一种情况来说，如果你想拒绝插入的幻灯片(或其中的对象)，可以用鼠标右键单击如图29中的修订标记，选择快捷菜单中的“不应用”，则已经插入的幻灯片就会从演示文稿中去掉；反之，如果你想拒绝插入的幻灯片(或其中的对象)，只要选择快捷菜单中的“删除标记”，则插入幻灯片上的审阅标记就会去掉，它正式成为演示文稿中的一员。
对后一种情况来说，如果你想接受删除的幻灯片(或其中的对象)，可以用鼠标右键单击如图29中的修订标记，选择快捷菜单中的“应用”，则已经删除的幻灯片就会从演示文稿中消失；反之，如果你想拒绝删除这个幻灯片(或其中的对象)，只要选择快捷菜单中的“删除标记”，则插入幻灯片上的审阅标记就会去掉，它就会恢复成为演示文稿中的成员。
假如你要对多个幻灯片执行上述操作，可以按住Ctrl键用鼠标逐个选中如图29中的幻灯片，然后打开“审阅”工具栏中的“应用”或“不应用”下拉列表，从而对一批对象执行接受或拒绝修订的操作。
(4)结束审阅
如果你确信修订的接受或拒绝已经完成，可以单击“审阅”工具栏中的“结束审阅”按钮，此时会弹出对话框告知所有未应用的更改(即修订)都将丢失。单击“确定”按钮确认，那么图29中的所有的修订标记全部消失，演示文稿的定稿工作至此全部结束。
七、共享工作区
需要指出的是：上面介绍的几个实例不仅可以利用Office 2003完成，现有的Office 2002同样可以完成上述任务，因为前者新增加的协同工作特性是“共享工作区”。下面以Word 2003为例，介绍 “共享工作区”使用的一些基本问题。
1.编辑属性设置
为了保护原始文档，防止共享工作区中的成员修改文档中未授权的部分。Word 2003的文档保护功能有较大变化，增加了有关编辑属性设置方面的内容。发出文档的用户可以设置不同的权限，确定文档的哪些地方可以由什么人来修改，那些地方不可以修改等等。设置一篇文档的编辑属性之前首先将其打开，然后单击“工具”菜单下的“保护文档”命令打开“保护文档”任务窗格。
(1)格式设置限制
假如你不想让其他用户修改文档中的某些格式，可以选中“保护文档”任务窗格中的“限制对选定的样式设置格式”，然后单击其中的“设置”链接打开如图30所示对话框。如果你允许用户在文档中使用某几种样式，就应当选中如图30对话框“当前允许使用的样式”下面的复选项，然后清除不允许使用的样式前面的复选项。设置完成后单击“确定”按钮就可以了。
(2)编辑限制
如果文档只允许共享工作区中的用户阅读，或者执行修订、批注等操作，就可以复选“保护文档”任务窗格中的“仅允许在文档中进行此类编辑”，然后打开下面的下拉列表，从“修订→批注→填写表单”或“未作任何更改(只读)”四个选项中选择其中一个。此后，除了发出文档的用户以外，其他用户只能执行指定的编辑操作。
(3)允许部分编辑
如果你感觉上面的编辑限制过于死板，不允许用户编辑特定内容不利于提高效率。那不要紧，Word 2003的设计者已经想到了这个问题。假如你需要授予某几个用户编辑某一区域的权限，可以将文档中的相应区域选中，然后单击“保护文档”任务窗格中“例外项”下的“更多用户”。打开“添加用户”对话框，在其中输入被授予权限的用户名称，如果有多个用户被授权，可以用分号将各个用户名隔开。用户名输入完成后单击“确定”按钮，系统将对用户是否存在进行验证，验证通过后你选中的区域就会变成浅灰色，区域两端带有颜色稍深的大括号，说明该区域除了发出文档的用户以外，只有被授权的用户才能编辑。
当你设置了允许部分编辑的区域以后，你还可以执行查找、显示、删除用户可以编辑区域的操作。你只须选中“保护文档”任务窗格“组”下面的用户名或“每个人”，然后单击下拉按钮打开菜单就可以执行相关的操作了。
2.操作共享工作区
所谓“共享工作区”是协作文档的一种更高级的形式，用户可以创建一个属于自己小组的工作区，将需要进行小组讨论和修改的文档放到里面，只有属于该小组的成员才能看到这些文档。当我们在网络上进入属于自己的工作区，打开需要协作编辑的文档，单击Word 2003“工具”菜单下的“共享工作区”命令，即可看到“共享工作区”任务窗格。下面介绍其中的三种基本操作：
(1)显示文档状态
前面已经介绍了Word 2003文档可以对用户的编辑做出限制，如果你想了解当前文档所作限制的具体情况。可以单击任务窗格中的“状态”选项卡，从中可以看到编辑限制的具体信息。
(2)成员交流
协作编辑文档的过程离不开工作区(小组)成员的相互交流，为此“共享工作区”任务窗格提供了一个“成员”选项卡。打开以后可以看到当前联机的小组成员，如果需要与他们进行交流，可以直接从中打开“MSN”对话窗口，输入要交流的信息发送给对方，对当前编辑的文档进行讨论和修改。
(3)查看文档信息
如果工作区的某个成员需要查看有哪些成员编辑过文档，或者上次修改文档的时间等信息，只须切换到“共享工作区”任务窗格的文档信息选项卡即可。
执行以上操作经过了一段时间以后，单击任务窗格下面的“更新”按钮，就可以更新上述信息。
总之，共享工作区不仅可以提高协作文档的安全性，而且大大增强了文档编写过程的交互性，有助于提高文档编写工作效率和质量。