数据透视表应用拓展──让表更智能和更有个性

软件世界

陈秀峰

可以随意更改表中数据项

我们这里说的数据项就是数据透视表中的行、列和页字段下的子类别。
这些数据项都能够随意修改，或者为方便查询某组数据而把数据在表中排列得更为合理。
这时，我们可以点击在某个数据项右边的下拉按钮，在随后弹出的下拉列表(如（图1）)中，选中其中的某个项目(子类别)，然后按“确定”按钮，数据透视表中的数据便可根据你的选择筛选数据了。

对数据智能计算

就此例子，我们希望能够得到“建筑面积”的求和项，或者以其他计算方式计算某个数据项，我们可以采取下面的方法来进行：

简单地数据汇总

鼠标单击数据透视表数据区域，打开“数据透视表字段列表”，将“工程造价”字段也拖至“数据区域”，让其与“建筑面积”共同汇总出来，显示结果如（图2）所示。

其他计算方式

通常情况下，数据透视表默认将数据按“求和”的方法进行汇总，如果我们重新选择，就可以达到汇总其他计算项目的目的。例如：在此处，我们要汇总工程项目数，可以这样来操作：
用鼠标在数据透视表的“求和项：建筑面积”上双击，打开“数据透视表字段”对话框(如（图3）)，选中“汇总方式”下面的“计数”选项后，按“确定”按钮，即可统计出各项目的工程数目，结果如（图4）所示。

表中数据如何智能更新

如果修改了数据源中的数据，就需要更新数据透视表中的数据，否则汇总结果不正确。更新数据可以采取下面三种方法来实现：
①打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“更新数据”按钮(一个感叹号)即可（图5）。

制作更个性的表单

如果你想改变行、列及页字段，即修改数据透视表的布局，可以这样来进行：
①选中数据区域中任何一个单元格，执行“数据→数据透视表和数据透视图”命令，直接按“步骤之3”。
②按其中的“布局”按钮，打开“数据透视表和数据透视图向导──布局”对话框(如图6)。
③选中需要修改的字段(如行字段──资质等级)，将它拖回到右侧的字段列表中。然后将新字段拖至相应区域(行字段区域)。
④仿照第③步的操作，完成其他字段的修改。
⑤对布局满意后，按“确定”按钮返回“步骤之3”，再按下“完成”按钮即可。

将数据透视表打印出来

和打印正常工作表一样，按下“常用”工具栏上的“打印”按钮，即可将数据透视表打印出来。如果你对打印出来的透视表不满意，可以对其显示方式进行调整：
打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“设置报告格式”按钮，打开“自动套用格式”对话框，选中一个你满意的报表格式后(初次使用该功能，常常需要反复测试)，按下“确定”按钮，再执行打印操作，就能打印出满意的汇总报表了。

制作汇总图表

打开“数据透视表”工具栏，选中数据区域中任何一个单元格，按工具栏上的“图表向导”按钮，系统会自动新建一个名为“Chart1”的工作表，并在其中以默认的“柱形图”的形式建立起数据透视表的图表(如（图7）)。