电子化日程管理

专题快递

张金贵

日程安排是我们日常生活中的重要环节，如果我们请一位“电子秘书”来帮助管理日常的事务，我们的生活就会安排得井井有条，忙而有序。下面我们就来了解几个常用的日程管理软件。

一、友情强档

友情强档具有一个使用非常简便的日程安排功能，并且在约会到来时会自动提醒你。

1.新建日程安排

在左面的任务选择窗口中单击日历，打开日历管理列表，单击其中的“日历”按钮，打开日历视图，然后单击“日历→新安排”命令或工具栏中的“新安排”按钮，弹出日程安排对话框(（图1）)，在内容框中输入日程安排内容，选定日程的开始和结束时间，单击“重复周期”按钮，在弹出的窗口中设定日程安排重复的周期(按天、周、月、年)，选定“提醒”选项，可以在后面的输入框中输入提醒的时间。单击“事件”按钮，可以设置提醒时的声音、音乐或执行的程序。最后单击“确定”保存该日程安排，这时我们就可以在日历中看到你刚建立的安排，重复以上方法可以建立多个日程安排。

2.修改日程安排

在日历或计划视图中双击要修改的日程安排，就可以打开它进行编辑，修改完毕，单击“确定”按钮保存。

3.删除日程安排

在日程安排上右键单击，在弹出的快捷菜单中选择“删除”命令即可。

4.移动日程安排

你可以将建立的日程安排移动到其他日期中，这样不用你再重新设置就可以在新日期中建立一个日程安排。方法是：在“日历”视图中拖动日程安排至新的日期上，然后松开鼠标左键，弹出一个快捷菜单，选择“移动到×月×日”命令即可。另外在“计划”视图中，把选中的日程安排拖动到右上角“日期选择区”中新的日期上，松开鼠标左键，也会弹出一个快捷菜单，选择“移动到×月×日”命令即可。
小技巧：在“日历”或“计划”视图中单击工具栏中的“时间条”按钮，可以打开“时间条”视图(（图2）)，它会以指定的颜色显示出日程安排，清晰直观，你可以很方便地知道自己一天中的安排。用鼠标在颜色条上单击，就可以把此日程安排的内容显示出来，双击颜色条可以编辑该日程安排，利用上面的工具按钮可以很容易地查看其他月份的日程安排。

5.新建任务

在“计划”视图中，单击“计划→新任务”命令，打开任务对话框(（图3）)，选择任务的优先级，开始日期和结束日期，在“内容”框中输入任务的具体内容，选中“提醒”选项，可以设置提醒的时间，单击“事件”按钮，可以设置提醒时的声音、音乐或执行的程序。最后单击“确定”按钮保存任务，这时我们就可以在计划视图右下角的窗格中看到新建的任务。

6.修改任务

在任务窗格中双击“任务”，或选中任务后单击“计划→修改任务”命令就可以打开编辑窗口进行修改。修改完毕，直接单击“确定”按钮保存。

7.删除任务

在任务窗格中选中任务，然后右键单击，在弹出的菜单中选择“删除”命令即可。

8.设置任务列表范围

你可以有选择地让程序显示指定的任务，方法是，在“计划”视图中单击“视图→任务列表范围”，在其子菜单中可以选择显示任务或已完成的任务。其中“任务选项”表示列出没有完成的任务，“已完成任务选项”表示列出已经完成的任务，也可以按年、月、周、天显示任务，非常方便。

二、Visual Calendar Planner

软件版本：V5.0
软件大小：1.5MB
软件类型：共享软件
下载地址：http://www.inKlineGlobal.com
Visual Calendar Planner是一个所见即所得式的日程安排管理软件，它采用表格的形式显示日历， 你只需直接在日期中输入工作安排即可。它允许你定义字体的样式、类型和颜色，并且可以设置提醒，防止你遗忘重要的事情。尤其令人称道的是，它可以将你的日程安排设成壁纸，这样你一打开电脑就可以直接看到自己的工作安排，真是方便之极。它还支持多用户跨网络使用同一份日程安排表，这样就可以让大家共享你的日程表了。

1.日程安排

启动Visual Calendar Planner(（图4）)，首先要单击“file→new planner”命令或工具栏中的newplanner按钮，建立一个新的数据库用来保存你的数据，在打开的窗口中，输入数据库名，然后单击“确定”按钮，弹出一个对话框， 让你选择建立日程安排的类型。其中personal planner是建立个人的日程表，shared workgroup planner(network)是建立共享工作组日程表。它可以让其他用户共享你的日程表。二者的操作是基本上相同的。我们选择建立personnal planner，单击ok按钮， 一个新的数据文件就建立了。下面你就可以安排自己的日程了。

2.设置提醒

用户可以对自己一天中的重要事情设定闹铃提醒，这样可以在指定的时间播放音乐并弹出窗口提醒你。设置提醒的方法是，单击日历左面的“set alarm”按钮， 弹出设置提醒窗口，在alarm date and time中输入日期和时间，在Tunes项目中单击下拉按钮可以选择音乐，单击test按钮可以测试声音效果。在NOTES 中输入提醒的内容，然后单击ok按钮即可。这时我们可以在该天的日历右上角发现一个小铃铛，这就是我们设置的提醒，单击它就可以编辑提醒。

3.设置周期性任务

你可以为某项任务设置完成的起止时间，以及重复的周期。方法是，单击日历左面的“Recurring event”按钮。弹出设置对话框，在start date和until中输入起止日期，在every中选择重复周期。有三种方式，一种是按天(day)、周(week)、月(month)、年(year)；第二种是指定特殊时间(special)；第三种是选择每月第几周的星期几(every)。

4.使用技巧

(1)把日历设置为壁纸
日程安排设置好以后，可以单击“Wallpaper→set wallpaper”命令把当前日历设置为壁纸，这样你就可以打开电脑就看到你的日程安排了。如果想删除日历壁纸，可以单击“wallpaper→clear wallpaper”命令。
(2)自动更新日历壁纸
在默认情况下，日历壁纸是自动居中放置在桌面上的。事实上你可以根据需要自由改变它的显示方式。方法是，单击“wallpaper→wallpaper option”命令，弹出设置对话框，其中有small(小)、normal(中)、fullscreen(全屏)三项选择，选中check to update wallpaper automatically when program exits选项，每当你退出Visual Calendar Planner程序时，日历壁纸就会自动更新成最新的日程安排。
(3)修复数据库文件
突然死机等异常情况常常会使数据库文件受到损坏，利用修复数据库命令能够很好地修复被损的数据库文件，保证日程安排正确执行。方法是：单击“file→repair database”命令，然后选中要修复的数据库文件即可。
(4)压缩数据库文件
当你频繁地增删日程安排时，数据库文件会变得支离破碎，磁盘碎片增多，文件访问速度变慢，这时你可以用压缩数据库命令压缩变成碎片的数据库文件，使数据排列紧凑，提高访问速度。方法是：单击“file→compact database”命令，选中要压缩的数据库文件即可。

三、Easy Noter Lite

软件版本：V3.5
软件大小：2.27MB
软件类型：免费软件
下载地址：http://www.artplus.hr
Easy Noter是一个简单而实用的个人信息管理工具，它不但能够用在工作中用来保存和管理商业信息，而且可以在家中作为你的电子秘书，帮助你管理个人资料。Easy Noter主要有记日记、便笺、地址簿和任务提醒四大功能，操作简单，功能强大。

1.软件界面

启动Easy Noter，我们看到一个类似台历的软件界面(（图6）)，非常醒目、新奇。左右两个窗口是显示相关操作信息的，界面的左右两边是功能标签和按钮，单击不同的标签就可以切换到相应的视图中，右上角的问号按钮是帮助功能，左上角的两个三角按钮分别是关闭封面和最小化功能，窗口下面左面是四个实用的工具按钮，它们分别是：拨号程序、计算器、CD播放器、资源管理器，右面是一个日历时钟显示面板。

2.记日记

单击右边的diary标签，在左面的窗口中会看到一个日历，当前的日期用红色标示，在日历中单击选择日期，就可以在右面窗口中记录日记了。在记日记时，一般在第一行输入标题，然后回车，在下面输入正文，这样易于以后查看。在输入时，可以利用上面的按钮改变文字的字体类型、样式、大小和颜色。输入完毕，单击下面的save按钮，可以选择保存数据(save all data)或把当前日记保存为一个rtf文件(save current note to rtf)，一般选择前者。日记保存起来以后，你在日历中单击日期就可以查看当日的日记了。在日历上面左右两边有两个按钮，单击它可以切换月份。

3.记便笺

单击右边的notes标签切换到便笺视图，单击左面窗口中的“new entry”按钮，就可以在右面窗口中输入便笺的内容了，输入时注意在第一行输标题内容，然后敲回车输入正文，而输入文字的类型、样式、大小和颜色可以通过上面的按钮进行控制，输入完毕，单击save按钮保存即可。

4.地址簿

单击address标签切换到地址簿视图，单击左面窗口中的new entry按钮，在右面的窗口中就可以设置提醒的任务、时间等。在上面的窗口中输入提醒的内容，在startup time setup 和date中设置提醒的时间、日期和周期，在audio nofification setup 中设置提醒的声音， 你可以选择程序默认的声音(default sound)，也可以自己录制新的提示声音(recorded message)。
除此之外，单击左面的“photo album”，你还可以建立自己的相册。

5.使用技巧

自动发送邮件
在地址簿中输入联系人的电子邮件地址时，在电子邮件地址前面带上“mailto:”(如“mailto：w518@sina.com”)，在右面窗口中查看时，直接单击该电子邮件，就可以启动默认的电子邮件程序(如outlook express)撰写新邮件。
导入/导出数据
单击左面窗口下部的export按钮，可以把全部记录或你选定的记录导出为rtf中txt文件保存起来。同样，单击import又可以把保存的txt或rtf 文件导出到当前记录中，这样就可以实现信息的共享。
备份/恢复数据
单击右面窗口下面的backup按钮，选择保存备份文件的目录，就可以把Easy Noter中的所有数据备份，利用restore按钮，选中保存备份文件的目录， 又可以恢复保存的所有数据。
换肤
你也可以自由设置Easy Noter的软件界面，选择自己喜爱的图像和颜色。方法是，单击左面窗口下面的options按钮，在弹出的设置窗口，选择design标签，单击其中的“generate new skin”按钮，弹出面板设置对话框(（图7）)，单击“choose color”按钮选择面板颜色，单击“load image”按钮，选择你满意的图像，然后单击save按钮保存面板，单击close按钮返回options设置窗口，在design标签页中我们就可以看到保存的面板文件，选中它，单击ok按钮，新面板就生效了。在Easy Noter主界面中单击左上角的“close covers”按钮，我们就可以看到自己设计的软件界面。