让Excel与Access共享数据
IT商界
一日，朋友阿鸿前来求援：“我们单位的工程数据是用Micorsoft Access2000管理的，现在上级主管部门要求我们用Excel格式报盘，应该如何转换？”笔者启动Access2000，打开他带来的数据库文件，然后对他说：“对于这个问题，可以用下面多种方法来解决。”
将Access的数据转换到Excel中
一、复制粘贴法
1.用Access2000打开相应的数据库，打开需要转换的某个“表”或某个“查询”(如“优良工程”等)。
2.将鼠标移至第一条记录所在行的行标上，再单击选中第一条记录数据。
3.再将鼠标移至最后一条记录所在行的行标上，在按住Shift键的同时，单击选中所有数据。
注意：可根据实际需要，不选中全部数据，而只选中部分数据进行转换。
4.按工具栏上的“复制”按钮，将数据复制到“粘贴板”中。
5.启动Excel 2000，新建一工作簿(通常用默认的工作簿即可)，选中用于保存数据的单元格区域的第一单元格。
6.按工具栏上的“粘贴”按钮。
至此，数据就从Access中转移到Excel中，稍做编辑、排版，复制到移动存储器中，就可以按要求报盘了。
二、Excel分析法
1.启动Access2000，选中需要转换的某个“表”或某个“查询”(如“优良工程”等)。
2.按工具栏上的“Office链接”按钮旁的下拉按钮，在随后弹出的下拉菜单中，选中“用MS Excel分析”选项(图1)。
3.此时，系统会自动启动Excel2000，并将选中的“表”或“查询”转换成同名的Excel工作簿(优良工程.xls)。
三、直接导出法
1.启动Access2000，选中需要转换的某个“表”或某个“查询”(如“工程数据”等)。
2.执行“文件导出”命令，打开“将表‘工程数据’导出为”对话框(其实就是一个“另存为”对话框)。
3.按“保存类型”右侧的下拉按钮，选中“Micorsoft Excel*”(根据你的Excel版本确定“*”)选项。
4.按下“保存”按钮，即可将选中的“表”或“查询”转换成同名的Excel工作簿(工程数据.xls)。
用Excel分析法和直接导出法都可将数据从Access中转换到Excel中，编辑、排版一下，就可以报盘了。
四、直接导入法
用上面三种方法转换过来的数据，与数据源之间没有联系，也就是说，如果数据源(Access2000中的“表”或“查询”)发生变化，而转换到Excel中的数据不会随之改变。如果经常需要报盘的话，就显得不太方便了。下面介绍另一种方法。
1.启动Excel2000，新建一个工作簿，取名保存。
2.执行“数据→获取外部数据→新建数据库查询”命令，打开“选择数据源”对话框(图2)，在“数据库”标签中选中“MS Access Database*”选项，按下“确定”按钮，进入“选择数据库”对话框。
注意：第一次使用该功能时，需要将Office2000或Excel2000安装盘插入光驱中，然后执行上述命令加载这一功能。
3.定位到需要转换的数据库文件所在的文件夹，并选中相应的数据库文件，按下“确定”按钮，进入“查询向导──选择列”对话框(图3)。
4.展开需要转换的“表”或“查询”(如“优良工程”等)，选中需要转换的数据列，按“下一步”按钮，进入“查询向导──筛选数据”对话框。
注意：如果希望只转换其中的部分数据，就可以在此对话框中设置筛选的条件；如果转换全部数据，就直接按“下一步”按钮。
5.在此处按“下一步”按钮，进入“查询向导──排序顺序”对话框，确定好排序的相应关键词后(图4)，按“下一步”按钮进入“查询向导──完成”对话框。
6.按下“完成”按钮，进入“将外部数据返回给Microsoft Excel”对话框，选中一个保存数据的工作表(如“现在工作表”等)及保存数据单元格区域的第一个单元格(如“=$A$1”)，按下“确定”按钮。
至此，数据就从Access中导入到Excel中，并在两者之间建立了链接。当数据源中的数据发生变化时，启动Excel2000，打开曾导入数据的工作簿，执行“数据→更新数据”命令，即可让转换到Excel中的数据随Access中的变化而变化，可以随时报盘。
将Excel的数据转到Access中
朋友阿鸿看完我的操作演示后，急着要回去转换、报盘。“别急嘛”，笔者一边说，一边做进一步的介绍：“以上是将Access中的数据转换到Excel中，如果想将Excel中的数据转换到Access中，可以采取下面的方法来完成。”
一、直接导入法
1.启动Access，新建一数据库文件。
2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→导入”命令，打开“导入”对话框。
3.按“文件类型”右侧的下拉按钮，选中“Microsoft Excel(*.xls)”选项，再定位到需要转换的工作簿文件所在的文件夹，选中相应的工作簿，按下“导入”按钮，进入“导入数据表向导”对话框(图5)。
4.选中需要导入的工作表(如“工程数据”)，多次按“下一步”按钮作进一步的设置后，按“完成”按钮。
注意：如果没有特别要求，在上一步的操作中直接按“完成”按钮就行了。
5.此时系统会弹出一个导入完成的对话框(图5的中部)，按“确定”按钮。
至此，数据就从Excel中导入到Access中。
二、建立链接法
1.启动Access，新建一数据库文件。
2.在“表”选项中，执行“文件→获取外部数据→链接表”命令，打开“链接”对话框。
3.以下操作基本与上述“直接导入法”相似，在此不再赘述，请大家自行操练。
注意：“直接导入法”和“建立链接法”均可以将Excel数据转换到Access中，两者除了在Access中显示的图标不同外，最大的不同是：前者转换过来的数据与数据源脱离了联系，而后者转换过来的数据会随数据源的变化而自动随时更新。
阿鸿听完我的讲解后，心满意足地走了。