修订审阅有条不紊

软件世界

张迎新

这样的修订如此方便

与上期讲的批注不一样，修订允许各审阅人在文档中插入修改意见。它与传统编辑方法的修改不同，用户不仅可以看出文档的何处做了修改，还能选择接受或拒绝修改，从而大大提高公文的审阅效率。当然也节约了文稿用纸等办公资源。

三步作修订

与批注不同，修订是直接写入文档的建议，一般用带有下划线的红色字体显示。
①打开待审阅的文档，按上期介绍的方法，打开“审阅”工具栏。将光标放在需要插入修订的位置，单击“审阅”工具栏中(或“工具”菜单下的)的“修订”命令。
②输入第一条修订，完成后将光标移到新的修订位置，即可再次输入第二条修订。
③全部修订输入完毕以后，单击“修订”命令退出修订状态，按常规方法保存文档。
注意：当文档处于修订状态时，用户不仅可以插入新内容，也可以删除文档中的内容。被删除的内容会放入类似批注框的“删除框”（图1）内，以便最终审阅者做出接受或拒绝删除的选择。

编辑修订内容

编辑修订就是在定稿时对修订做出接受或拒绝的决定。针对上面介绍的两种修订方式，用户可以选择的操作有：
1.对插入修订来说，可以用鼠标右键单击文档中的修订文字，根据需要选择快捷菜单中的“接受插入”或“拒绝插入”（图2）。

审阅过程更快捷

1.在“审阅窗格”中查看

对于有多人参与审阅的重要公文来说，定稿者需要查看所有的批注和修订，以便深入地了解每位审阅人的想法。如果定稿者直接观看文档感觉比较杂乱，可以打开“审阅窗格”来查看。具体方法是：单击批注栏中的“显示”按钮打开菜单，选中其中的“审阅窗格”命令，即可在当前窗口下面开辟一个“审阅窗格”，用户即可看到文档各个部位(主文档、页眉、页脚等)的批注和修订内容。其中包括插入的内容、删除的内容、审阅人姓名和审阅日期。如果用鼠标右键单击“审阅窗格”中的具体内容，还可以打开图2、图3所示的快捷菜单，执行接受删除、拒绝删除等操作。
提示：当然，使用“审阅”工具栏中的“前一处修订”和“下一处修订”等按钮，审阅者也可以快速地查看页面中的批注和修订。

2.在文档页面中查看

另外，公文定稿往往需要了解不同阶段的进展。为此，Word XP的“审阅”工具栏提供了一个“显示以审阅”列表（图4），选择其中的命令可以看到各个审阅阶段的具体情况。