49个按钮学Word（上）

硬件周刊

陈秀峰

　　Word 2000是目前使用很普遍的办公软件之一。打开Word 2000你是否会被那上面的五花八门的按钮弄得不知所措。豆仔这里就带你去认识这些按钮，学会了这些按钮的用法，你就不再是Word的门外汉了。

　　启动Word2000，程序默认展开“常用”和“格式”两个最为常用的工具栏就展现在眼前。点击工具栏上的相应按钮，即可对选中的字符和对象进行快捷操作，非常方便。同时，对编辑好的文档，我们可以通过点击窗口左下角的“视图”按钮，按不同的视图来浏览文档，也可以通过拖动右边和下边滚动条等按钮，来浏览窗口以外的文档内容。

　　从本期开始，豆仔将带领大家一起来认识这些神奇的按钮。下图就是启动Word2000后示意的这49个按钮。

　　1.新建

　　功能：在Word中新建一个空白文档。

　　快捷键：Ctrl+N

　　①用鼠标左键单击“新建空白文档”按钮。②Word即刻新建一份空白文档，供你输入文档内容。③同时，系统以“文档1、文档2……”的形式，依次序给新建的空白文档进行命名。

　　2.打开

　　功能：在Word中打开已经存在的Word文档。

　　快捷键：Ctrl+O

　　①用鼠标左键单击“打开”按钮。②弹出“打开”对话框。③按“查找范围”右侧的下拉按钮，定位到需要打开文档所在的文件夹。④双击需要打开的文档，该文档被打开显示出来。⑤选中需要打开的文档，然后单击“打开”按钮，也可以将文档打开。

　　3.保存

　　功能：将新建立的一个文档保存起来。

　　快捷键：Ctrl+S

　　①新建立的文档编辑好后，或者正在编辑中，单击“保存”按钮。②弹出“另存为”对话框。③按“保存位置”右侧的下拉按钮，定位到文档将要保存的文件夹。④在“文件名”后面的方框中输入一个名称。⑤按下“保存”按钮，文档即被保存到指定的文件夹中。

　　豆仔提示：(1)Word默认用文档的第1行文本作为文件名，如果你认为可以直接采用这个文件名，上面第④步操作可以省略。

　　(2)新建的文档被保存后，以后再对该文档进行编辑时，建议随时按“保存”按钮对编辑的操作进行保存，以防死机、停电等原因造成损失。

　　4.电子邮件

　　功能：在Word中书写电子邮件，

　　并保存到OutLook中。

　　①在文档中写好电子邮件正文。②单击“电子邮件”按钮，进入电子邮件界面。③在“收件人”后面的方框中输入收件人E-mail地址。④在“主题”后面的方框中输入邮件的主题。⑤如果需要发送附件，单击“插入文件”按钮，并按提示进行操作。⑥单击“发送副本”按钮，将邮件保存到Microsoft Outlook2000中，联网后，启动Microsoft Outlook2000，即可将上述邮件发送出去。

　　5.打印

　　功能：快速打印全篇文档。

　　快捷键：Ctrl+P

　　文档编辑、排版完成后，启动打印机，装上打印纸，单击此按钮，一会儿整篇文档就呈现在你面前了。

　　6.打印预览

　　功能：打印前预览即将打印出来的文档效果图。

　　①在文档打印之前，单击“打印预览”按钮。②系统进入“打印预览”界面，预览打印的效果。③如果对预览的效果表示满意，按下“打印”按钮进行打印。④如果对预览的效果不满意，单击“关闭”按钮，返回编辑状态重新进行编辑。

　　7.简繁转换

　　功能：将简(繁)体中文转换为繁(简)体中文。

　　①选中需要转换的文本，单击“中文简繁转换”按钮旁的下拉按钮。②在出现的下拉列表中，选中相应的转换项目(如“转换为繁体中文”)，即可完成转换工作。

　　8.拼写检查

　　功能：检查文档中是否有单词拼写和语法错误(主要针对英文文档)。

　　快捷键：F7

　　①文档录入完成后，单击“拼写和语法”按钮。②如果文档中有拼写或语法错误，系统会弹出“拼写和语法”对话框。③同时选中文档中第1个错误处，并在对话框中以红色突出显示出来。④在“建议”下面的方框中，选择一个正确的词汇。⑤单击“更改”按钮进行更正。⑥如果你认为此处没有错误或需要这种错误(如给学生出练习题时)，可以单击“忽略”按钮跳过。

　　9.剪切

　　功能：将文档中的文本或图片等对象剪切到“剪贴板”中。

　　快捷键：Ctrl+X

　　①选中需要剪切的对象(文本)。②单击“剪切”按钮，文本即被剪切到“剪贴板”中。③原来的位置变成空白。

　　10.复制

　　功能：将文档中的文本或图片等对象复制到“剪贴板”中。

　　快捷键：Ctrl+C

　　①选中需要复制的对象(文本)。②单击“复制”按钮，文本即被复制到“剪贴板”中，被复制的文本仍然保持在原来的位置上。

　　11.粘贴

　　功能：将“剪贴板”上的文本或图片等对象粘贴到指定的位置。

　　快捷键：Ctrl+V

　　①将光标定在需要粘贴对象的位置。②单击“粘贴”按钮。③“剪贴板”的对象即被粘贴到上述位置。

　　豆仔提示：在进行粘贴操作之前，需要先进行剪切或复制操作。

　　12.格式刷

　　功能：将选定文本的格式复制到指定文本上。

　　快捷键：Ctrl+Shift+C

　　①选定某些需要复制其格式的文本。②单击“格式刷”按钮。③光标变成一个“小刷子”状。④用此“小刷子”在需要设置格式的指定文本上拖拉。⑤选定文本的格式就被复制到拖拉过的文本上了。

　　13.撤销键入

　　功能：撤销刚才所进行的编辑操作。

　　快捷键：Ctrl+Z

　　如果你发现刚才所进行的操作不正确，可以通过反复按“撤销键入”按钮，依次撤销前面所进行的操作。

　　14.恢复键入

　　功能：恢复刚才所进行的撤销操作。

　　快捷键：Alt+Shift+Backspace(退格键)

　　如果你发现刚才所进行的撤销操作有错误，可以通过反复按“恢复键入”按钮，依次恢复前面所进行的撤销操作。

　　15.超级链接

　　功能：将文本或对象与其他对象

　　链接起来。

　　快捷键：Ctrl+K

　　①选中需要建立超级链接的文本(或对象，也可以不选择)。②单击“插入超级链接”按钮，弹出“插入超级链接”对话框。③在“请键入文件名称或Web页名称”下面的方框中输入需要建立链接的文档(网站地址、E-mail地址等)路径及名称。④单击“确定”按钮，即可在选中的文本与其他对象之间建立起超级链接。以后，当鼠标指向此超级链接，光标将变为“手”形，单击鼠标即可切换到相应的链接对象上。

　　豆仔提示：第③步的操作，也可以通过⑤区的按钮进行选择。

　　16.表格和边框

　　功能：打开/隐藏“表格和边框”工具栏，快速对表格进行操作。

　　①当需要编辑文档中的表格时，单击“表格和边框”按钮。②打开“表格和边框”工具栏，利用工具栏上的按钮，可快速对表格进行相应的操作。

　　豆仔提示：再次单击此按钮，即可将“表格与边框”工具栏隐藏起来。

　　17.插入表格

　　功能：在文档中快速插入一个普通表格。

　　①将光标定在需要插入表格的位置，单击“插入表格”按钮。②在随后弹出的表格定制框中，按住鼠标左键不放，在定制框中拖拉至需要的表格行、列数目后，松开鼠标。③一个规则的表格就快速插入到光标处。

　　18.插入Microsoft Excel工作表

　　功能：在Word文档中，插入一个Excel电子表格。

　　①将光标定在需要插入电子表格的位置，单击“插入Microsoft Excel工作表”按钮。②在随后弹出的表格定制框中，按住鼠标左键不放，拖拉一下，松开鼠标。③一个Excel电子表格被插入到文档中。④此时Word的“常用”和“格式”工具栏被换成了Excel中的“常用”和“格式”工具栏了。⑤如果觉得显示出来的表格区域太小，影响操作，可以将光标移至表格右下角(或左边框、下边框处)成双向箭头时，按住左键拖拉，即可调整表格显示区域的大小。

　　豆仔提示：此时，可以在Excel环境下，对表格进行编辑和处理。在Excel中完成表格的编辑工作后，在表格以外任何区域单击一下鼠标，即可退出Excel环境，返回到Word中，表格即被嵌入Word文档中。在表格区域双击鼠标，即可再次进入Excel环境，对表格进行修改处理。