提高OutLook邮件发送效率

软件世界

姜元学

1.自动记住邮箱口令

在OutLook中，我们可以设置让OutLook自动记住自己邮箱的口令，这样就不必每次发信都要输入口令，可节省一定的时间。
打开OutLook，选择“工具”菜单，单击“账号”项目；单击“邮件”标签，然后选择“账号”下面的邮箱名称；单击“属性”按钮，选择“服务器”标签；选择“登录方式”前面的单选钮，在“密码”后面输入用户的邮箱口令，最后单击确定即可。

2.保存常用电子邮件地址

在OutLook中，你可以用“通讯簿”来记忆电子邮件地址。“通讯簿”具有存储联系人信息的功能，使你能方便地检索联系人信息。有了“通讯簿”后，发送邮件的工作大大简化，发送时只需在“收件人”的左边单击“通讯簿”即可显示电子邮件地址列表，从中选择一个，单击“收件人”按钮即可。

3.用自动签名发送邮件

在电子邮件中，你可以使用“自动签名”向已发送的邮件文本框中自动添加包括姓名、职务或其他内容组成的文字。
单击“工具”菜单上的“选项”命令；选择“安全”标签，选中“在所有待发邮件中添加数字签名”复选框；单击下面的“获取数字标识”，建立自己的标识即可。

4.充分利用抄送功能

将一份邮件发送给多个收件人，可以用“邮件抄送”功能，这样可避免挨个发送。
单击“新邮件”按钮；在“收件人”中添加第一个邮箱地址；在“发送”中添加其他人的地址，然后按“发送”命令即可。

5.发送文本邮件

我们日常收发邮件时，普通文本邮件能满足大部分需要，因此，如果没有特殊的图像、表格或按钮等其他要求，应尽可能发送文本邮件。
单击“工具”菜单上“选择”命令；单击“选项”标签，将“邮件发送格式”和“新闻发送格式”中的“纯文本”选中，单击“确定”按钮即可。

6.压缩大邮件

邮件越大，发送和接收邮件的时间就越长，且每个邮箱的最大容量受到限制，因此在发送之前最好将邮件压缩。你可以用WinZip等压缩软件对邮件进行压缩或用文件分割软件将大邮件分割成小的邮件分期发送。