现在，单位之间经常有便函来往，且一般都通过传真发给对方。下面以拟发传真形式的便函来说明如何用Word97制作便函文档模板。
1. 在“文件”菜单中执行“新建”命令，建一个空“文档”，或空“模板”都可以。
2.在“视图”菜单中执行“页眉和页脚”命令，进入“页眉和页脚” 视图，此时可以在页眉中输入单位名称、地址、电话、网址等等，若有徽标，可以通过其它程序做好后剪贴到页眉中来。通过“格式” 菜单中的“边框和底纹”对话框设置页眉与版芯之间的分隔线的形式，关闭“页眉和页脚”。将以上内容放到页眉里的好处是在编辑文档过程中，只要不进入“页眉和页脚”状态，以上内容就不会被改变。
3.一般便函有接收单位和人员姓名、发送单位和人员姓名、页数和日期等，这些内容可以放到页眉和便函标题之间。此部分的使用技巧是日期和页数要用“插入”菜单中的“域”插入，日期和页数将以域的形式存在，其好处是当文档编辑修改好后，在打印时域会自动更新，将以最新的日期和页数打印出来。
4.当便函文档超过一页或有数页时，第二页以后各页的页面上也有第一页“页眉”中设置的内容，当其内容较多时将占去页面较大的空间，处理方法是：在第“3”步骤设置的内容的最末尾（在标题之前）插入分节符，一定要选中“分节符”对话框中的“连续”选项，否则，文本将全部移到第二页中。此时便可以进入第二页的页眉中对第二页以后的页眉进行编辑修改，在编辑修改之前一定要使页眉“与上一节不同”（在制作模板时，为了进入第二页，可以在标题段落之后按回车键，直至第二页出现）。
5. 为了美观和阅读查找方便，一般在第二页以后各页的页眉中写上便函的标题。若对于不同便函的标题都要人工填写的话，就显不出Word的优越性了。自动将标题写到第二页以后各页页眉上的方法是：1在制作模板时，先在第一页上写一个临时标题。2将临时标题复制到剪贴板中。3进入第二页页眉中，通过“编辑”菜单中的“选择性粘贴”将标题粘贴到第二页的页眉中，在“选择性粘贴”对话框中，一定要选中“粘贴连接”按钮，并且在“作为”选择框中选中“无格式文本”项。贴完成后，即可以对第二页页眉中的标题重新进行各种格式化处理。在以后的编辑中对便函标题的格式化处理都不会影响第二页页眉中的标题格式，而当修改标题的内容时，第二页页眉中的标题将会自动更新。至此一个便函文档的内容已制作完成。
6. 将制作完的文档取名并以“Word文档”或“文档模板”存在一个自己建立的专用文件夹下，不要存在Office的内部工作组模板文件夹下。其好处是当重新安装Word程序时，作为模板使用的文档不会被删掉，
7.在“工具”菜单中执行“选项”命令，打开其中“文件位置”选项卡，在“文件类型”扩展方框中选择“用户模板”，单击“更改”按钮，在“更改位置”对话框中找到前面存放该文档的文件夹“确定”即可。
8.在“工具”菜单中执行“选项”命令，打开“打印”选项卡，选中“更新域”复选框。
9.存盘退出。
10. 在使用此模板创建新便函文档时，只需在“文件”菜单中执行“新建”命令，不管你前面建立的是文档还是模板，其文件名都在“常用”选项框中，选中便函文件名，确定即可创建新便函文档。
利用以上方法可以创建许多适合自己使用的Word文档作为模板使用，并且都存放在同一个专用文件夹下，在工作中可以提高效率。
(云南 喻建清) |
