档案案卷脊背打印技巧
IT商界
《世纪科怡档案管理系统》是国家档案局推广的商业化软件之一，一般是由各个使用单位购买，在国内各个领域的档案管理部门中得到了较广泛的应用。
一、实际使用时发现的问题
在使用过程中，笔者发现对于档案的案卷脊背打印存在着一些问题：1.该软件只提供了一个标准的案卷脊背打印模板，而在该模板中只包括“年度”、“归档年度”、“全宗号”和“目录号”四个字段，不仅反映的信息量少，而且由于打印格式的限制，在所输出的信息中没有包括最重要的“题名”字段等信息；2.由于实际的档案盒有大小和厚薄之差，仅有的一种打印格式不能满足案卷脊背尺寸变化较多的情况；3.输出报表时只能在每页纸上打印一条记录，既浪费纸张又不符合节约办公的原则。
二、新的案卷脊背打印模板
为解决以上三个问题，笔者结合实际工作需要并经过反复摸索和实验，设计出了新的案卷脊背打印模板(图1)。
1.模板的基本格式：新的案卷脊背打印模板省略了页头区和页尾区，只保留了细节区，在细节区由七行三列组成了报表的基本格式。第七行主要起到记录之间的间隔作用，而第四列(D列)则是不可缺少的，主要起到对案卷脊背长度(高度)的调节作用。
2.字段的选择：新的案卷脊背中只有两个字段，“@B|题名”当然是最需要的，而“@B|案卷级档号”也是系统中的关键字段，实际上它是由四个字段构成的，其格式为：全宗号·年度·实体分类号-案卷号。通过它可以简洁而直观地反映出档案的基本信息。
3.单元格合并：“@A|案题”和“@A|卷名”分别合并了三个单元格，“@B|题名”合并了五个单元格，而“@B|案卷级档号”只占一个单元格位置。
4.字体的选择：由图1可见，“@A|案题”、“@A|卷名”和“@B|题名”的字体都是横向的，这是因为在进行“单元格格式/字体/字体设置”调整时选择了带“@”的字体(如：@黑体、@宋体)，这种字体输出时可以按逆时针方向旋转90度。但应注意它只对双字节的汉字有效，而对单字节的ASCⅡ码字符(数字、字母和符号)无效。这种字体对于打印像脊背这样格式的报表可以说是再合适不过的。
5.对齐方式确定：“@A|案题”、“@A|卷名”和“@B|案卷级档号”的水平和垂直对齐方式均为“居中”，“@B|题名”的水平对齐为“靠左”，垂直对齐为“居中”。
6.页面的设置：在下拉菜单中选择“文件/页面设置”、“页边距”和“纸张”，如果没有特别需要就使用它们的缺省值，而“报表参数”的设置如图2所示。
在设计好这个打印模板后，将它重新命名为“案卷脊背(8)”保存。
三、其他案卷脊背报表的生成
以此打印模板为基础，我们在“目录维护”中将它导出，在导出的过程中选择“导出成一个新的报表”，并且用文件名“new.rda”保存；接下来再将该文件导入，产生一个“新报表1”，然后只要对字体的大小、“@B|题名”的宽度等进行一些适当的调整，将输出的行数改为6(参照图2)，重新命名文件名为“案卷脊背(6)”。同样，我们可以根据需要得到“案卷脊背(4)”和“案卷脊背(10)”报表打印格式。这理，就完全适应了案卷脊背多尺寸的变化，满足了用户的各种打印需求。图3就是按照“案卷脊背(8)”在A4纸上输出报表的一部分。
