用Excel制作请款单

IT商界

张颖

　　笔者的公司常送货到好又多在成都的各分店，并在送货时附带一张所送货物厂商的请款单给好又多。所送货物过多时，手工填写这张请款单很费时间，如果用功能强大的Excel表格来完成这项工作，则可大大缩短工作时间。

　　首先来谈谈这张表格所用到的VLOOKUP函数、IF函数和TYPE函数。

　　1.VLOOKUP函数可以使我们只需输入商品型号，计算机自动完成对好又多编码，含税单价的输入。VLOOKUP函数格式如下：

　　VLOOKUP(lookup_value,table_array,col_index_num,range_lookup)

　　Lookup_value：为需要在数据表第一列中查找的数值。Lookup_value 可以为数值、引用或文字串。

　　Table_array：为需要在其中查找数据的数据表。可以使用对区域或区域名称的引用，例如数据库或数据清单。

　　Col_index_num：为table_array 中待返回的匹配值的列序号。

　　Range_lookup：为一逻辑值，指明函数VLOOKUP 返回时是精确匹配还是近似匹配。

　　通俗地讲就是根据给定值，返回指定数据表或区域所对应给定值的行的指定列的数据。

　　2.IF函数和TYPE函数结合使用来控制单元格的数据输入。例如：当商品型号有数据输入时，自动执行VLOOKUP语句完成好又多编码的输入，否则好又多编码显示为空单元格。

　　IF函数为条件函数，其作用是执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。TYPE函数的作用是返回单元格数据的类型。例如某单元格数据为数字时，返回值为1；数据为文本时，返回值为2。

　　现在我们就来建立这张表格。

　　执行Excel程序，建立一个空表格，建立如下图格式的请款单工作表。

　　再建立如下图格式的商品清单工作表。

　　建立完这两个工作表后，在请款单工作表A5单元格输入如下公式：

　　“=VLOOKUP(C5,商品清单!A:B,2,FALSE)”；用拖拉法复制公式到A9单元格。

　　B5单元格输入如下公式：“ =IF(TYPE(A5)=1,VLOOKUP(C5,商品清单!A:C,3,FALSE),"") ”；

　　F5单元格输入如下公式：“ =IF(TYPE(A5)=1,H5/E5,"") ”；

　　G5单元格输入如下公式：“ =IF(TYPE(J5)=1,"17%","") ”；

　　H5单元格输入如下公式：“ =IF(TYPE(A5)=1,J5/1.17,"") ”；

　　I5单元格输入如下公式：“ =IF(TYPE(A5)=1,H5*0.17,"") ”；

　　J5单元格输入如下公式：“ =IF(TYPE(A5)=1,IF(E5<=0,"数量没填",A5*E5),"") ”。

　　以上公式建立完成后用拖拉法复制公式到第九行的单元格。

　　H10、I10、J10单元格用SUM函数建立求和公式，例如H10单元格输入“ =SUM(H5:H9)” 。

　　在请款单工作表内含税单价栏是不需要打印的，只是用来手工填写送货单时查单价用。

　　在请款单工作表内需要手工输入数据的单元格，请去掉单元格属性里的保护属性栏内的锁定属性。点选工具菜单下的保护文档项，把请款单和商品清单工作表保护起来，以免误改公式或重要数据。