制作公司信息报表
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报表是日常办公最常见的一种数据处理与汇总方式，下面就来介绍一下在Access中针对已经建立的数据库资源(以员工数据库代替)建立报表的方法。
1.制作报表
在数据库窗口中单击“表”，然后单击工具栏中的“新建”，打开“新建报表”对话框。选择“报表向导”选项，并从数据源中选择“公司信息库”数据表，然后单击“确定”(图1)。
打开“报表字段”对话框，从左侧“可用字段”列表中选择字段，然后单击“>”按钮添加到右侧“选定的字段”列表中，完成后单击“下一步”按钮(图2)。
打开“分组级别”对话框，选择“学校名称”作为分组，然后单击“>”按钮添加到右侧预览区，单击“下一步”(图3)。
弹出“排序”对话框，在条件中选择排序字段，单击“下一步”(图4)。
打开“布局方式”对话框，在“布局”中选择“块”，然后在右侧方向中选择“横向”，单击“下一步”(图5)。
打开“样式”对话框，单击选择“紧凑”样式，然后单击“下一步”。
在“标题”对话框中，设定标题名称为“公司信息报表”，单击“完成”(图6)。
完成后，系统将自动创建一个新的报表，并显示在报表窗口中。
2.设计报表页眉与页脚
如果要进一步设计报表的样式，可以在数据库窗口中单击“表”，然后选择“公司信息报表”，并单击“设计”(图7)。
如果不想在报表的第一页打印页眉和页脚，可以在“设计”视图中用鼠标右键单击页面空白处，在弹出菜单中选择“属性”打开报表属性对话框。单击选择“格式”选项卡，将“页面页眉”或“页面页脚”属性设置为“报表页眉/页脚都不要”，然后关闭属性窗口即可(图8)。
如果报表页数比较多，可以设置显示页码。在“设计”视图中打开报表，执行主菜单“插入→页码”命令，然后在“页码”对话框中，选择页码的格式、位置和对齐方式，如果要在第一页显示页码，可以选中“首页显示页码”复选框(图9)。
3.对数据进行排序和分组
如果要对报表中的数据进行排序，可以在“窗体”视图、“数据表”视图或“页”视图中单击工具栏“排序与分组”按钮，打开排序与分组对话框，在“字段表达式”中选择排序对象，选择要排序或者分组的字段，第一行的字段或表达式具有最高排序优先级，第二行则具有次高的排序优先级(图10)。
在设置“字段/表达式”列后，Access将把“排序次序”设置为“升序”，如果要改变排序次序，可以在“排序次序”列表中选择“降序”。
排序时要注意，在“文本”字段中保存的数字将作为字符串而不是数值来排序。因此如果要按数值顺序来排序，必须在较短的数字前面加上“0”，使得全部的文本字符串具有相同的长度。比如要以升序来排以下的文本字符串“1”、“2”、“11”和“22”，其结果将是“1”、“11”、“2”、“22”，所以此时必须在仅有一位数的字符串前面加上“0”，才能正确地排序，即：“01”、“02”、“11”、“22”。
如果在“文本”字段中保存数字或日期，可以考虑在表中将该字段的数据类型改为“数字、货币或日期/时间”，这样在对该字段排序时，数字或日期将会按数值或日期的顺序来排序，而不需要在前面加入“0”。