用易表XP快速准确录入数据

软件世界

沈艳

用计算机管理数据的目的之一，就是为了将数据集中在一起进行统计、分析。为了及时准确地得到统计结果，数据的快速、准确输入是前提。利用新版的易表XP可使我们录入数据既快速又准确，现介绍给大家。

一、使用列表项目

某些数据是可以事先确定其范围的，对于这类数据，我们可以利用列表项目来提高输入速度和准确性。例如在(（图1）)所示的表中，可以选择“学历”这一列，执行菜单命令“列→列表项目”，将列表项目设为“博士|硕士|本科|大专|高中”，以后输入学历的时候，将出现一个下拉列表框，从中选择学历即可。

二、利用代码录入

如果项目比较多，那么使用列表项目就不合适了。例如要从超过100个项目中找到指定的项目，会是非常麻烦的事情。此时可以通过代码项目来提高录入速度和准确性。所谓代码项目就是用一些简单的代码来表示某些项目，而用户在录入的时候，只需录入代码，软件会自动将该代码转换为对应的项目。例如在图1中，我们可以将“籍贯”列的代码设为“bj：北京|gd：广东|tj：天津|hb：河北|ln：辽宁|…”，这样在输入籍贯的时候，只需输入各省的拼音缩写，即可自动转换为对应的省份。例如要输入“北京”，只需输入“bj”即可。

三、巧用默认值属性

合理地利用默认值属性，也可以在一定程度上提高输入速度。例如在订单管理系统中，将日期列的默认值设为“Today()”，新增行的日期单元格将自动填入当天日期。如果将“编号”列的默认值设为“Cell(Row-1，Col)+1”，新增行的编号会在上一行的基础上自动加1。

四、使用自动列表

前面提到列表项目必须由用户事先定义好，这样的要求有时并不实用。例如在订单管理系统中，已经在产品表中录入所有的产品，订单表的产品列只需从产品表中的产品列调用即可。由于产品是不断增加和减少的，利用列表项目就不合适了，此时可以利用自动列表属性。选择订单表中的产品列，执行菜单命令“列→自动列表”，先启用自动列表功能，然后指定自动列表来源。例如本例中的自动列表来源是产品表中的产品列，这样在订单表中输入产品的时候，会自动出现一个下拉列表框，列出所有产品供选择。

五、自动输入和计算的实现

在一个简单的销售管理系统中，产品表里已经输入所有产品的产品编号、产品名称和成本价，我们希望在销售记录表中，只须输入产品编号，对应的产品名称和成本价即能自动显示出来，输入销售价之后，即可自动计算出金额和利润(（图2）)。

六、数据有效性的验证

除了录入错误外，还有另一种更难发现的错误，就是不符合某一逻辑关系。例如在订单管理系统中 ，有时要求订购数量必须超过某一数值才能给予一定的折扣。我们可以通过设置验证公式来检查某一行的数据是否符合这样的要求。例如执行菜单命令“表→验证公式”，将验证公式设为“Not ([数量]<100 And [折扣]>0)”，这样如果某一订单的数量小于100，而又给与了一定折扣的话，程序将给出警告。
以上功能只有易表的最新版本才具备，需要的读者可以到易表主页(http://www.egridsoft.com)下载。