分班，用Excel很简单

IT商界

宋文奇

　　新学期开始，由于各种原因，一些学校对可能有分班的打算。分班当然就要根据学生以前的成绩进行，这可不是一件简单的事？以往手工分班实在是麻烦，何不试试用电脑分班呢！

　　通过实践，笔者发现用Excel 2000/2002分班其实很简单，不到一个小时就把全部工作做好了，下面给大家介绍一下。

　　第一步，听取要求、领会精神：校长把分班的要求说了一下：1.要求分成9个班；2.每班的男女生比例相当；3.分班采取总成绩(按学生小学毕业成绩排，分语文和数学)轮回制，即第一至第九名为1、2、……9班，第十至第十八名为9、8……1班，依次类推。

　　第二步，计算总分、添加字段：既然要按照总分进行排名，显然应该先将总分计算出来。另外还有男女同学比例要相当，靠现在仅有的“姓名”、“语文成绩”、“数学成绩”和“总分”这几个字段肯定不行，必须加入一个“性别”的字段，以便将男女生分开。为了输入方便，我们用“1”表示男生，“2”表示女生，另外再在第六列添加一个“班级”字段，以备用来输入学生的去向班级。

　　第三步，划分男女、排好名次：执行“数据/排序”菜单命令，弹出“排序”对话框，设置“主要关键字”为“性别”，“次要关键字”为“总分”，并且全部采用降序排列(图1)，设置完成后点击“确定”按钮。

　　第四步：筛选数据、确定班级：经过第三步的操作，我们已经将学生分成男女两部分，并且按成绩由好到差进行排列。此时我们可以在班级字段下给学生定班级了，从上到下分别输入1班、2班……8班、9班、9班、8班……2班、1班这样轮回，给每一位同学定好一个班级。接下来我们要做的就是将每个班级的人员名单提取出来，利用Excel的自动筛选功能可以轻松完成，执行“数据→筛选→自动筛选”命令，此时在工作簿几个字段上会出现下拉按钮，点击“班级”字段的下拉按钮，我们在1班、2班、3班……8班、9班中选择其中的数字(图2)，工作簿就只显示“班级”为该数字的同学名单，然后我们只要将这些同学名单复制下来，然后新建一张工作表进行粘贴，如此往复很快就可以完成整个工作了。

　　提示：如果你不愿手工输入，也可以执行“工具→选项”命令，弹出“选项”对话框，选择“自定义序列”选项(图3)，单击左边的新序列，然后在右边的输入序列框中输入“1班、2班、3班……8班、9班、9班、8班……3班、2班、1班”，输入完成后别忘了点击“添加”按钮，然后回到工作簿中，在班级字段下输入“1班”，然后移动鼠标到此单元格右下方，当鼠标呈黑色十字形时拖动鼠标即可自动填充。