学用Word的格式

专题快递

李建民

所谓格式，是指一篇文章中不同级别的标题、正文等部分的样子。笔者经常发现有的初学者在使用Word的时候，常常为每一个标题或正文设置格式，这样做不仅影响效率，还很难保证文档中格式的统一。其实你只要学会使用Word的格式，上述问题很容易解决。

一、用格式刷快速格式化文档

格式刷可以复制选中部分的格式到其他的内容上，需要注意的是：单击格式刷只能复制一次，而双击格式刷则可以复制任意多次直至再次单击“格式刷”按钮为止。
　　如果文档中有数个不相邻的部分需要有同样的格式，可以使用格式刷来完成统一格式的任务。相对于复制段落格式和字符格式，格式刷的使用方法略有不同。
　　1.复制段落格式时，首先为第一部分的段落设置好格式，然后将光标置于这一段落，用鼠标左键双击工具栏上的格式刷。之后鼠标指针上就多了个小刷子，在对应段落上选中并拖动格式刷，就可以把第一部分的格式拷贝过去。
　　2.如果是复制字符格式，则在设置好第一个字符格式后，选中这个字符，双击格式刷按钮，然后在其他需要拷贝格式的字符上单击格式刷即可。注意对于字符的解释，中文和英文略有不同。因为英文是天然分词的，所以，每点击一下，刷的是一个单词，而对于中文，Word 2000具有一定的分词功能。比如用一个带有加粗格式的刷子在本句开始的“比如”一词中间单击，则这两个字都会被加粗。所以，在中文文档中使用格式刷的时候，可以使用拖动选择对象的方式，来增加应用格式的准确性。

二、使用样式轻松格式化文体

通过使用样式我们可以事先规定好每一级标题、正文以及其他内容的样子，在需要的时候直接使用就可以了。现在让我们使用菜单“格式”→“样式”打开“样式”对话框。在这个对话框中，左边列出的是当前文档中所使用的样式，右边是样式的预览以及说明。在这个对话框中，我们可以新建、删除或者是更改某个样式。但需要注意的是：正文以及默认段落字体是不允许删除的。

1.新建一个样式

有时候我们对样式有特殊要求时，可以建立一个新样式。单击“新建”按钮，进入新建样式的对话框。我们首先先给样式起一个名字。
　　●选择样式的类型。样式的类型有两种：基于段落的以及基于字符的。如果这个样式是基于段落的，则在日后使用的时候不需要进行选择，只要光标位于一段中就可以了。如果一个样式是基于字符的，在使用的时候就必须要进行选择。
　　●选择基准样式。你需要建立的样式是以什么样式为基准的，一般选择正文就可以了。如果基准样式发生了变化，基于该样式的所有样式也将发生变化。例如，如果将正文样式的字体改为黑体，Word将改变基于此样式的样式的字体，如应用于脚注、页眉、页脚和页码的样式。如果希望某个样式不因改动基准样式而发生变化，则必须保证此样式没有基准样式，或至少不以正在改动的样式为基准。首先单击“格式”菜单中的“样式”命令，再单击“样式”框中要改动的样式，单击“更改”按钮，随后单击“基准样式”框中的“(无样式)”，或选择一种与正在更改的基准样式不同的样式。
　　●选择后续段落样式。所谓后续段落样式是指当一个段落结束后，你按下下个段落的样子，这就要看你在文档中的要求了，一般选择正文为宜。
　　这几部分选择好后，就可以建立我们自己的样式了。单击“格式”按钮，从中选择“字体”、“段落”等进行设置，与我们平常使用段落、字体格式的设置是一样的。如果你要在基于此模板的新文档中使用经过修改的样式，请选中“添至模板”复选框。Word会将更改后的样式添至活动文档所基于的模板。如果你选中了“自动更新”复选框，日后如果你修改了此样式，那么这个样式会自动更新为新的格式。为了避免麻烦，建议最好不要选中这个复选框。

2.修改一个样式

在默认的情况下，正文的样式一个段落的开头是不空格的，这不符合我们的习惯，我们需要修改它。在样式的对话框中，单击“更改”就可以了。其他的操作和新建一个样式是一样的。

3.应用样式

应用一个样式的时候，可以在样式对话框中点击“应用”按钮。最简单的方法是先选择需要应用样式的文本，然后在格式工具栏的“样式”中进行选择。

4.显示样式的名字

有时候我们需要显示一个文档中所使用的样式的名字，方法如下：打开“工具”→“选项”菜单，单击“视图”选项卡，在“样式区宽度”中填入一个大于0的数字就可以了。不过只能在普通视图和大纲视图中显示样式的名字。如果不想显示样式的名字了，只要把宽度改为0。

5.快速取消格式

了解了样式的基础知识之后，相信你会越来越自觉地去查看当前段落的样式。在Word 2000中，我们常用的正文样式有“正文”和“正文(首行缩进两字)”。后一种自然是为中国的用户专门设置的。可是，有时候，因为操作的关系，使得某个应用了“正文(首行缩进两字)”的段落的首行缩进消失了，而其余段落则正常──也就是说，样式被临时更改了。这时，若想取消某个段落临时附加的格式，你可以试试这组快捷键“Ctrl+Q”。

6.在文档中漫游

文档结构图将在一个单独的窗格中显示文档标题，你可通过文档结构图在整个文档中快速漫游并追踪特定位置。单击常用工具栏上“文档结构图”按钮，然后再单击文档结构图中要跳转的标题即可至文档中相应位置。在文档结构图中，可选择显示的内容级别，调整文档结构图的大小。若标题太长，超出文档结构图宽度，不必调整窗口大小，只要将鼠标指针在标题上稍作停留，即可看到整个标题。

三、用大纲模式格式化长篇文档

编辑长篇文档，自然会牵涉到一套严密的文档体系。一方面，对于不同的标题，最好使用不同的字体、段落格式等区分开，另一方面，长篇文档前前后后的同级的标题，又应该保持格式的统一，不然，整个文档就会显得凌乱不堪。在初稿完成后对这样凌乱的文稿进行修改，无疑是令人头痛的事。你可用“大纲”视图模式组织长篇文档，非常方便。大纲视图能够显示文档的结构。使用大纲视图模式就好像在写文章时先列出文章的框架，再进行填充一样：先把文章的各级标题写出来，再填入正文就可以了。而且在大纲视图模式下，我们可以在大纲视图中上下移动标题和文本，从而调整它们的顺序。此外，我们还可以将正文或标题“提升”到更高的级别或“降低”到更低的级别。下面我就具体介绍一下大纲视图的使用方法：
　　在“视图”中选中“大纲”，我们就进入了大纲视图模式。这时会出现一个大纲视图的工具栏。
　　从左至右各个按钮的作用分别为：上升一级、下降一级、降为正文、上移、下移、展开、折叠、只显示1-7级标题、显示全部内容。在大纲模式下，如果文字前面有“+”表示其下还有更详细的标题，可以展开；“-”表示其下没有任何内容。我们可以利用上升或下降来改变标题的级别，拖动“+”或“-”来调整个部分的位置。

四、格式化文本框

1.格式化文本框中的文本

文本框中的文本的格式化和普通文本并没有什么两样。但是，一些在整篇文档中不常用的格式，用在文本框中的文字上，却会起到不错的效果。文字方向就是一例。平常在文档正文中，我们最常用的是从左至右的横向文字排列，偶尔会用到从右至左的竖向文字排列。在文本框中，则可以根据需要选择更多的方向(（图1）)。

2.格式化文本框本身

文本框被Word视为一个绘图对象，所以我们可以自由地设置它的边框、阴影、底纹等。设置文本框的这些属性的时候，可以使用绘图工具栏上的按钮。如（图2）所示，我们可以利用Word所给的绘图按钮，为文本框赋予非常丰富多彩的外观，包括阴影和三维等特性。

3.格式化图片

在Word文档中插图是比较方便的。但是，插入的图片，未必完全符合我们的要求。此时，如果需要调节图片在文档中的效果，可以使用图片工具栏。这是一个在选中图片时自动弹出的浮动工具栏。（图3）解释了这个工具栏上每个按钮的含义。某些按钮，比如“图像控制”、“文字环绕”等，还包括一些具体选项，这些选项在单击按钮时会出现。应用举例：某一页面中插入一幅图，调节图片，使它色彩变得较淡，并衬在文字下方。具体操作步骤如下：