激情PPT──中场系列片：图表应用篇
专题快递
演示文档和图表有着天然的合作关系，两者都以直观、明了的表达方式取胜，因而在各种演示报告中大量引用表格数据也就不足为奇了。下面我们就来制作一个某公司从1994年到1997年主、副业务的销售业绩比较表吧。
1.调用Graph PPT里好制表
在PPT中，默认调用的图表编辑程序为Graph，是为Office套件设计的改进型绘图模块。在Word、Excel、Outlook、Access中都可调用，但Graph本身不能单独运行，必须依附于办公程序的相应按钮。下面我们就来熟悉熟悉这个深藏不露的家伙吧；
A.新建一张“空白”版式的幻灯片。在文档空白处击右键，在“背景”窗口中设置一种“从标题辐射”的填充效果。然后选择“插入/文本框”的“水平”命令，在框中输入“公司销售业绩比较”字样。
B.再次单击“插入”菜单，在选择了“图表”命令后我们会发现：PPT打开了Graph图表，并同时开启了与该表对应的“数据表”。在这一“数据表”中填充或更改的数据都会影响幻灯片中图表的样式。单击Graph“数据表”中第3行左侧的行号“3”，选中该行。然后单击“编辑”的“删除”。接着移动鼠标到“第一季度”所在的单元格，将它更改为“1994年”。如法炮制，将后面的单元格依次改为“1995年”、“1996年”和“1997年”。在“主业”行中分别填入数值“280”、“320”、“400”、“455”，而在“副业”行中则填入“80”、“95”、“110”、“120”。
C.将鼠标移动到三维图表上，在鼠标出现如(（图1）)所示的“背景墙”三个字时击右键，选择“背景墙格式”。在弹出窗口中单击“填充效果”按钮。在这里，我们把“背景墙”设置成“从中心辐射”的“双色”底纹。同样的方法，我们把“图表区域”也加上背景。
D.单击纵轴上的数值，右击鼠标，在快捷菜单上选择“坐标轴格式”。在打开的窗口中，我们可以定义整个图表的基本样式。比如在“刻度”卡片中，首先将“最大值”调整为“500”，将“主要刻度单位”设为“100”，将“次要刻度单位”设为“20”(（图2）)。同时在“字体”卡片上我们可以编辑“字体”和“字号”。为了美观，我们还需要在“对齐”卡片上将角度设为“30度”。此时的效果如(（图3）)所示。
E.单击“图表”菜单的“图表类型”命令。在弹出窗口的“标准类型”卡片中选择一种“簇状圆柱图”。接着单击“图表”菜单的“图表选项”命令。在弹出窗口的“标题”卡片中填写“X轴”为“年份”，“Z轴”为“产值(单位：万元)”。再次点击“图表”菜单，这次选择“三维视图格式”命令，将“上下仰角”和“左右转角”均设置为“30度”(（图4）)。现在，再来看看我们的三维图表吧，还满意吗？如果想精益求精，你还可选出你不满意的对象，单独编辑它；
F.如果你对静态图表始终难有兴趣的话，那么下面的操作将会让你大开眼界。在常规编辑状态下，右击该图表，选择“自定义动画”。在弹出的窗口中选中“图表2”，并在“图表效果”卡片上设置“引用图片的元素”为“按类别中的元素”引用，同时动画效果为“向上”和“擦除”。
这样，我们马上按下“F5键”欣赏一下吧。当你第一次点击鼠标时，出现了图表坐标和背景，再次点击，就会出现“1994年的主业销售业绩数值”、接着会出现“1994年副业的销售业绩数值”，然后每击一次就会按此顺序依次出现1995、1996和1997年的对比数据。既动感十足又一目了然，真是令人叫绝。
2.Excel更精彩 数据动起来
用Graph制表好是好，但也有与生俱来的缺陷：作为PPT中的表格插件，毕竟没有专业软件的特殊功能，比如函数计算、排序、搜索啊什么的。而且表格中的数据有时需要实时变动，而仅仅依靠Graph手工编辑，不但烦琐而且容易出错。那么我们能不能先在那些专业软件中制作好图表，然后再在PPT中引用呢？算你运气，也只有Office能满足你如此“非分”的要求：
A.还是利用上面的例子，我们打开Excel，依次输入数据并另存为“公司销售业绩比较.xls”文件；
B.打开我们刚才编辑过的演示文档，然后单击“插入/对象”命令。这时，你也许会问：那“插入”菜单中不明明有个“表格”按钮吗，为什么要偏偏选择“对象”呢？原来，插入“对象”的主要目的是为了链接数据源，也就是说每当链接的对象发生变化时，链接了该对象的文档也会随之发生改变。如(（图5）)所示，我们在“插入对象”窗口中选择“由文件创建”，然后再单击“浏览”按钮，选择我们刚才制作好的“公司销售业绩比较.xls”即可；
C.特别需要注意的是，一定要选中旁边的“链接”复选框。此时，看看我们的演示文档，是不是引入了一个Excel表格了？如果你想更新，只要右击它然后选择“更新链接”就可以了。当然，你要断开链接也很简单：请单击“编辑”菜单选中“链接”命令，在弹出的窗口中点击“断开链接”按钮就行了。