用OutLook管理名片

软件世界

姜元学

在日常工作中，我们通常会收到成百上千的联系名片，但名片多了，使用查找起来就成了一件非常麻烦的事。能不能在电脑中建一个方便好用的“名片盒”来管理这些名片呢？答案是肯定的。我们利用Outlook的“联系人”功能，就可解决这个问题。

一、把OutLook变成“名片盒”

1.启动OutLook，系统默认状态为“收件箱OutLook”。
2.点击“工具→选项”，在选项对话框中单击“常规”标签，将在此文件夹启动选为“联系人”，从而保证你每次启动OutLook时，都进入“联系人OutLook”界面。
3.点击“工具→选项→常规标签→加载项管理器”，把“加载项”前面方框里的“√”号去掉后点击“确定”。这样做的目的是使OutLook在启动时不必加载这些程序，从而能快速启动、退出，节约你的时间。
经过以上两步修改后，OutLook已改造成一个好用的“名片盒”了。

二、输入名片内容

点击“联系人→新联系人”，然后进入“未命名联系人”的“常规”界面。根据名片内容逐项对照输入，名片背后的内容或需要注明的内容可输入到正下方空白栏内。输入完后点击“保存并退出”，这样就输入了一张名片。照此方法输入所有的名片。

三、翻阅查找名片

启动OutLook，所有名片条目出现在你面前。可利用滚动条逐条查看，最好用的是利用“工具”中的“查找项目”进行快速检索。在查找中输入查找词──名片中的姓名、职务、单位、地址、电话号码、备注等中的任意字词都可作为查找词。下拉列表将保存最近使用过的五个查找词，提供直接选择。然后选“常用文本字段”，点击“开始查找”，符合条件的名片将出现在你面前，双击它，就可展开该名片。是不是很方便？赶快把你收到的名片交给OutLook来管理吧，以后你就不必在成堆的名片里费时寻找了。