轻松打印大批信封

　　许多单位和公司甚至个人都常常发大批信件，如邮政广告、会议通知、书籍或商品征订等等。这时就需要书写大批信封，有时成千上万封也毫不奇怪。有的单位不得已雇请大量人工进行此项工作。由于我国的标准信封的邮政编码要写在左上角的六个方框中，在打印时难以控制，目前常采用的变通方法是，打印一个标签贴在信封上，其中包括邮政编码和收信人的地址，这种作法不太方便。有没有能打印大批信封的方法呢?这里就为你介绍用Word轻松打印大批信封的方法。
　　利用计算机和适当软件及打印机，直接打印国家的标准信封并不费力。Word 6.0及其以后版本都有打印中文标准信封的功能。Word 6.0中有一个“C_envelo向导”（选择“文件|新建”命令，在“新建”对话框的模板列表框中可找到此模板)。在Word 97中，有一个“信封向导”（选择“文件|新建”命令，在“新建”对话框中选择“其他中文文档”，其中就有此向导，不过其名称为“信封向导.wiz”），这两个向导都可用来打印中文标准信封。但用来打印大批信封并不方便。我们可对此向导进行适当改造，使之与邮件合并功能相结合，这样就可利用现有的数据源（数据库或是地址簿等）打印出大批信封，大大提高工作效率。
　　为了方便对Word的邮件合并功能不太熟悉的读者，首先简要地介绍一下Word中的邮件合并功能。
　　利用邮件合并功能可以完成具有个人风格的套用信函、打印信封地址和邮件标签等多种工作。其典型的操作是将两个文档合并，一个是主文档，一个是数据源。主文档包含在每个合并后的文档中保持不变的文本和其他一些项目，数据源中包含每个文档都不相同的变化信息，如多个信封上的各个收件人的姓名、地址和邮政编码等信息。通过在主文档中插入称之为“合并域”的特殊指令，告诉 Word 应在何处填入来自数据源的变化信息。当把数据源与主文档进行合并时，Word 把主文档中的合并域替换成来自数据源中相应的信息。
　　下面以Word 97为例介绍具体操作步骤，使用Word 6.0或Word 95时操作方法是类似的，可参照进行。

　　一、 创建信封模板

　　打开Office组件所在文件夹（通常为Microsoft Office），再打开“Template|其他中文文档”文件夹，从中可看到带有“.wzs”扩展名的一系列文件，这就是具体的中文标准信封格式文件。文件名中下划线后面的字母与数字表示的是信封的规格。其中pt代表“普通信封”，hk代表“航空信封”，dx代表“大型信封”，其后的数字为信封规格（以上符号在各版本的Word中均相同）。在具体发信时，信封规格往往是固定的，一般常用五号信封，这里以五号信封为例进行说明。将Cenv_pt5.wzs在其所在文件夹中复制一份（一定不要使用原来的文件），并将后缀wzs改为dot。

　　二、 创建邮件合并主文档（信封）

　　启动Word，选择“文件|新建”，在“新建” 对话框的“其他中文文档”选项卡中就有了名为Cenv_pt5.dot的模板。选择这个模板，并在该对话框右下角的“新建”选项组中，单击“文档”，再单击“确定”按钮，此时Word显示的是模板文件中标准信封的格式，如下图所示。
　　收信人的邮政编码以及其余文字都在文本框中。现将左上方的六个黑框删除，并删除其中的文字（数字1），但文本框仍然保留，同时删除其余文本框中的文字。这六个文本框的位置不能改动，因为这是国家标准规定的，也是确保打印时正确地在信封左上角的红色方框中打印出邮政编码的关键。这时几乎什么也没有了。这个文档还不是邮件合并文档，需要将其做适当地转换。选择“工具|邮件合并”，弹出邮件合并帮助器：
　　单击“1主文档”中的“创建”按钮，从下拉列表中选择“套用信函”（一定要选这个选项。不要选择其中的“信封”选项，如要打印西文信封可选此项），从弹出的信息框中选择“活动窗口”。

　　三、 建立数据源