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| 当前位置：电脑报电子版 > 1999 年 > 29 期 > OA专刊 > 用电脑轻松收发传真 |
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| 《 用电脑轻松收发传真 》 |
| 一、收发传真的软硬件环境 要用电脑收发传真，当然需要一台电脑和一块Modem，不管Modem是内置的、外置的，还是PC Card型的，只要它带有Fax功能，就都能当传真机用。另外，我们必须拥有一条电话线，并且，与我们通信的对方也必需有一台普通传真机或电脑来收发传真。如果要传真印刷品，我们还需要有一台扫描仪，先将印刷品扫描成图像文件，然后才能发送。 现在大家基本上都是使用Windows操作系统，尤其以Windows 9x为主，在这些操作系统上都有不少传真软件。本文就以Windows 98为例来介绍微软的传真软件Microsoft Fax。这个软件最早出现在Windows 3.x for Workgroup中，当时的名字叫At Work Fax。在Windows 95中，该软件改名为Microsoft Fax，并作为一个标准部件放在了Windows 95的安装程序中，所以Windows 95的用户可以从“添加/删除程序"中直接安装Microsoft Fax。但不知为什么，微软在Windows 98中把传真部件去掉了，只是在安装光盘的“Tools\oldwin95\message"目录下提供了一个单独的安装程序awfax.exe，供需要的用户使用。 说实话，Microsoft Fax谈不上很出色，但它的功能还算完备，所以笔者以它为例子来介绍如何用电脑收发传真。当我们学会使用Microsoft Fax后，可以去下载一个优秀的第三方传真软件，这些软件在原理上没有多大的区别。 为了在Windows 98上安装Microsoft Fax，我们首先需要安装好Modem的驱动程序，并至少安装一个打印机驱动程序，然后要在系统内至少安装Windows Messaging、Microsoft Exchange client或Microsoft Outlook三个软件中的一个。这三个软件都是MAPI(Messaging API，一种应用接口)客户端软件，当Microsoft Fax接收到传真后，它会把传真当作电子邮件一样存放在MAPI客户软件的收件箱内，用户要到这些软件中去查看传真。对于一般用户来说，笔者建议安装Office 97或Office 2000的Outlook（IE4或IE5附带的Outlook Express可不行）。而对于办公室的工作小组来说，可以考虑安装Microsoft Exchange，并设立一台网络传真服务器，以实现多人共用一块Modem来收发传真。 所有的前提条件都具备后，运行awfax.exe，很快就可以把Microsoft Fax安装好。按照要求重新启动机器后，开始菜单的附件中多了一个传真子目录，其中有三项快捷方式：封面编辑器、申请传真和撰写新传真。“封面编辑器"用来设计传真的封面，以便在发送传真时加上一页封面。如果多个用户通过网络传真服务器共用一块传真Modem，那么所有接收到的传真首先保存在服务器上，利用“申请传真"工具可以将它取回到各用户自己的机器上。至于“撰写新传真向导"就更容易理解了，它可以帮助我们组织一份传真并发送出去。 二、设置Microsoft Fax 在使用Microsoft Fax之前，我们首先要配置好各种参数。在Windows 98的控制面板中双击“电子邮件"组件，调出Microsoft Outlook属性，在列表框中有一项Microsoft Fax，双击该项又可调出Microsoft传真属性，其中一共有四个属性页。 “消息"属性页中可以设置发送传真时的默认值，包括发送时间、消息格式和封面等。目前国内长途电话在部分时段实行优惠措施，如果接收方在外地，我们可以考虑选择低话费的时段来发送传真。可编辑的消息格式只适用于对方也使用Microsoft Fax软件通过电脑来接收传真的情况，此时接收方可以对收到的传真进行编辑。如果对方使用普通传真机或其它传真软件，那么不能使用可编辑的消息格式，而应选择不能编辑的位图格式，我们一般选择让Microsoft Fax自动判断。Microsoft Fax提供有几种缺省的封面，如果我们觉得不满意，可以用封面编辑器来创建一幅新的封面。 “拨号"属性页中可以设置拨号的位置、重试的次数与时间间隔，这些选项都很简单。 “调制解调器"属性页中可以设置当前活动的传真Modem，另外还可以把本机的Modem设为网络共享。 “电脑传真机"与普通传真机一样，双方在通信之前，必须按照传真机的通信协议发送握手信号，并协商通信速率，在建立起连接后，才开始传输实际的数据，因此传真Modem有一些类似于普通传真机的参数。 在“调制解调器"属性页的列表框中选择一个Modem，调出它的属性。在这些选项中，应答方式适用于接收传真，在自动应答方式下（假定响铃5声），如果连续响铃5声后还没有人接电话，Modem就开始发出握手信号，试图与对方建立联系，如果使用的电话线主要用于收发传真，那么可以选择自动方式。在手工应答方式下，Modem不会自动开始工作，需要用户发出指令来控制，如果电话线主要用于通话，那么应选择手工方式。呼叫首选项适用于发送传真，其中有一项拨号后等待时间，其含义是当对方接电话之后，连续发送握手信号并等待对方出现传真应答信号的时间，如果超过这个时间，呼叫将被取消。高级选项则是一些关于传输和纠错方式的设置，一般情况下都不用改变它，除非无法正常使用传真功能。 “用户"属性页中可以设置本机用户的信息，包括称呼、国家、本机使用的传真号（即电话号）、电子邮件地址、公司等等，这些信息可能会在某些传真封面中用到。 三、发送传真 在发送或接收传真时，系统任务栏的通知区域中都会出现了一个传真机的小图标，单击它可以调出Microsoft Fax状态窗口，该窗口内显示了Modem的工作状态。用户从这些信息中可以了解传输进行到哪一步了，并可以单击“挂断"按钮中止当前的传输。如果你在Microsoft Fax状态窗口中发现33.6K（或56K）的Modem只以14.4K或9600的速率工作，千万不要感到奇怪，因为目前最快的传真速率就是14.4K了。与打印文件类似，在发送传真时，所有的传真都会列在一个待发传真队列中，我们可以从队列中选择一个传真并取消它。 Microsoft Fax支持多种发送传真的方式，下面我们来看看其中最常用的三种方式。 1.直接调用撰写新传真向导 撰写新传真向导的第一步是选择拨号位置，一般使用缺省值即可。第二步用于输入收件人的名称与传真号，有时候同一份传真要发给多个收件人，因此我们可以建立一份收件人的列表，如果收件人的传真号保存在Outlook通信簿内，那么还可以从通讯录中直接选取收件人。第三步用于决定各种传真选项，这些选项的缺省值由传真属性的“消息"属性页来决定，我们可以根据待发传真的特点和要求进行修改。第四步用于输入传真的主题和附注内容，附注内容一般都直接显示到传真封面上。第五步选择要发送的文件，由于普通传真机只能接收位图格式的传真，所以选择的文件必须与某个可以打印该类文档的程序相关联，以便利用该程序将文件打印成位图格式。五个步骤都选择完毕后，单击“完成"按钮便可以开始发送传真了。 2.打印到Microsoft Fax Microsoft Fax安装完毕后，它会在打印机列表中添加一项Microsoft传真，这意味着我们可以按照使用打印机的方式来使用传真功能。以Word 97为例，当我们编辑好一个文档之后，从文件菜单中选择打印命令，然后选择打印机为Microsoft传真，单击“确定"按钮，Word 97首先进行准备打印数据，接着撰写新传真向导会自动弹出来，要求我们输入各种信息，这里的撰写新传真向导除了没有第五步外，其它步骤都与前面介绍的一样，最后按下“完成"按钮，便可将一份Word文档传真给别人。 有的程序（例如记事本）不能选择打印机，那么我们应事先把Microsoft传真设置成默认的打印机。 3.发送到传真收件人 Microsoft Fax在安装时把一个传真收件人的快捷方式添加到了Send To文件夹内，因此我们在资源管理器中选择好一个文件后，可以直接把它发送到传真收件人，此时撰写新传真向导也会自动弹出来，并且同样少了第五步。 Word 97等程序还提供了特殊的“发送到传真收件人"的功能，当我们编辑好一个Word文档后，从文件菜单中选择发送到传真收件人，此时Word就会启动自带的传真向导，该向导可以帮助用户设计传真封面，并发送传真，使用起来也比较方便。 四、接收传真 与发送传真相比，接收传真就显得要简单得多了。如果我们设置Microsoft Fax为手工应答方式，那么当对方打来电话时，Microsoft Fax状态窗口会自动弹出来，我们先接电话，在决定要接收传真后单击“开始应答"按钮，Modem就会开始与对方的传真机建立联系，并接收传真。如果我们设置Microsoft Fax为自动应答方式，那么当对方打来电话时，Modem在响了指定数目的铃声后，便会自动开始与对方的传真机建立联系，并接收传真。 接收下来的传真都存放在Outlook（或其它两个MAPI客户软件）的收件箱内，因此当我们要查看传真内容时，必须启动Outlook，在收件箱内双击一个传真，Outlook就会调用Windows 98的映像程序来显示传真的内容，我们可以用映像程序把传真文件另存为TIF或BMP格式，或者直接打印出来。 （四川 王琰） |
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