我是这样管理自己的资料

TCL杯全国电脑应用方案大奖赛

方案背景

  我是一名计算机人员,工作中经常与计算机打交道,许多文件、报告和表格均用计算机处理;生活中也离不开电脑来收发电子邮件、在Internet上冲浪等。33-1.gif (7601 字节)两年多来,我用计算机完成的各种工作报告、表格,下载的各种工具软件、文章,收集的各种资料、购买的各种CD软件、CD唱片等不计其数。
  对于这些日异增多、五花八门的电子化信息资料,我想若能用计算机来管理就好了,这样,在领导询问半年前完成的报告还在不在时,我就用不着翻遍所有抽屉、查过所有磁盘上的文档也不知道是否还留有备份;当手头急需使用某种工具软件,记得下载过却不知道在哪张磁盘或CD软件中时就用不着一张张地去读,而是只要输入几个关键字,程序就会自动反馈文件所在地、归档时间、内容提要等全部信息,大大方便工作和学习。
  我曾经自己编过几个程序用于文档、图片和个人信息等的管理,但都不能满足以各种文件形式的电子化信息进行自动管理的需要。我还通过Internet搜索是否已有这种功能的软件,结果都只是单功能的。我想,各种单功能的软件集成在一起不就是全功能的,不就可以应用在实际之中吗?于是,我设计了下面这个方案用于“个人电子化信息资料管理”。

方案实现

  根据自己的爱好,我将“个人电子化信息资料”定义为以下几类:
  33-2.gif (15610 字节)
  1.文件型:包括工作报告和表格、下载的软件和文章、编程用控件和图标、图像文件、MP3文件等;
  2.磁盘型:磁盘、CD光盘等;
  3.其他型:篇幅不长的文章、Internet网址、电子邮件、日记、便签、个人通讯录。针对以上文件类型,我从网上搜索到一些软件可以很好地进行管理,分别介绍如下:文件型
   Mybase资料管理器 1.0:这是王俊蛟用C++Builder写的一个很好的个人资料压缩管理工具,用于管理各类文档、磁盘文件、资料、名片、下载的精华、收集的资料等。该软件采用树形结构管理资料,任何资料都可以是一个节点,每一个节点都有“标题”、“内容”、“备份”等进行说明分类,将每一分类的各种文件作为节点附件,也有“文件名”、“原始路径”等说明,这样便于分类管理。同时,对篇幅不长的文章、Internet网址、个人通讯录等信息资料也可以作为节点分类管理(界面和功能说明如图一,下载网址:http://junjiao.yeah.net)。
  33-3.gif (10889 字节)
   ACDSee 32:这是一个著名的看图软件,不但可以浏览十多种格式的图片、对各种图片进行管理,还可以通过“描述”功能对硬盘中的其他文件进行管理说明(界面和功能说明如图二,下载网址:http://www.acdsystems.com)。
  磁盘型
  DiscoMania 2.03:这是一个免费的将硬盘、软盘、光盘、ZIP中的文件制成索引的软件,可以给每个文件加上详细的说明,进行关键字查询等,因而管理磁盘型文件非常方便(界面和功能说明如图三,下载网址:http://www.fortunecity.com/skyscraper/jobbs/79/index.html)。
  33-4.gif (12445 字节)
  Advanced Disk Catalog 1.2:这是俄罗斯Elcom公司的软件,能把光盘、磁盘中的文件目录进行扫描并记录成数据库文件,可以对文件进行说明和查询,需要注册费$20,否则每个数据库不能超过5个盘的内容(界面和功能说明如图四,下载地址:http://www.elcomsoft.com/adc.html)。
  其他型
  Microsoft Outlook 97:这是微软公司著名的个人信息管理软件,可以管理约会、联系人、任务、电子邮件、日记、便签等,功能强大(界面和功能说明如图五)。
  33-5.gif (9802 字节)
  根据信息的分类和以上各软件的功能,我主要选取了三种作为“个人电子化信息资料”管理工具(如图六):33-6.gif (3901 字节)
  1. Mybase资料管理器 1.0:主要管理我个人的工作报告和表格、下载的文件和文章、图像文件、MP3文件、个人喜好的Internet网址、个人通讯录等文件。2. DiscoMania 2.03:主要管理我的软盘、CD软件和CD唱片等磁盘文件。3. Microsoft Outlook 97:主要管理我的电子邮件、日记、便签、联系人等资料。其它一些软件则作为辅助管理。通过使用这些软件对我个人的信息资料进行分类整理,使之条理化,大大方便了自己对各种资料的查询和使用,从而提高了工作和学习的效率。
(湖南 华 文)

本文出自:《电脑报》1999年03月22日第11期

相关站点:http://junjiao.yeah.net
     http://www.acdsystems.com
     http://www.fortunecity.com/skyscraper/jobbs/79/index.html
     http://www.elcomsoft.com/adc.html
重庆海阔天空提供
软件最新版本下载:
MyBase资料管理器ACDSeeDiscoManiaAdvanced Disk Catalog