Excel 2000快速教程
●曾庆祝
一、Excel 2000的特点与新功能
Excel是一种功能强大的分析工具，能够在单一区域中建立电子表格，使用公式、函数对数据自动进行计算，快速地对大量数据进行排序、筛选、自动汇总等。Excel 2000是该软件的最新版本，与以前版本相比较，Excel 2000除了可与Office 2000中的其他组件进行数据交换并完全兼容外，更具有Web的协作和信息共享特性，它丰富的分析工具和更高级的弹性和智能特性，将使你以更高的效率工作。
·个性化界面设定：全新的个性化界面可让你只保留使用中最常用的、你喜欢的功能按钮。
·剪切板功能大大加强：全新的剪贴板允许你将多达12项来自于不同应用程序的内容添加进去，并按你的需要选择粘贴。
·拖放功能更简捷方便：可从浏览器复制表格式信息并拖放到Excel，这是转换和操作Web数据最快、最简单的方法。
·提供了Office Web组件：Excel 2000使你能在使用浏览器的同时，使用Excel分析工具。
·分析工具更加丰富：分析工具、新的Web组件和改进的数据库连接可以使你访问、分析、跟踪和响应变化中的信息。
·数据透视表功能得到加强：Excel 2000以多种方式对数据透视表视图进行改进，使你方便地创建具有专业外观的数据库风格报表。它还提供了查看和分析数据库信息的动态方法。
·查询表中可应用公式：你可以在查询表中插入列，并应用公式和格式，当数据被刷新时，格式和分析仍被保留。这一新特性也适用于Web查询。
·文本导入可刷新：Excel 2000含可刷新的文本查询，可使你方便地更新文本信息源的数据，同时保持格式、公式等特性。
·提供了工作簿组件：该组件使向Web浏览器传递交互式工作簿特性成为可能。你可以利用Excel公式计算数据，在计算中还可以引用Web页的其他元素。
·列表自动填充简化了操作：新的“列表自动填充”自动地扩展列表的格式和公式，简化了操作步骤并确保其准确性。
·绘制图表功能改进了格式：Excel 2000中的绘图改进包括改进的格式(数据标志、多级分类轴和时间刻度标志、以及可定义的数值轴单位)和创建数据透视表视图的能力。
·加强HTML文档支持：可以很容易地将Excel 2000文件以HTML格式直接保存在Web服务器上，并选择是静态的还是交互式的HTML。同时还新增了在Web浏览器中查看工作簿数据的能力，在Excel中打开该HTML文件，图表的外观同Excel中的原始图表相同。
·改进了Web查询：新的“Web查询”对话框可引导你完成将数据从Web页获取到Excel的整个过程，帮助用户创建查询文件。“Web查询”页可以按期自动刷新。
·视图更加清晰。
·提示型光标可帮你明确操作。
·使用了2000年日期。
·使用了欧元货币功能。
二、Excel 2000基本操作
1.工作薄基本操作
工作薄是Excel 2000运算和存储数据的文件，每一个工作薄包含多个工作表，Excel 2000是在单个工作薄文件中完成对多种类型的相关信息的管理的。
(1)创建工作薄：选择“文件”菜单中的“新建”命令。若建一空白工作簿，单击“常用”选项卡，然后双击“工作簿”图标；如创建基于模板工作簿，单击“电子表格模板”选项卡或“自定义模板”选项卡，双击希望创建的工作簿类型。
(2)打开工作薄：选择“文件”菜单的“打开”命令或单击“常用工具栏”的“打开”按钮，根据弹出的“打开”对话框，选择要打开的工作薄，然后单击“打开”按钮或双击需要打开的工作簿。可以一次打开多个工作薄。
(3)查找工作薄：在“打开”对话框中，单击“工具”按钮右边的下箭头，选择“查找”命令，然后设置文件的非文本属性或是更高级的复合条件来搜索文件。
(4)保存工作薄：为了保证以后还能利用已有数据，必须以文件形式将工作薄保存起来。
①首次保存工作薄。方法为：从“文件”菜单中选择“保存”命令，或单击“保存”工具按钮；在“保存位置”框中，选择希望保存工作簿的驱动器和文件夹；在“文件名”框中键入为其命名的工作簿名称，然后单击“保存”按钮。
②带口令保存工作薄。可以在保存时为其设置一个口令，以防止非法打开或修改。方法为：在保存文件的过程中，单击“工具”按钮右边的下箭头，选择“选项”按钮；在“打开权限密码”和“修改权限密码”框中输入口令，单击“确定”按钮；在“确认密码”对话框中重新输入口令并按回车键；单击“保存”按钮。
③设置在工作时自动保存工作簿。单击“工具”菜单中的“自动保存”命令；选中“自动保存时间间隔”复选框；在“分钟”框中，输入希望的时间间隔后按回车键。
(5)保护工作薄：
①打开工作簿时的“建议只读”方式。单击“文件”菜单中的“另存为”命令，然后单击“选项”按钮，选中“建议只读”复选框，再单击“确定”按钮，最后单击“保存”按钮。
②将工作簿设置为只读属性。若将工作簿设置为只读，对工作簿的更改就不能保存在同一个工作簿文件中。不过，可用一不同的文件名或不同路径来保存新的工作簿版本。设置方法：在 “资源管理器”窗口中，打开包含所需文件的驱动器或文件夹，单击其文件名，单击“文件”菜单中的“属性”命令，在“常规”选项卡中，选中“只读”复选框。
③对整个工作簿的改动进行限制。选择“工具”菜单中的“保护”命令，单击其中的“保护工作簿”；若要保护工作簿的结构，请选中“结构”复选框，这样工作簿中的工作表将不能进行移动、删除、隐藏、取消隐藏或重新命名，也不能插入新的工作表；为防止他人取消工作簿保护，可以键入密码，再单击“确定”按钮，然后在“重新输入密码”编辑框中再次键入同一密码。
2.工作表基本操作
工作表是工作薄的一部分,是Excel用来处理和存储数据的最主要的文档，俗称电子表格。
(1)为工作表重命名：为了便于记忆和查找，可以给工作表sheet1、sheet2等重命名为容易记忆的名字，方法为：选择要改名的工作表，选择“格式”菜单中的“工作表”，单击“重命名”，这时工作表标签上的名字为反白显示，可直接在上进行重命名。
(2)增加工作表数目：在“工具”菜单，单击“选项”命令，再单击“常规”选项卡，在“新工作薄内的工作表数”列表框中键入所需的工作表数目即可。若插入新工作表，选择“插入”菜单中“工作表”命令，即可在当前工作表之前插入一个新的工作表。
(3)选定多个工作表：在Excel 2000中，选定多个工作表可以创建或修改一组有类似作用和结构的工作表，从而可在多个工作表里同时插入、删除或编辑需要的内容。方法为：若选择一组相邻的工作表，可先选第一个表，按住Shift键，再单击最后一个表的标签；若选不相邻的工作表，要按住Ctrl键，依次单击要选择的每个表的标签。
(4)移动和复制工作表：Excel 2000不仅可以在一个工作薄里移动和复制工作表，还可以把表移动或复制到其它工作薄里。若要移动工作表，只需用鼠标单击要移动的表的标签，然后拖到新的位置。若要复制工作表，只需先选定工作表，按下Ctrl键，然后拖动表到新位置。
(5)工作表的删除：选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令，单击“确定”按钮。
［注］删除的工作表不能恢复。
(6)工作表的隐藏或显示：选定需要隐藏的工作表，在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“隐藏”命令；要显示隐藏的工作表，可在“格式”菜单上，指向“工作表”，再单击“取消隐藏”命令，在“重新显示隐藏的工作表”列表框中，双击需要显示的被隐藏工作表的名称。
(7)隐藏或显示行或列：选定需要隐藏的工作表的行或列，在“格式”菜单上，指向行或列，再单击“隐藏”命令。当要显示隐藏的行或列，选定其上方和下方的行（或左侧和右侧的列），在“格式”菜单上，指向“行”或“列”，再单击“取消隐藏”命令。
(8)调整工作表的列宽或行高：将鼠标指针放在列或行标区分隔线处，按住鼠标左键拖动到合适位置，松开鼠标。
(9)调整工作表的显示比例：在“显示比例”下拉列表框中单击选定所需的显示比例，或键入从 10 到 400 之间的数字便可改变显示大小。
(10)为工作表添加文本框：Excel 2000允许在工作表的任意地方设置文本框，这些文本框可以编辑和格式化文字，以生成美观的标题等而不影响工作表行和列的位置。方法为：①单击绘图工具栏中“文本框”按钮或“竖排文本框”按钮；②移动鼠标至要添加文本框的位置并单击；③在文本框闪烁的地方插入光标，这时就可以输入文字。
(11)为工作表设置背景图案：单击要添加背景图案的工作表，选择“格式”菜单的“工作表”，单击“背景”。选择背景图案使用的图形文件，单击“打开”按钮。若要删除背景图案，将鼠标指针指到“格式”菜单的“工作表”，单击“背景”，单击“无”。
(12)为工作表设置保护措施：为防止别人修改数据，可用以下方法保护工作表：①选择“工具”菜单中的“保护”命令，再选择“保护工作表”；②若选择保护活动工作表，选定要保护的“内容”、“对象”或者“方案”的选项；③在“口令”框里输入一个口令，注意口令区别字母的大小写；④按计算机的要求重输入这个口令，以确保口令正确；⑤单击“确定”按钮。
3.单元格基本操作
在Excel 2000中，单元格是工作表的基本单元，所有对工作表的操作都是在对单元格操作的基础上进行的，因此必须掌握单元格的各项操作。
(1)单元格的表示方法：单元格是按照单元格所在的行列位置来命名的，如单元格B6表示位于第6行B列交叉点上的单元格；如B6:D10表示一个从单元格B6到D10的区域。
(2)为单元格命名：若有一个或几个单元格要经常使用，就应该给这些单元格起一个名字。方法1：a.选择要命名的单元格，选择“插入”菜单中“名称”，单击“定义”命令；b.在显示“定义名称”对话框里，在“在当前工作簿中的名称”框里输入名字。方法2：选择要命名的单元格，单击位于编辑栏左侧的名称框，然后在名称框中输入一个名字。在给单元格命名时需注意名称的第一个字符必须是字母或小数点，名称中不能有空格且不能与单元格引用相同。
(3)设置单元格字体：选定要格式化的全部单元格或单个单元格中的指定文本，单击“格式”工具栏中的“单元格”命令，在“字体”框中选择字体，在“字号”框中选择字体大小。若要在单元格中显示多行文字，方法为：选定要设置格式的单元格，在“格式”菜单中，先单击“单元格”命令，然后单击“对齐”选项卡，选中“自动换行”或“缩小字体填充”复选框。
(4)设置单元格边框：选择要添加边框的所有单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，选择“边框”选项卡，然后单击所需的线型样式，再单击指示边界位置的按钮；若要更改已有边框的线型，选择“样式”框中新的线型，再单击“边框”下单元格图框中要更改的边框；若要设置含有旋转文本的选定单元格的样式，使用“预置”下的“外边框” 和“内部”按钮，边框应用于单元格的边界，它会和文本旋转同样的角度。
(5)设置单元格文本对齐方式：选择要设置文本对齐的单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”，单击“对齐”标签，然后根据需要设置。
(6)为单元格设置背景色：其方法为：a.选择要设置背景色的单元格，单击“格式”菜单中的“单元格”命令，然后单击“图案”选项卡；b.单击“单元格底纹”框，单击“图案”框，选择所需的图案样式和颜色。
(7)输入单元格中数据：
①数据输入选项的设置。选择“工具”菜单中的“选项”命令，弹出“选项”对话框，在单击“编辑”选项卡，然后可按表1进行设置。
表1 “编辑”选项卡设置说明
选项设置 说 明
单元格内部直接编辑 选中此框，双击单元格可直接在单元内部编
辑数据；否则，只能在编辑栏上编辑数据扩
展数据清单格式及公式。
扩展数据清单格式及 选中此框，如果当单元格中的数据长度超过
公式 了单元格的长度时，Excel可以自动进行扩展
操作。
单元格拖拉功能 选中此框，通过鼠标拖动可以进行单元格移动
或复制。
允许自动百分比输入 选中此框，可以在选定的单元格内输入百分比。
覆盖内容前提出警告 选中此框，在覆盖包含数据的单元格将显示提
示信息。
回车移动活动单元格 在当前活动的单元格中按Enter键，将激活一个
标识框 相邻的单元格，需要在“方向”框中指明要激活
哪一个方向上的单元格。
自动设置小数点 选中此框，在“位数”框中输入小数位数，Excel
2000将在工作表中把作为常数的数字中插入相应
的小数。输入正数使小数点向左移动，输入负数使
小数点向右移动。
随同单元格剪切、复 在剪切、复制和排序时，保持单元格中对象的位置
制和排序 不变。
请求自动更新链接 每次自动更新链接项时显示提示信息。
提供动画反馈 插入或删除单元格、行或列时，提示工作表的移动
或更改。
记忆式输入 自动完成在列数据中刚开始键入的输入项，如果输
入时前几个字符与该列中某个已经存在的输入项相
符合，Excel 2000将自动填充其余的文本。
②输入数字、文字、日期或时间。选择单元格，键入数据并按 Enter 或 Tab即可。如果是时间，用斜杠或减号分隔日期的年、月、日部分：例如，可以键入 9/5/96 或 Jun-96。
③输入公式。选择单元格，然后键入 ＝(等号)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮 ，Excel 2000 将插入一个等号，接着输入公式内容后，按 Enter 键。
［注］先选定一个区域，再键入公式，然后按 Ctrl+Enter 组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
④同时在多个单元格中输入相同数据。选定需要输入数据的单元格，单元格可以是相邻的，也可以是不相邻的，然后键入相应数据，按 Ctrl+Enter 键即可。
⑤同时在多张工作表中输入相同的数据。方法：选定需要输入数据的工作表，再选定需要输入数据的单元格或单元格区域，在第一个选定单元格中键入或编辑相应的数据，按Enter 或 Tab 键，Excel 2000将自动在所有选定工作表的相应单元与××相同的数据。
［注］若在某张工作表中输入了数据，可以快速地将这些数据复制到其他工作表中相应的单元格中。方法如下：先选定包含待复制数据的工作表和接收复制数据的工作表，再选定待复制数据的单元格区域，然后用鼠标指向“编辑”菜单中的“填充”，再单击“至同组工作表”命令。
(8)为单元格设置提示信息：Excel 2000中，您可以针对数据的内容自己设置出错信息，还可以在输入数据前显示有关输入内容的提示，这些信息将会使你减少输入数据错误率，为您的工作提供很大的方便。
(9)单元格的剪切和复制：“剪切”或“复制”与“粘贴”联用，可实现把单元格内容从一个位置复制或移到另一个位置。方法为：a.选择源单元格，选择“编辑”菜单中的“剪切”或“复制”命令；b.选定目标单元格，从“编辑”菜单中选择“粘贴”命令。
(10)插入单元格：a.选定想要插入新行或新列的单元格；b.选择“插入”菜单中“单元格”命令，在“插入”对话框中，您可以确定活动单元格右移或下移的移动方向或者选择插入整行或整列；c.选择一个方向，然后单击“确定”按钮。还可以用“剪切”和“复制”的方法来插入带数据的单元格，效果也会很好。
(11)编辑单元格的内容：双击要键入数据的单元格，直接输入数据或对其中内容进行修改，完成后若要确认所做的改动，按Enter键即可；若取消所做的改动，按Esc键。
(12)快速清除单元格的内容：先选定该单元格，然后按Delete键。但是您仅是删除了单元格内容，它的格式和批注还保留着。要彻底清除单元格，可用以下方法：a.选定想要清除的单元格或单元格范围；b.选择“编辑”菜单中的“清除”命令，这时显示“清除”菜单；c.选择要清除的命令，可以选择“全部”、“格式”、“内容”或“批注”中的任一个。
(13)为单元格添加批注：Excel 2000为方便用户及时记录所看所想，提供了添加批注的功能。当您给单元格进行注释后，只需将鼠标停留在单元格上，就可看到相应的批注。添加批注的方法是：a.单击要添加批注的单元格；b.在“插入”菜单中选择“批注”命令；c.在弹出的批注框中键入您要的批注文本即可。添加批注之后单元格的右上角会出现一个小红点，提示该单元格已被添加了批注。
(14)设置单元格的保护措施：为防止意外地在一个公式中输入数据，并防止未经授权的用户改变公式，可把单元格的内容隐藏起来不显示在编辑栏上。方法为：a.选定要隐藏其内容的单元格；b.选择“格式”菜单中的单元格命令；c.选定“单元格格式”对话框的“保护”选项卡；d.清除“锁定”复选框，选定“隐藏”复选框；e.单击“确定”按钮；f.选择“工具”菜单中“保护”命令，单击“保护工作表”。 三、深入使用Excel 2000 1.在工作表中运用公式
公式可以解决很多实际问题，如数学计算和文本处理。它免除了在每一次修改数据时使用计算器的繁琐工作。
(1)创建公式：Excel 2000可以创建许多种公式，有简单的代数运算公式，也有分析复杂数学模型的公式。
①公式语法。公式语法也就是公式中元素的结构或顺序。 Excel 中的公式遵守一个特定的语法：最前面是等号(＝)，后面是参与计算的元素和运算符，每个运算元素可以是常量数值、单元格或区域引用、标志、名称、或工作表函数。
②输入公式。单击将要在其中建立公式的单元格，键入等号 (＝)，若单击了“编辑公式”按钮或“粘贴函数”按钮，Excel 2000 将插入一个等号，然后输入公式内容，按Enter键即可。另外，通过先选定一个区域，再键入公式，然后按 Ctrl+Enter组合键，可以在区域内的所有单元格中输入同一公式。
(2)公式选项板的使用：如果创建含有函数的公式，那么公式选项板有助于输入工作表函数。当在公式中输入函数时，公式选项板会显示函数的名称、函数功能、包含的参数、参数的描述、函数的当前结果和整个公式的结果。如要显示公式选项板，请单击编辑栏中的“编辑公式”，这时在“编辑栏”左下方出现“公式选项板”对话框，根据要求使用即可。
(3)修改公式：单击编辑公式的单元格，在“编辑框”中，对公式进行修改，需要编辑公式中的函数时，单击“编辑公式”按钮，编辑函数中的参数，按回车键，修改完成。
(4)公式的移动和复制：先选定包含待移动或复制公式的单元格，用鼠标指向选定区域的边框。若要移动单元格，把选定区域拖动到粘贴区域左上角的单元格中；若要复制单元格，则在拖动时按住Ctrl键。
(5)用计算值替代公式：首先选定包含公式的单元格，如果公式是数组公式，选定包含数组公式的单元格区域；然后单击“复制”按钮，在“编辑”菜单中，单击“选择性粘贴”命令，在“粘贴”标题下，单击“数值”即可。
［注］如果用计算结果替换公式，将永远删除该公式。如果误删除公式时，可立即单击“撤消”按钮。
(6)公式的计算选项：你可以通过设置计算选项来确定当公式所引用的单元格中的数值被修改时，Excel是否自动重新计算该公式，迭代次数以及计算精度等。具体操作为：a.单击“工具”菜单中的“选项”命令，在打开的“选项”对话框中选择“重新计算”选项卡，在“计算”栏中，选定一个选项；b.选中“自动重算”，则当公式所引用的单元格中的数值被修改时，Excel自动重新计算该公式；c.选中“反复操作”，然后输入最多迭代次数或最大误差；d.选中“工作薄选项”下的以显示值为准，这时，实际数值的精度与显示值一样。
(7)使用公式注意事项：
①确认所有的圆括号都成对出现。
②确认在引用单元格区域时，使用了正确的区域运算符。
③确认已经输入了所有必选的参数。
④函数嵌套不超过七级。
⑤如果引用的工作簿或工作表名称中包含非字母字符，必须用单引号把名称引起来。⑥确认每个外部引用包含工作簿名称和相应的路径。
⑦在公式中输入数字时不要为它们设置格式。
2.在工作表中运用函数
函数是一种预设的公式，它在得到输入值以后就会执行运算操作，然后返回结果值。使用函数可以简化和缩短工作表中的公式，特别适用于执行繁长或复杂计算的公式。其语法是：以函数名称开始，后面是左圆括号、以逗号隔开的参数和右圆括号。若函数以公式形式出现，在函数名称前面键入等号。
(1)函数的分类
Excel 2000提供的函数主要有：数学函数、财务函数、日期与时间函数、统计函数、查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数、工程函数等等。
(2)几种常用函数的用途(表2)
表2 Excel常用函数及用途
函数名称 用 途
Sum() 对数值求和，它是数值型源数据的默认函数。
Count() 计算项的数目。
Average() 求数值平均值。
Max() 求最大值。
Min() 求最小值。
Product() 求数值的乘积。
Count Nums() 计算含有数值型数据的行数。
StdDev() 估计样本群的标准偏差。数据为样本群的抽样。
StdDevp() 计算样本群的标准偏差。数据为样本群。
Var() 估计样本群的方差。数据为样本群的抽样。
Varp() 计算样本群的方差。数据为样本群。
Sumif() 当IF后面数值为“True”时，对符合条件的单元格求和。
DB() 使用固定余额递减法计算一笔资产在给定期间内的折旧值。
Date() 返回某一特定日期的序列数。
Today() 返回当前系统日期的序列数。
Now() 返回当前日期和时间所对应的日期_时间序列数，它比Today函
数多返回一个时间值。
Int() 取整函数。
Trend() 计算线性回归拟合线的一组纵坐标值，是一个对数据区域进行
统计分析的统计函数。
Growth() 预测以指数增长值的函数。
If() 执行真假值判断，根据逻辑测试的真假值，返回不同的结果。
用它可对数值和公式进行条件检测。
3.在局域网中共享Excel 2000的数据
通过建立共享工作簿，可与其他人同时审阅和编辑同一份工作簿，还可以查看各自所作的改动。在建立共享工作簿时，既可以给每个人相同的权限，也可以通过保护共享工作簿来限制权限。
(1)设置共享工作薄：在“工具”菜单中单击“共享工作簿”命令，然后单击“编辑”选项卡，选择“允许多用户同时编辑，同时允许工作簿合并”复选框，然后单击“确定”。当出现提示时，将共享工作簿保存在其他用户可以访问到的一个网络资源上。
(2)为工作簿保存冲突日志：在“工具”菜单中，单击“共享工作簿”命令，单击“高级”选项卡；在“修订”标题下，单击“保存修订记录”，在“天”编辑框中键入希望保留冲突日志的天数；单击“确定”按扭。当弹出对话框提示保存工作簿时，请再次单击“确定”按扭。
(3)更新共享工作薄：单击“工具”菜单中的“共享工作薄”，打开共享工作薄，单击“高级”选项卡，单击“更新”标题下的“保存文件时”选项，可以在每次保存共享工作薄时查看其他用户的更改。单击“更新”标题下的“自动更新间隔”选项，可以周期性地查看其他用户的更改，在“分钟”框中键入希望更新的时间间隔，单击“查看其他人的更改”选项，单击“保存本人的更改并查看其他用户的更改”选项，可以在每次更新时保存共享工作薄，这样你也能看到自己所作的更改。
(4)清除某位共享的用户：要取消某位用户对工作薄的共享，单击“工具”菜单中的“共享工作薄”命令，单击“编辑”选项卡，在“正在使用本工作薄的用户”框中，单击希望中断联系的用户名称，单击“删除”按钮即可。
(5)取消工作薄的共享：单击“工具”菜单中的“共享工作薄”命令，单击“编辑”选项卡，确认自己是在“正在使用本工作薄的用户”框中的唯一的一位用户。清除“允许多用户同时编辑，同时允许工作薄合并”复选框，单击“确定”按钮。 四、对数据库进行操作 数据库是表的集合，在数据库中，每一行称为一条记录，每一列被称为一个字段。在Excel中，添加一个新的记录就是在工作表中插入一行，添加一个数据字段就是在工作表中插入一列。
1.数据清单的操作
Excel清单是一种简单的数据库，当使用它来管理数据时，就可以使用所有的Excel工具来进行分析和查询。
(1)建立数据清单：方法为：a.用“插入”菜单中的“工作表”命令在工作薄中建立一个新的工作表；b.选择“格式”菜单中的“单元格”命令的“对齐”选项卡中“跨行居中”复选框，在工作表的第一行添加数据清单的名称“学生成绩表”；c.在第二行输入各项名称如“学号”、“姓名”、“语文”等；d.选定第二行，选择“格式”菜单中“单元格”命令中的字体，把这些字段名都用黑体显示；e.选定数据清单上的任何一个单元格，选择“数据”菜单的“记录单”命令，Excel能够根据数据清单和字段标题信息自动地创建数据记录单，只要单击“新建”按钮，就可以在空的单元格里输入信息了。
(2)编辑数据清单：当发现数据需要修改一些数据时，可以利用记录单来操作：a.打开已经创建好的数据清单，单击需要修改记录的单元格；b.选择“数据”菜单中的“记录单”命令，通过 “↑、↓”键找到要修改或删除的记录；c.用Tab键可移到下一字段，用Shift+Tab键可移到上一字段，完成数据修改后按回车键更新记录；d.完成编辑后，单击“关闭”按钮关闭记录单。
(3)用记录单修改和删除记录：单击数据清单中的任一单元格，在“数据”菜单上，单击“记录单”命令，找到需要删除的记录，单击“删除”按钮即可。
［注］使用记录单删除将永远删除记录。
(4)对数据清单进行排序：Excel 2000中提供了默认的排序顺序，方法为：选择需要排序的数据库区域中的任意一个单元格，选择“数据”菜单中的“排序”命令；在“主要关键字”的下拉列表框中选择需要排序的字段，再分别在“主要关键字” 、“次要关键字” 和 “第三关键字”右边的单选钮中选择“递增”或“递减”；然后在“当前数据清单”区中设置“在标题行”或者“无标题行”，单击“确定”进行排序。
2.Excel筛选功能的运用
在进行筛选后，数据清单将只显示满足条件的那些记录，而不满足条件的记录的行将被隐藏起来。
(1)自动筛选：操作方法：a.单击需要筛选的数据清单中任一单元格，在“数据”菜单中，指向“筛选”，再单击“自动筛选”命令；b.工作表进入自动筛选状态，在每一个列标题的右侧出现一个下拉箭头；c.如果要只显示含有特定值的数据行，请单击含有待显示数据的数据列上端的下拉箭头；d.单击需要显示的数值；e.如果要使用基于另一列中数值的附加条件，在另一列中重复步骤(c)和(d)即可。
(2)自定义筛选：用自定义筛选可以在一列中设置多个“与”关系或“或”关系的筛选条件。方法为：a.单击要进行筛选列表右侧的下拉箭头，在下拉列表中选择“自定义”；b.屏幕上出现“自定义自动筛选方式”对话框，单击上行左侧的列表框的下拉箭头，在下拉列表中选择逻辑运算符；c.单击上行右侧的列表框的下拉箭头，在下拉列表中选择一个数值；d.单击选中“或”选项按钮，在下行两个列表框中分别选择逻辑运算符和数值，然后单击“确定”按钮。
(3)撤消筛选状态：在自动筛选状态下，单击“数据”菜单中“筛选”子菜单，在“自动筛选”命令前有一个对勾符号，此时单击该命令，可撤消自动筛选状态。或者单击“数据”菜单中“筛选”子菜单中的“全部显示”命令，恢复全部数据的显示。
(4)高级筛选：用“高级筛选”命令能让你询问非常复杂的问题，可满足多重的甚至是计算的条件。a.单击数据清单中的任一单元格在“数据”菜单中;b.选择“筛选”，然后单击“高级筛选”命令，显示出“高级筛选”命令对话框；选定“在原有区域显示筛选结果”选项；c.选定“数据区域”编辑框，如果没有自动显示出数据清单区域或者你想改变显示的区域，那么就在编辑框中输入数据清单的区域；d.选定“条件区域”编辑框；e.若想筛选掉重复的记录，则选定“选择不重复的记录”复选框，若没有选定此复选框，那么将显示满足条件的全部记录；f.单击“确定”按钮。
3.Excel的分类汇总和分级显示
(1)创建分类汇总：方法为：a.先选定汇总列，对数据清单进行排序。b.在要分类汇总的数据清单中，单击任一单元格；c.在“数据”菜单中，单击“分类汇总”命令；d.在“分类字段”下拉列表框中，单击需要用来分类汇总的数据列，选定的数据列应与中进行排序的列相同；e.在“汇总方式”下拉列表框中，单击所需的用于计算分类汇总的函数；f.在“选定汇总项”(可多个)列表框中，选定与需要对其汇总计算的数值列对应的复选框。
(2)删除分类汇总：选择“编辑”菜单中“撤消”命令去撤消分类汇总。如果因为已做过其他修改，“撤消”命令不可用时，可以选择“数据”菜单中的“分类汇总”命令，然后在“分类汇总”对话框中，单击“全部删除”按钮。
(3)创建分级显示：分级显示允许展开或折叠工作表从而可观察更多或更少的明细数据，要进行分级显示的工作表中必须包含对明细数据进行汇总的行或列。创建方法：先选定需要分级显示的单元格区域，如果要对整个工作表进行分级显示，请单击该工作表中的任意单元格；指向“数据”菜单中的“组及分级显示”，然后单击“自动建立分级显示”命令即可。
(4)删除分级显示：选定整个分级显示并选择“数据”菜单中的“组及分级显示”命令，单击“清除分级显示”即可。 五、使用Excel 2000的网络功能 Excel 2000中文版是一个全能的电子表格，除了具有强大的数据管理能力以外，最突出的特点就是它能够彻底地支持Internet的能力。在Excel 2000中，您可以在公式中像使用其他文件名和网络地址一样使用URL地址.您还可以创建超级链接，用来与Web 网点、文件服务器或本地机上的任意Office文档、HTML文档及其他第三方文档相连。
1.创建超级链接
您可以把工作簿与其它位置或外部文件创建超级链接，这些文件可以位于本计算机中、局域网中、或 Internet中。
(1)将单元格文本创建为超级链接：创建方法为：a.选定包含文本的单元格或单元格区域，在“插入”菜单中单击“超级链接”命令或单击“插入超级链接”按钮；b.在“链接到文件或 URL”框中，输入超级链接目标文件的地址；c.若您希望超级链接跳转到目标文件的特定位置，请在“文件中有名称的位置”框中输入相应的位置信息，若目标文件是 Microsoft Excel 工作簿，您可以单击“浏览” 按钮来选择工作表名称、单元格或单元格区域引用、或者定义的名称 ；d.若希望无论将包含超级链接的工作簿保存在何处，指向共享网络目录的超级链接都能够定位同一个目标地址，请清除“为超级链接使用相关路径”复选框。
(2)将图形创建为超级链接：创建方法为：a.使用“绘制”或“图形”工具栏中的工具来绘制或插入图形，并单击图形使选定柄出现来选定图形；b.单击“插入超级链接”按钮，若弹出“另存为”对话框，请按指定的名称保存工作簿；c.在“链接到文件或 URL”框中，为超级链接的目标文件输入地址；d.如果您希望无论将包含超级链接的工作簿保存在何处，指向共享网络目录的超级链接都指向相同的目标地址，请清除“为超级链接使用相关路径”复选框。
2.保存Web文件
用Excel 2000打开的网络文件，可添加到“个人收藏夹”中，这样下次使用时可迅速打开。单击“Web”工具栏上的“个人收藏夹”菜单，然后选择“添至‘个人收藏夹’”命令，Excel 2000将以“Internet快捷方式”把当前文件保存到“个人收藏夹”目录下。
3.打开Internet上的工作簿
您可以通过网络直接连接，或通过提供拨号入网的服务商来访问Internet上的HTTP节点打开工作簿。首先单击“打开”按钮，这时显示“打开”对话框，然后在“文件名”框中，输入所需打开工作簿的地址，然后按回车键。
4.用Web查询网上数据
用以下方法可帮您了解Internet网上的数据：
(1)选择“数据”中的“获取外部数据”，单击“运行保存的查询”命令。
(2)在弹出的“运行查询”对话框中，选择要运行的Web查询，网络查询都以.igy作为文件扩展名。
(3)单击“获取数据”按钮。屏幕显示“将外部数据返回给Microsoft Excel”对话框，这时您可以选择在已有工作表中存放外部数据的起始单元格，也可将查询结果存放到新建工作表中。在查询时可能会要很长时间，您可单击“外部数据”工具栏中的“更新状态”按钮检查正在运行的后台查询的状态。
六、Excel 2000快速使用12例 1.快速启动Excel 2000若您日常工作中要经常使用Excel 2000，可以在启动Windows 98时启动它。此外，打开Excel 2000所在的文件夹，用鼠标将Excel图标拖到“启动”文件夹，下次启动Windows 98就可快速启动Excel 2000了。
2.快速切换工作薄
当工作薄较少时，可单击工作薄所在窗口切换即可。若有多个工作薄，用“窗口”菜单切换最方便，“窗口”菜单的底部列出了已打开工作薄的名字，要直接切换到一个工作薄，可以从“窗口”菜单选择它的名字即可。
3.快速切换工作表
可用鼠标去控制工作表底部的标签滚动按钮快速地移动工作表的名字，然后单击工作表进行切换。
4.快速打印工作表
单击工具栏上的“打印”按钮，Excel将使用“选定工作表”选项打印。
5.快速选取包含公式的单元格选择“编辑”“定位”，单击“定位条件”按钮，在“定位条件”对话框中选择“公式”项，按“确定”按钮即可。
6.快速输入重复数据
在增加新行数据时，如果某项数据与前一行重复，可以使用Ctrl+Shift+”快捷键进行快速复制，而不必重复输入。
7.用“自动更正”快速输入
使用该功能不仅可以更正输入中偶然的笔误，还可大大提高你的效率。
(1)选择“工具”
中的“自动更正”命令；
(2)在弹出的“自动更正”对话框“替换”框中键入短语“爱好者”，在“替换为”框中键入要替换的内容“广大计算机爱好者”；
(3)单击“添加”按钮，将该项目添加到项目列表中，单击“确定”。以后只要输入“爱好者”，则整个名称就会输到表格中。
8.用下拉列表快速输入数据
如果你希望减少手工录入的工作量，可以用下拉列表来实现。创建下拉列表方法为：
(1)选中需要显示下拉列表的单元格或单元格区域；
(2)选择“数据”菜单中的“有效数据”命令，从有效数据对话框中选择“设置标签”；
(3)在“许可下拉列表”中选择“序列”；
(4)点击“来源”栏右侧的小图标，将打开一个新的“有效数据”小对话框；
(5)在该对话框中输入下拉列表中所需要的数据，项目和项目之间用逗号隔开，比如输入“男，女”，然后回车，注意在对话框中选择“提供下拉箭头”复选框；然后单击“确定”即可。
9.快速插入Word表格
(1)打开Word表格所在的文件；
(2)打开要处理Word表格的Excel文件，并调整好两窗口的位置，以便能看见表格和要插入表格的区域；
(3)选中Word中的表格；
(4)按住鼠标左键，将表格拖到Excel窗口中，松开鼠标左键将表格放在需要的位置即可。
10.快速获取帮助
对于工具拦或屏幕区，您只需按组合键Shift+F1，然后用鼠标单击工具栏按钮或屏幕区，它就会弹出一个帮助窗口，上面会告诉该元素的详细帮助信息。
11.快速链接网上的数据
您可以用以下方法快速建立与网上工作薄中数据的链接：
(1)打开Internet上含有需要链接数据的工作薄，并在工作薄选定数据，然后单击“编辑”菜单的“复制”命令；
(2)打开需要创建链接的Excel 2000工作薄，在需要显示链接数据的区域中，单击左上角单元格；
(3)单击“编辑”菜单中的“选择性粘贴”命令，在“选择性粘贴”对话框中，选择“粘贴链接”按钮即可。若您想在创建链接时不打开Internet工作薄，可单击需要链接处的单元格，然后键入(=)和URL地址及工作位置，如：=http：//www.Js.com/［file1.xls］sheet1!A1。
12.快速退出Excel 2000
单击Excel 2000窗口右上角的“关闭”按钮。
本文出自：《电脑报》1999年附录(上)