新闻组是信息传播的一个重要组成部分，它通过由公司或个人负责维护的新闻服务器提供服务，并可管理成千上万个新闻组。它实际是对某一主题有共同兴趣的人们发表的信息和问题讨论的集合，而每个集合都有一个名字来反映所讨论的主题，在这里人们可以阅读并张贴各类消息。例如，Windows讨论组就是专门讨论Windows的地方，如果你遇到困难只要在讨论组中张贴求援的消息，马上就会有高手为你提出方案或是解决问题。新闻讨论组的消息是由网上的新闻服务器发送到世界各地的，用户可以通过软件中设置的新闻服务器地址从而接受信息并参与讨论。下面以Outlook Express5.0为例，说明加入新闻讨论组的方法。
一、设置新闻组服务器和预订新闻组
要正确设置新闻组服务器，首先必须知道它的地址，然后进入Outlook Express操作界面，单击“工具”菜单中的“账号”选项，在打开的“Internet账号”的对话框中，选择“添加”菜单中的“新闻”选项（图1），在“Internet向导”界面的的提示下，分别设置发件人名称、向新闻组发送和接收消息的电子邮件地址、新闻服务器地址等，最后单击“完成”按钮退出设置。对于需要注册的新闻服务器，用户还必须填入与服务器相应的账号和密码，否则以后将无法登录。
设置完成后关闭“Internet账号”对话框，Outlook Express会提示用户是否从添加的新闻组服务器中下载新闻组，如果用户是在线状态，选择“是”后系统将自动连接新闻组服务器并下载新闻组，所有新闻组目录将在“全部”选项的列表框中显示出来（图2）。 如果用户对某些新闻组感兴趣的话，可将鼠标光标移到该新闻组标题上，单击“预订”按钮，这时候本新闻组标题前就会出现一个标志符号，表示新闻组被“预订”， 这时你单击“已预订”选项的列表框可以看到已经预订的所有新闻组。如果要取消预订，可以把光标移动到相应的新闻组标题上，单击“取消预订”即可。在正常操作时，可以直接在Outlook Express中选择“工具”菜单中的“新闻组”选项进入新闻组界面。如果添加了多个新闻服务器，在操作界面的左边“新闻组服务器”中将分别列出每个服务器的名称，不同的服务器对应不同的主题，内容也各不相同。
二、阅读和管理新闻组邮件
在线阅读时只要打开新闻组界面，在邮件列表中可以阅读每封信的主题，如果想要下载，只需要在要下载的邮件处单击鼠标右键，选择“标记要下载的邮件”项，然后在“工具”栏中选择“下载该新闻讨论组”选项，Outlook Express将自动开始下载新闻讨论组，下载完毕即可在线阅读。由于在线阅读会占用较长的时间，Outlook Express允许用户将选定的讨论组下载到硬盘中，用户下载时可只下载邮件标题，也可以下载包括附加文件在内的完整邮件，然后离线后直接从硬盘中读取讨论组的内容。为了减少邮件信息的重复，用户在下载时，可以直接选择下载提供当前讨论的有关信息的讨论组标题，然后在离线时再标记感兴趣的标题，在上线后可仅下载这些邮件，省时又省钱。新写和回复邮件的发送与直接发送E－mail的操作相似，如果是在线发布信息可选择“新投递”发送；如果想回复正在阅读的某个邮件，可选择“回复组”按钮，新发布的邮件信息就会跟在原来邮件下面。离线写好的邮件可以选择“以后发送”放在发件箱中，等到上线后再发送。
对于众多的新闻组邮件，如果不按有规律的次序排列，查阅和回复都很不方便，这样就必须对 Outlook Express 进行设置，以便将感兴趣的邮件归类到同一主题下，阅读时可选择只读单个邮件或是包含所有回复内容的邮件。用户设置时可以通过“编辑”菜单下的“查找邮件”选项来进行，也可以根据“主题”、“发件人”等重新排序，选定需要阅读的邮件。同时还可以选择“工具”菜单中的“新闻组筛选器”，输入相应的筛选条件，获取自己感兴趣的邮件。新闻组邮件还可以通过其他设置进行详细管理，用户可以根据需要自行选择。
(任我行)
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