高效组织校园歌咏大赛──用Access和Web完成重复记录工作
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一年一度的校园歌咏大赛即将来临，过去的报名组织方式是先贴海报，指定报名地点，然后接受参赛同学的报名。这种方式不仅效率低下，而且组织者要花相当多的精力。现在校园网络已基本普及，每个寝室的电脑都已接入校园网宽带，在这种情况下，可以考虑利用网络达到组织大赛的目的。下面就是今年笔者学校组织校园歌咏大赛的工作流程，不仅令效率倍增，而且工作非常轻松。
用Access 2002创建大赛报名表
1.创建报名表
作为大赛组织者，首先应该分析考虑自己需要参赛报名者的哪些信息，确定好以后，就可以打开Acceess 2002建立数据表了。
提示：为了方便进行文档管理，可在“我的文档”目录下新建一个名为“2003校园歌咏大赛”的文件夹。
打开Access 2002，单击“文件→新建”，再单击新建“空数据库”选项，在弹出的“文件新建数据库”对话框中，设定文件的保存位置为“我的文档”下的“2003校园歌咏大赛”文件夹，文件名称为“校园歌咏大赛”，然后单击“创建”按钮，进入程序主界面。在窗口左边的对象框中单击“表”项目，然后双击“通过设计器创建表”图标，在弹出的窗口中创建表的字段及字段的属性(图1)。
笔者设计的字段为“学号”、“姓名”、“性别”、“年级”、“电子信箱”、“寝室电话”、“学院名称”、“专业名称”。因为每个学号是不可能重复的，故将“学号”设置为主键(这些字段可根据实际需要不同而改动)。
设计好以后单击“视图→数据表视图”，弹出一个提示是否保存表的对话框，单击“是”，然后在弹出的对话框中输入“歌咏大赛报名表”作为表的名称，单击“确定”即可。
进入数据表视图以后，可以先输入一些通过常规手段报名的参赛同学的记录。
2.创建窗体
如果通过常规方式报名的同学也有相当数量，那么可创建一个窗体，然后以窗体的形式输入记录，比直接在数据表视图中输入记录更方便，而且能提高数据输入的准确性。下面是创建窗体的过程：
在“对象”框中单击“窗体”项目，然后双击“使用向导创建窗体”图标，在弹出的“窗体向导”窗口中，单击按钮，表示在创建的窗体上将使用所有的字段，然后单击“下一步”按钮，使用默认设置，再单击“下一步”按钮，在样式列表框中选中“混合”样式，单击“下一步”按钮，在窗体标题的文本框中使用“歌咏大赛报名表”默认设置，单击“完成”按钮，将出现标题为“歌咏大赛报名表”的窗体(图2)。在窗体视图中输入以常规方式报名的同学记录，这种方式又快又准确。
3.将报名表转换为Web页格式
由于大部分同学都是通过网络在IE浏览器中填写自己的信息就可以报名了，为了使数据库表能够与Web页交互信息，需要将数据库文件保存为HTML格式，然后发布。下面是将表格数据转换为Web页的过程：
在“对象”框中单击“页”项，然后双击“使用向导创建数据访问页”图标，在弹出的“数据页向导”窗口中，单击按钮，表示在创建的数据页上将使用所有的字段，单击“下一步”按钮，以后的设置均为默认，一直单击“下一步”按钮，直到向导结束。当单击“完成”按钮后，会出现“数据访问页”的设计视图，在页面上方加入标题“2003校园歌咏大赛报名表”。为了不让报名的同学进行删除记录的操作，因此把位于导航条位置的“删除”标签删去(图3)。设置好以后，单击菜单“文件→保存”，在弹出的“另存为数据访问页”对话框中，设置文件的保存路径为“我的文档”下“2003校园歌咏大赛”文件夹，名称为“歌咏大赛报名表”，然后单击“确定”即可。
发布Web页，接受报名
为了让参赛的同学能够在寝室的计算机上通过Web页方便地填写报名信息，接下来的任务就是发布网页文档，发布的过程就是将网页文档上传至服务器。
下面直接打开Web页，在本地机器上以模拟方式填写新记录。打开“我的文档”，进入“2003校园歌咏大赛”文件夹，双击Web页文件“歌咏大赛报名表.htm”，启动浏览器窗口(图4)。
报名者可以通过导航条浏览报名情况。单击新建按钮就可以新建一条记录，填写好相关的信息以后，再单击保存按钮，就把自己的信息写入数据库表中了。
在Access数据库中统计报名情况
当报名的日期结束以后，组织者就可以将通过Web页获取的报名信息进行处理。通过Web页获取的数据保存在相应的数据库文件中，所以先要将发布到网络服务器中的数据库文件复制到本地机器上，打开数据库文件以后，通过报名表的数据表视图浏览所有的记录。如果先前创建了窗体，也可以在窗体中浏览所有的记录。
在实际工作中，为了方便数据的加工和统计，通常把Access中的数据导出至Excel。下面是将数据导出至Excel 2002的过程：
进入Access表项目，打开“歌咏大赛报名表”的数据表视图，单击菜单“文件→导出”，在弹出的“导出”对话框中，设置保存类型为“Microsoft Excel 97-2002”，名称和路径为默认，单击“全部导出”按钮以后，就将Access格式的数据库表导出为Excel格式了。
进入“2003校园歌咏大赛”文件夹，打开Excel格式的歌咏大赛报名表，就可以轻松地在其中统计人数，接下来就可以进行安排初赛场地及位置等工作了。
这一切安排妥当之后，就可以将Excel文件导入Outlook，结合Word的邮件合并功能向每位参赛者发送一封关于赛程安排的通知。
好了，等着激动人心的比赛开始吧！