用Access打印Excel工资条
IT商界
现在越来越多的单位用Excel 2002处理工资数据。不过用Excel做出的工资表有一个问题，那就是不能逐条打印Excel工资表中的记录。由于Access 2002的打印输出功能非常强大，加上Access 2002和Excel 2002能够很好地协同工作，因而可以利用Access 2002来打印Excel工资条。
一、创建工资数据清单
要想使Excel 2002工作表被Access 2002快速调用，我们创建的工作表结构必须是“数据清单”(如图1)。创建工资数据清单的方法是：运行Excel 2002打开一个空白工作表，在A1、B1、C1等单元格输入工资表的列标题，例如“序号”、“姓名”、“岗位工资”、“工龄工资”等等，它们作为数据库字段被Access 2002识别和调用。完成后按照图1格式在工作表中输入数据，并且设计公式完成所有的计算任务，最后保存为Excel文件等待打印。
二、建立工资打印数据库
1.打开空数据库
运行Access 2002，单击“新建文件”任务窗格中的“空数据库”，在对话框的“文件名”框内输入“工资打印数据库”，选择“文件类型”为“Microsoft Access数据库”。确定“保存位置”以后单击“创建”按钮，指定位置即出现一个名为“工资打印数据库”的“Microsoft Access应用程序”，同时打开如图2所示窗口。
2.创建表
接下来应当把工作表数据导入数据库，以便设计工资条打印报表。所以请选中图2中的“表”和“使用向导创建表”，单击“新建”按钮打开“新建”对话框。选中其中的“导入表”并点击“确定”，即可打开一个“导入”对话框。打开其中的“文件类型”下拉列表，选择“Microsoft Excel”，再选中“查找范围”下拉列表中的Excel文件，单击“导入”按钮打开“导入数据表向导”。
第一步，选择存放工资数据的工作表，选中后表中的数据会显示在向导的下方。第二步，请选中向导中的“第一行包含列标题”，单击“下一步”按钮。第三步，让你选择数据的保存位置，由于我们还没有创建新表，必须选中“新表中”。第四步，选择将要导入Access表的字段，由于我们需要全部导入，只需单击“下一步”按钮即可。第五步，选择是否定义“主键”，由于没有使用Access的查询等功能，可以选中“不要主键”，然后单击“下一步”。最后，向导要求你在“导入到表”对话框中输入表的名称(默认为“Sheet1”)，单击“完成”按钮即可在图2窗口中看到一个名为“Sheet1”的新表。
3.创建工资条打印报表
接下来用鼠标单击如图2中的“报表”，选中右窗格中的“使用向导创建报表”，单击“新建”按钮即可打开“新建报表”对话框(图3)。先选中其中的“自动创建报表：表格式”，然后打开下面的下拉列表找到名为“Sheet1”的表，单击“确定”按钮即可看到报表的模拟打印窗口。最后关闭窗口并按照提示保存报表，就可以在图2的“报表”项下看到名为“Sheet1”的报表。
由于默认报表只在第一行打印数据库字段名，不符合工资表打印的要求，所以需要对它进行修改。具体方法是：选中图2窗口“报表”项中名为“Sheet1”的报表，单击窗口中的“设计”按钮打开报表的设计视图窗口(图4)。
由于默认的“报表页眉”和“页面页脚”中放置了一些不需要的“标签”(文本框)，你可以将它选中后按Delete键删除。如果某些“标签”(文本框)的位置不合适，可以在选中后按方向键移动到合适的位置。
不过修改的重点内容还是“页眉页脚”和“主体”部分。首先把光标移动到“主体”部分左侧的标尺处，当光标变成一个水平箭头时，指向主体中的字段名文本框(例如“序号”、“姓名”等等)，按下鼠标左键选中主体中的全部文本框，接下来就可以整体拖动到“主体”中的合适位置。由于打印工资条时“页眉”部分不需要字段名，接下来就可以按相同方法把“页眉”部分的字段名(例如“序号”、“姓名”等等)的文本框拖动到“主体”部分，然后用鼠标拖动(或按方向键)的方法调整其位置。如果你感觉文本框中的文字大小、位置不符合要求，可以选中整个文本框，然后使用工具栏中的按钮(例如“加粗”、“居中”等等)，调整这些文字的格式。
另外，默认报表的页眉和页脚中带有水平横线。如果你不需要这种效果，可以将它选中然后删除。页眉页脚中的“页码”之类也可以按此方法处理。经过调整后的工资条报表如图5所示。如果你对整个报表非常满意，就可以关闭图5所示窗口，按提示保存文件准备打印了。
三、打印工资条
1.打印操作
报表设计完成并保存以后，只要运行已经创建的“Microsoft Access应用程序”，就可以在Access 2002中看到如图2所示的窗口。单击其中的“报表”按钮，然后选中右窗格中已经建立好的报表文件(例如“Sheet1”)，单击窗口中的“预览”按钮(或Access 2002工具栏中的“打印预览”按钮)，就可以看到工资条的打印效果了。选中建立好的报表文件或者看到打印预览效果以后，单击Access 2002工具栏中的“打印”按钮，就可以打印存放在数据库中的工资条了。
2.打印指定记录
单击Access 2002“文件”菜单下的“打印”命令，可以在对话框的“打印范围”中设定记录的打印范围，包括“全部”、“页(G)从(F)：到(T)：”以及“选定的记录”三种方式。
四、多次打印工资表
由于单位的工资表每个月都要更新然后打印，是不是每次都要重复上面的操作呢？回答当然是否定的，用户只要采用以下方法就可以了。
1.把新工资表导入Access
根据本文介绍的思路，Access 2002仅仅提供打印工资条的职能。当Excel 2002计算出新的工资表以后，Access 2002中的原有数据就可以删除了。删除的操作方法是：运行Access 2002，打开图2所示窗口，单击“表”按钮在右窗格中找到建好的表(如Sheet1)，选中后单击“打开”按钮打开“Sheet1：表”窗口。然后单击左上角的“全选”按钮选中表内的全部数据，单击鼠标右键选择快捷菜单中的“删除记录”按钮，将Access 2002表中的数据全部删除，然后再保存对表的设计更改。
接下来请选中已经删除了记录的表，单击Access 2002的“文件”、“获取外部数据”子菜单下的“导入”命令，打开对话框以后选择“文件类型”为“Microsoft Excel”。在其中找到并选中要导入的新工资表文件，单击“导入”按钮打开“导入数据表向导”，就可以按照上面介绍的方法把新工资表导入Access了。
注意：当向导提示“请选择数据的保存位置”时，应该选择“现有的表中”，然后打开下拉列表选择表的名称。
2.打印新工资表
当你需要再次打印工资条报表时，只须打开如图2所示的“报表”窗口，单击“报表”按钮在右窗格中找到建好的工资条报表(如Sheet1)，就可以按照上面介绍的方法预览或打印工资条了。