我们银行这样处理信贷报表

方案背景

　　信贷是我行主营业务之一，省分行信贷处作为全省信贷业务的主管部门，需要每月按要求汇总全省十六个二级分行和五个直属单位的各种信贷报表上报总行，同时还有大量的文件和通知需要上传下达。为此，信贷处根据报表种类开发了几个应用程序用于管理和报表统计，并通过“上钢五厂”改进的XTCOM V5.0通讯软件与各二级行信贷部门进行文件传输。
　　由于信贷业务发展的需要，从1998年开始，总行信贷部增加了上报报表的种类，其中：月报5种、季报4种、年报2种，并将报表格式统一改为Excel电子表格，通过Microsoft Mail电子邮件系统传输报表和文件。信贷处则需要对十六个二级分行和五个直属单位的报表数据进行汇总，加上总行报表内容时有变动，开发应用程序需要培训操作人员，故利用应用程序进行自动汇总不可行，以前的应用程序也无法满足需要。同时，总行开发的、我行企业网组成部分之一的“信贷管理信息系统”将在1999年下半年建成并运行，这是一个以Lotus Notes为应用平台和集数据管理、报表分析、邮件传输、Web浏览为一体的先进信息管理系统。因而，在向新系统过渡时期内，为了不影响各项工作的顺利进行，避免重复投入，需要在现有的计算机设备和资源的基础上，设计一套新的应用方案来完成繁重的报表工作，提高工作效率。

方案介绍

　　1.计算机设备和资源调查
　　信贷部门是我行主要业务部门之一，计算机应用较早，各行均配备了586以上的计算机和9600bps以上的Modem，大部分使用的是Windows 95操作系统；曾培训推广过Excel 5.0，各行均能使用Excel制表和其他的功能，一部分开始使用Excel 97；各行均有信贷人员能熟练操作计算机。
　　2.方案确定
　　根据调查的实际情况和信贷报表处理流程，确定了一个投入很小、能充分利用现有软硬件资源的可行方案：以客户/服务器方式工作，利用Windows NT管理电子邮局、Windows 95自带的Exchange客户端程序收发电子邮件、Excel 97制作报表、拨号网络联接邮局和各邮箱，充分发挥现有计算机软硬件的功能，提高工作效率。
　　方案说明图如下：

　　3．工作流程
　　省行信贷处使用Excel设计空白表，并设定数据平衡关系等要求；启动Exchange客户端程序，建立一个新邮件，输入填报要求，将制好的空白表作为邮件附件，同时发送到所有二级分行和直属单位。
　　二级行信贷部门启动Exchange客户端程序，通过拨号网络接通省行信贷处电子邮局，接收新邮件，从新邮件中下载附件中的空白表；建立一个新邮件，将按要求填写好的报表作为附件发送到省行信贷处指定的邮箱中。
　　省行信贷处从各行发送的邮件中下载附件，由于各行报表格式一致，可以使用Excel 97中的“合并计算”功能迅速汇总完报表及时上报总行。
　　4.软件安装与配置
　　1)Windows NT安装和电子邮局配置：
　　●安装Windows NT时设定电子邮局管理机的“计算机标识”为“HNXD”，并安装TCP/IP协议和“拨号网络适配器”；
　　●使用Windows NT的“域用户管理器”为邮局所有用户设定用户名、口令、组员身份和用户拨入权限(如图1)；

　　　　　　　　　　　　　　　　图1

　　●从“控制面版”中双击“邮局”图标，创建新的“工作组邮局”并设悦邮局路径(\wgpo0000)及管理者的信箱和口令，为邮局所有用户设定信箱名和口令；
　　●将邮局所在路径设为所有邮局用户的共享目录。
　　2)Exchange客户端程序的安装和电子邮箱配置：
　　●在“控制面版”中双击“添加/删除程序”图标，选“安装 Windows”中的“Microsoft Exchange”项即开始安装Exchange客户端程序；安装中选“Microsoft Mail中文版”项并输入邮局路径：“\\HNXD\wgpo0000”及分配的信箱名和口令(如图2)；

　　　　　　　　　　图2

　　●从“我的电脑”中的“拨号网络”新建一个拨号连接，输入分配的用户名、口令和电话号码；
　　●双击“桌面”上的“收件箱”图标即开始运行Exchange客户端程序，并进行第一次使用测试和配置：选“脱机—不连接信息服务器”项，发送和接收邮件时再连接邮局；在Exchange程序中选“工具”菜单中的“选项”栏即可配置Exchange；
　　●选“Microsoft Mail中文版”的属性，在“连接”页面中输入邮局路径，选“拨号网络连接”方式；在“拨号网络”页面中选已建好的连接；在“登录”页面中输入信箱名和口令，并选“登录时自动输入口令”；单击“文件”菜单的“退出并注销”项使更改的选项生效(如图3)；

　　　　　　　　　　　图3

　　●重新启动Exchange，先从“工具”菜单中选“下载通讯录”项，Exchange主要功能和操作如图4和图5。

　　　　　　　　　　　　　图4

　　　　　　　　　　　图5

方案实现和运行效果

　　为了在不影响日常工作和以最短时间转换到新系统的条件下实现本方案，我们从每个行信贷部门抽调两名熟悉计算机操作的人员参加为期五天的培训。培训内容包括Windows95介绍、Excel 97操作、方案及工作流程介绍、Exchange客户端程序安装和使用等。在培训地点，我们还建立了模拟环境，让每一个参加培训的人员亲自动手，从安装、配置到收发邮件整个过程操作了一遍，做到理论与实践相结合，收到了很好的效果，在培训完后的两天内收到了各行发来的测试邮件，从而保障了工作的顺利进行。
　　从1998年4月开始使用这套系统到现在快一年了，从实际运行效果来看，以前若省行给每个行传文件，需要分别与每个行建立连接，往往一传就是一天多。如今，只需在“收件人地址”栏将所有行的地址点击一遍，按“发送”钮即完成了整个操作，节省了时间。通过使用Excel的强大功能，汇总各种总行要求上报的临时报表常常一两天内即可完成，比以前提高效率近两倍多，而且各二级行收到的报表是现成的，从而可以把主要精力放在数据处理上；汇总时由于格式一致，只需利用“合并计算”即可迅速完成汇总，也减轻了汇总人员的工作量，提高了效率。

方案评价

　　从方案的实现效果来看，主要有以下优点：
　　1.投入少。整个系统基本没花一分钱，全部利用现有的计算机设备和资源，充分挖掘了现有设备的潜力。
　　2．提高了工作效率。同以前的XTCOM相比，电子邮件传输速度快，省行可以同时发给所有二级行，而不需要一个个分别拨号连接；通过远程访问功能，即使出差，也可以连接邮局收取信件和文件；由于报表是已画好后再传到二级行填数据，避免了重复劳动，同时由于格式一致，汇总时既简单又迅速；对各种报表邮件还可以很方便地分类管理，便于日后查找。
　　3.节省了通信费用。以前使用XTCOM传输文件往往长时间占用长途电话，虽然使用电子邮件也同样是长途电话连接，但时间大大缩短，而且电子邮件有时还替代了传真和普通邮件的部分功能。
　　此方案也有不足之处：连接需要通过长途电话，与Internet Mail相比，费用较高；每次只能一个用户与邮局连接收取邮件，相对来说降低了工作效率；服务器没有安装Exchange Server，无法与其他系统交换邮件等。
　　总之，同以前的工作方式相比，使用该系统以后，全省信贷部门无论是提高工作效率还是节省费用方面，都收到了很好的效果。
(中国建设银行湖南分行　吴华)

本文出自：《电脑报》1999年03月22日第11期